Lämna ut en allmän handling

Lämna ut en allmän handling

I 2 kap. 12 och 13 §§ TF finns bestämmelser om hur en allmän handling ska lämnas ut.

Hur preciserad måste begäran vara?

Den som begär ut en allmän handling måste precisera vilken handling det är fråga om så att myndigheten kan ta fram handlingen. Det innebär att myndigheten måste kunna identifiera handlingen utifrån de uppgifter som sökanden lämnar (prop. 1979/80:2 Del A s. 354). Skyldigheten att precisera begäran innebär inte att sökanden måste ange vilket ärende handlingen tillhör. Det räcker att myndigheten kan ta reda på vilken handling som begäran avser.

En begäran är tillräckligt preciserad om den omfattar en grupp av handlingar, t.ex. alla beslut som har fattats under en angiven tidsperiod i en viss typ av ärende. Den kan också preciseras genom att ange en viss typ av handlingar, t.ex. alla handlingar i en akt eller en pärm (JO 1979/80 s. 355).

En myndighet är inte skyldig att bedriva mer omfattande efterforskning för att ta reda på om vissa handlingar i arkiverat material stämmer överens med en allmänt hållen beskrivning som en sökande har lämnat (RÅ 1979 Ab 6 och RÅ 1989 not. 100).

Även om det krävs en betydande arbetsinsats och tar lång tid för myndigheten att ta fram begärda allmänna handlingar så måste handlingarna lämnas ut, förutsatt att det inte är i praktiken omöjligt att identifiera dem. En annan sak är att det kan påverka tidpunkten och kanske även sättet för att lämna ut handlingarna.

Rättsfall om kravet på precision

Kronofogden vägrade att lämna ut samtliga avslagsbeslut av en särskild typ som meddelats under en tioårsperiod på grund av att begäran var för allmänt hållen och skulle leda till omfattande efterforskningsarbete. Kammarrätten uttalade att de begärda handlingarna skulle lämnas ut eftersom Kronofogden inte gjort gällande att det skulle vara omöjligt att få fram dem (KRNG 1994-11-23, mål nr 6787-1994).

Skolverket avslog en begäran om att få ta del av en av verkets tjänstemäns inkommande och utgående e-post under perioden september 1999 till mars 2002. Skolverket motiverade sitt beslut med att alla allmänna handlingar som kommer in via e-post antingen tas ut på papper, diarieförs och läggs in respektive ärendes akt eller gallras om de är av uppenbart ringa eller tillfällig betydelse. För att tillmötesgå begäran skulle totalt cirka 11 000 ärenden behöva sökas igenom. Kammarrätten konstaterade att det skulle krävas en manuell genomgång av varje enskild akt för att hitta handlingar som motsvarade begäran. Med hänsyn till det och till Skolverkets redovisade rutiner ansåg kammarrätten inte att begäran uppfyllde nödvändiga krav på specifikation och avslog överklagandet (KRNS 2003-06-18, mål nr 2373-2003).

Dagens post

En myndighet är skyldig att lämna ut ”dagen post” till den del den är offentlig om en enskild begär det. Däremot finns det ingen rätt för en enskild att närvara vid postöppningen hos myndighet. Den som begär att få ta del av dagens post måste vänta tills myndigheten hunnit göra i ordning handlingarna för utlämnande (JO 1975 s. 313). Frågan om dagens post har bedömts av Högsta förvaltningsdomstolen (RÅ 1991 ref. 50).

Handlingar som ännu inte kommit in

En myndighet kan inte pröva en begäran om att få ta del av handlingar som ännu inte finns hos myndigheten. Det går därför inte att begära att stående få ta del av kommande handlingar hos en myndighet.

Handlingar som ännu inte upprättats

Med samma motivering som att det inte går att pröva en begäran att få ta del av handlingar som ännu inte kommit in så anser Skatteverket att en myndighet inte kan pröva en begäran av att få ta del av handlingar som ännu inte upprättats.

Lämna ut en allmän handling på stället

Om en handling är allmän ska den genast eller så snart som möjligt på stället tillhandahållas utan avgift till den som begär det, så att handlingen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Handlingen får skrivas av, avbildas eller tas i anspråk för ljudöverföring. Om handlingen inte kan tillhandahållas utan att sekretessbalagda delar röjs ska den göras tillgänglig i de offentliga delarna genom en avskrift eller kopia (2 kap. 12 § första stycket TF).

En myndighet är inte skyldig att lämna ut handlingar på stället om betydande hinder möter. I fråga om upptagningar för automatiserad behandling är myndigheten inte heller skyldig att lämna ut dem på stället om sökanden utan beaktansvärd olägenhet kan ta del av upptagningen hos en närbelägen myndighet (2 kap. 12 § andra stycket TF).

Genast eller så snart det är möjligt

TF kräver att allmänna handlingar ska lämnas ut på stället genast eller så snart det är möjligt. Det innebär att det inte får förekomma någon onödig tidsfördröjning vid utlämnandet. Myndigheten har dock rätt att ta tid för att göra sekretessprövningen. En tjänsteman som för tillfället använder en begärd handling i arbetet behöver inte avstå från den omedelbart. JO har uttalat att det måste finnas ”skäligt rådrum” för prövning av sekretessfrågan och att det är ett tillfälligt hinder om handlingen behövs för myndighetens ärendehandläggning (JO 1984/85 s. 273).

JO har i ett antal ärenden prövat hur långt skyndsamhetskravet sträcker sig. JO anser att en myndighet, om det inte finns betydande hinder, är skyldig att pröva en begäran om att få ta del av en allmän handling även om den inte lämnas in under expeditionstid (JO 1966 s. 357). Det finns däremot inte någon skyldighet för en tjänsteman att stå till förfogande utanför arbetstid, t.ex. under en lunchrast (JO 1983/84 s. 250).

Att en allmän handling finns på en myndighets webbplats påverkar inte skyndsamhetskravet (JO:s beslut den 31 oktober 2012, dnr 5862-2011).

Det är viktigt att hela tiden kommunicera med den som har begärt att få ta del av handlingen om utlämnandet drar ut på tiden.

Uttrycket ”på stället”

Med uttrycket ”på stället” menas myndighetens lokaler. Myndigheten har möjlighet att välja lämpligt utrymme där sökanden kan ta del av handlingarna. Sökanden får inte ta med handlingen från den anvisade platsen (prop. 1975/76:160 s. 189).

Om en myndighet har lokaler på flera ställen är den inte skyldig att lämna ut handlingen på annat ställe än där myndigheten förvarar den (RÅ 2007 ref. 68). Av serviceskäl bör handlingen eller kopia av den i vissa fall kunna skickas till den lokal där sökanden önskar ta del av den.

Uttrycket ”tillhandahållas”

I TF står det att myndigheter ska tillhandahålla allmänna handlingar till den som begär det. Det innebär att sökanden har rätt att kunna läsa, lyssna på eller på annat sätt uppfatta handlingen som han eller hon har begärt ut. Det innebär också att han eller hon har rätt att skriva av, avbilda eller spela in handlingen.

Närvaro av tjänsteman

Myndigheten som lämnar ut en allmän handling på stället har enligt TF inte rätt att ställa som villkor att en tjänsteman från myndigheten ska närvara vid utlämnandet. I undantagsfall kan ordnings- och säkerhetsskäl motivera att en tjänsteman är närvarande. En förutsättning är att myndigheten gör en bedömning i det enskilda fallet att det finns särskilda omständigheter som motiverar närvaron. Exempel på sådana särskilda omständigheter kan vara att myndigheten känner till sökandens person och bedömer att det finns en verklig eller påtaglig risk för att handlingen förs bort eller förstörs om sökanden lämnas ensam med den.

När en handling är delvis offentlig, delvis sekretessbelagd

Om en handling som ska lämnas ut på stället innehåller både offentliga och sekretessbelagda uppgifter ska sökanden få del av handlingens offentliga delar på en kopia eller avskrift. I praktiken innebär det att den ansvarige tjänstemannen mörkar de sekretessbelagda delarna på handlingen på lämpligt sätt. Det kan göras genom att kopiera originalhandlingen, mörka kopian och därefter lämna ut en kopia av den mörkade kopian. En handling som lämnas ut på stället är alltid avgiftsfri oavsett om det är originalhandlingen eller en mörkad kopia som den sökande tar del av. Det är först om den sökande tar med sig en kopia av handlingen som avgift ska tas ut (prop. 1975/76:160 s. 189).

Även om det skulle kräva en betydande arbetsinsats att mörka de sekretessbelagda delarna av en handling måste handlingen lämnas ut, så länge begäran är tillräckligt preciserad. Det kan däremot påverka tidpunkten och sättet att lämna ut de offentliga delarna om arbetet med att mörka handlingen är tidsödande (se RÅ 1979 Ab 6).

Sekretessbelagda handlingar

Om en handlings innehåll är sekretessbelagt i sin helhet finns det ingen skyldighet för myndigheten att lämna ut ett tomt papper. Det finns inte heller någon skyldighet att lämna ut ett papper med bara sidnummer, datum, myndighetens namn och adress eller liknande (RÅ 1989 ref. 111).

Betydande hinder

Det finns ett undantag från skyldigheten att lämna ut en allmän handling på stället. En myndighet är inte skyldig att göra det om det finns betydande hinder. Ett hinder anses vara betydande om det i princip omöjliggör ett utlämnade på stället.

Betydande hinder kan vara

• att handlingen när den begärs ut används i myndighetens arbete eller att den är utlånad till en annan myndighet (prop. 1975/76:160 s. 181)
• att handlingen är av så ömtålig beskaffenhet att den kan skadas eller förstöras om den lämnas ut (prop. 1973:33 s. 80)
• att berörd personal är upptagen av andra uppgifter som bedömts viktigare (JO 1966 s. 373)
• att sökanden begärt att få ta del av handlingar i sådan omfattning att myndigheten hindrats att utföra andra arbetsuppgifter (JO 1972 s. 306).

Om det föreligger betydande hinder mot att handlingen lämnas ut på stället har sökanden rätt att istället få en avgiftsbelagd kopia av handlingen.

Utlåning av originalhandlingar

Normalt lämnas bara kopior ut från Skatteverket. I undantagsfall kan Skatteverket låna ut originalhandlingar till en annan myndighet. I ett sådant fall får originalhandlingen begäras särskilt.

Ett exempel på när Skatteverket kan låna ut en originalhandling är när en brottsutredande myndighet vill låna en handling med en namnunderskrift för att den ska kunna analyseras av Nationellt forensiskt centrum (NFC). Den ansvarige handläggaren på Skatteverket får då ta en kopia på handlingen och lägga kopian i arkivet för bevakning att handlingen återlämnas. I ett följebrev till originalet ska det betonas att handlingen är till låns, vart den ska återsändas och om den ska skickas rekommenderat.

Om en originalhandling har lämnats från Skatteverket till åklagarmyndigheten ska den återlämnas till Skatteverket efter att domen har vunnit laga kraft. Det är viktigt att Skatteverket bevakar att handlingen återlämnas.

Allmänhetens terminal

Utöver det som står i 2 kap. 12 § första stycket TF ska en myndighet ge enskilda tillfällen att själva använda tekniska hjälpmedel för att kunna ta del av myndighetens upptagningar för automatiserad behandling. Från denna skyldighet finns fyra undantag (6 kap. 6 § första stycket OSL):

• den enskilde skulle få tillgång till handlingar som inte är allmänna
• det skulle finnas risk för förvanskning eller förstöring
• det skulle hindra arbetets behöriga gång (jfr 6 kap. 4-5 §§ OSL)
• den enskilde skulle få tillgång till sekretessbelagda uppgifter (jfr 6 kap. 4-5 §§ OSL).

För att uppfylla bestämmelsen har Skatteverket inrättat presentationsterminaler, s.k. allmänhetens terminaler, på ett antal servicekontor. Vid dessa terminaler kan allmänheten själv söka fram vissa offentliga uppgifter. Exempel på uppgifter som kan sökas fram är

• vissa uppgifter ur beskattningsdatabasen
• vissa uppgifter ur folkbokföringsdatabasen
• vissa fastighetstaxeringsuppgifter
• Skatteverkets allmänna diarier.

En enskild kan överklaga ett beslut om att inte få rätt till att själv få använda allmänhetens terminal.

Lämna ut en av kopia av allmän handling

Den som vill ta del av en allmän handling har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia eller avskrift av en handling till den del den är offentlig. En myndighet är inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. En myndighet är inte heller skyldig att framställa kopia av karta, ritning, bild eller annan upptagning än upptagning för automatiserad behandling om det möter svårigheter och handlingen kan lämnas ut på stället (2 kap. 13 § första stycket TF).

Begäran att få ta del av en kopia eller avskrift av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (2 kap. 13 § andra stycket TF).

Skyndsamt

Kravet på snabbhet är inte lika högt ställt i bestämmelsen om att lämna ut en kopia jämfört med i bestämmelsen om att lämna ut en handling på stället. Begäran ska behandlas ”skyndsamt” jämfört med ”genast eller så snart det är möjligt”.

Kravet på skyndsamhet innebär att begäran ska behandlas med förtur. I normala fall ska det inte ta längre tid att handlägga en begäran om kopia av allmän handling än en begäran om att lämna ut handlingar på stället. Besked i utlämnandefrågan bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är nödvändigt för att göra sekretessprövningen. Om det är fråga om ett större material kan det vara nödvändigt för myndigheten att ta längre tid på sig än om materialet lämnas ut på stället (prop. 1981/82:37 s. 46).

Det är viktigt att löpande kommunicera med den som har begärt att få ta del av handlingen om utlämnandet drar ut på tiden.

Myndigheter måste organisera sin verksamhet på ett sådant sätt att begäran om att få ta del av handlingar kan tas om hand även under semesterperioder och enskilda personers bortavaro. Det innebär att en myndighet måste ha fungerande interna rutiner för bevakning av enskilda befattningshavares e-postbrevlådor när dessa är frånvarande. Detta dels för att uppfylla OSL:s regler om registrering av allmänna handlingar, dels för att uppfylla skyndsamhetskravet vid en prövning av en begäran om att få ta del av allmän handling (jfr JO:s beslut den 17 januari 2012, dnr 293-2011 och JO:s beslut den 4 februari 2014, dnr 2333-2013).

Avgift

Avgift ska tas ut om Skatteverket lämnar ut en kopia eller utskrift av en allmän handling. Avgift ska tas ut oavsett om kopian eller utskriften skickas, faxas eller lämnas ut över disk hos Skatteverket. Däremot får avgift inte tas ut om sökanden tar del av handlingen på stället utan att ta den med sig.

Avgift får inte tas ut när myndigheten lämnar ut uppgifter ur en allmän handling.

Avgift ska inte tas ut av andra statliga myndigheter (21 § AvgF).

En myndighet får lämna ut handlingar i elektronisk form mot avgift om det är förenligt med myndighetens uppdrag enligt lag, instruktion eller annan förordning (4 § 8 AvgF).

De flesta avgifter Skatteverket tar ut regleras i AvgF. Det finns dock bestämmelser om avgifter även i bl.a. SdbF, FdbF och SparF.

Ibland är det tveksamt om en begäran avser en kopia av en allmän handling eller om den avser utfärdande av intyg eller bevis. Det är viktigt att klargöra det eftersom det har betydelse för bl.a. frågan om, och i så fall vilken, avgift som ska tas ut.

Avgift för kopior eller utskrifter av allmänna handlingar ska tas ut om uttaget omfattar tio sidor eller mer (15 § AvgF). Avgiften för ett uttag av tio sidor är för närvarande 50 kr. För varje sida därutöver är avgiften för närvarande 2 kr (16 § AvgF). Bestämmelserna i AvgF innebär att det inte ska tas ut någon avgift för de första nio sidorna.

Om dubbelsidiga handlingar lämnas ut ska avgift tas för två sidor per handling.

Myndigheten får besluta om undantag från hur avgift tas ut om det finns särskilda skäl (16 § tredje stycket AvgF).

Det är bara i uppenbara fall av systematiskt missbruk som undantagsbestämmelsen kan bli aktuell. Sådant missbruk kan dokumenteras av myndigheten, men det är inte ett krav (prop. 1989/90:138 s. 11 och ESV 2005:27 s. 16).

A- eller B-post

JO har uttalat att frågan om en myndighet ska skicka allmänna handlingar till en sökande med A- eller B-post ska göras utifrån allmänna lämplighetssynpunkter. Omständigheter som kan få betydelse är om handläggningen av framställningen dragit ut på tiden, om sökande har särskilda behov av att snabbt få den efterfrågade kopian eller om det behövs för att handlingen ska vara framme vid en utlovad tidpunkt (JO 1996/97 s. 495).

Skatteverket anser att allmänna handlingar som huvudregel bör skickas till sökande med A-post.

Karta, ritning, bild m.m.

Om det är svårt att ta kopia på en karta, ritning, bild e.d. får myndigheten istället lämna ut den på stället.

Utlämnande i elektronisk form

En enskild har inte rätt att med stöd av 2 kap. 13 § TF ta del av allmänna handlingar i elektronisk form (prop. 2001/02:70 s. 39). För att en myndighet ska vara skyldig att lämna ut en allmän handling i elektronisk form krävs att det regleras i lag. Bestämmelser om att lämna ut uppgifter i elektronisk form finns exempelvis i 2 kap. 6 § SdbL och 9-15 §§ SdbF och i 2 kap. 6 § FdbL och 13-15 a §§ FdbF.

Bestämmelsen i TF innebär inte ett förbud mot att lämna ut handlingar i elektronisk form. Om myndigheten bedömer det lämpligt så får den lämnas ut i elektronisk form, förutsatt att det inte finns andra bestämmelser som hindrar det (prop. 2001/02:70 s. 28 f och 39). I de särskilda registerförfattningarna, t.ex. SdbL respektive SdbF och FdbL respektive FdbF, finns bestämmelser om när uppgifter får lämnas ut i elektronisk form. En viktig del i bedömningen av om en handling får lämnas ut i elektronisk form är säkerhetsbestämmelserna i PuL.

I 10 § förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. står det att en handling får lämnas ut i elektronisk form om det är lämpligt. Denna förordning gäller inte om det finns avvikande bestämmelser i en annan författning. I bl.a. de särskilda registerförfattningarna finns sådana avvikande bestämmelser.

JO-beslut om sekretessbelagda uppgifter i e-post

• JO har kritiserat Skatteverket för att i ett enskilt fall ha skickat sekretessbelagda uppgifter med e-post. JO konstaterade att sekretessbelagda uppgifter ska behandlas med stor omsorg och noggrannhet. När uppgifter som omfattas av sekretess skickas via e-post ställs därför som regel mycket höga krav på säkerhet.

Skatteverket hade i en revision, på begäran av det reviderade bolaget, kommunicerat via okrypterad e-post. Uppgifterna omfattades av absolut sekretess. Sekretessen kunde inte garanteras när uppgifter skickades på ett sådant sätt. Detta borde Skatteverket enligt JO ha informerat bolaget om innan uppgifterna skickades. Den e-post som skickades innehöll även sekretesskyddade uppgifter om tredje man. I den delen var det inte korrekt att överföra uppgifterna med e-post, även om bolaget hade begärt det

• (JO 2015-12-03, dnr 1193-2014).
• Om den enskilde vill att myndigheten ska kommunicera med honom eller henne per e-post bör detta enligt JO kunna göras under vissa förutsättningar. När e-posten innehåller känsliga uppgifter krävs särskilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa att rätt person får åtkomst till uppgifterna och att de överförs på ett säkert sätt (t.ex. genom kryptering). Om det rör sig om personuppgifter som inte är känsliga ur integritetssynpunkt bör viss kommunikation kunna ske även utan kryptering eller liknande (JO 2015-12-29, dnr 1376-2013).

Kompletterande information

• JO har i ett antal ärenden bedömt dröjsmål med utlämnande av handling se t.ex. JO 1989/90 s. 373, JO 1995/96 s. 440, JO 2005/06 s. 470, JO:s beslut den 20 augusti 2009, dnr 6617-2008 och JO:s beslut den 12 april 2011, dnr 5440-2010.