Vem ska använda ett kassaregister?

Vem omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister?

För att man ska omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska följande villkor vara uppfyllda enligt 39 kap. 4 § SFL:

• varor eller tjänster ska säljas
• försäljningen ska ske i en näringsverksamhet
• kunden ska betala kontant eller med kontokort.

Ett företag kan vara undantaget från skyldigheten att använda kassaregister. Det finns både generella undantag och undantag som företaget kan få efter ansökan (se nedan).

När man bedömer om ett företag omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister enligt 39 kap. 4 § SFL, eller om företaget är undantaget enligt 39 kap. 5 § SFL, ska varje självständig verksamhet inom näringsverksamheten bedömas för sig (39 kap. 6 § SFL). Det kassaregister som företaget ska använda ska uppfylla kraven som ställs i lag samt vad som anges i Skatteverkets förerskrifter.

Vad anses som självständig verksamhet?

Frågan om det finns någon skyldighet att använda ett kassaregister ska bedömas separat för varje självständig verksamhet som ingår i en näringsverksamhet (39 kap. 6 § SFL). Ett företag kan alltså driva olika självständiga verksamheter som var för sig kan omfattas, eller vara undantagen från, skyldigheten att använda kassaregister.

Om de olika verksamheterna är av helt skilda slag och är organiserade som separata verksamheter bör de anses som självständiga verksamheter, även om verksamheterna bedrivs i gemensamma lokaler. Så är fallet t.ex. om det inom ramen för en näringsverksamhet bedrivs bageri- och åkeriverksamhet eller tobakshandel och lokalvård.

Om likartade verksamheter, eller verksamheter som har samband med varandra, bedrivs på olika platser bör de också betraktas som självständiga, under förutsättning att de även i övrigt är organiserade som skilda verksamheter. Om sådana verksamheter däremot bedrivs i anslutande eller gemensamma lokaler bör de inte betraktas som självständiga verksamheter. Bageri- och caféverksamhet är exempel på verksamheter som har samband med varandra. Ett annat exempel är hotell- och restaurangverksamhet (prop. 2006/07:105 s. 90).

Försäljning av varor eller tjänster

För att ett företag ska omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska företaget sälja varor eller tjänster.

Ombudsförsäljning

Olika slag av ombudsförsäljning ska registreras i ett kassaregister om försäljningen sker mot kontant betalning eller med kontokort.

Ett företag som säljer för någon annans räkning, i t.ex. kommission, omfattas av kravet på att använda ett kassaregister om försäljningen sker mot kontant betalning eller med kontokort. Det mottagna beloppet för någon annans räkning är generellt att anse som en sådan kontant försäljning som avses i 39 kap. 4 § SFL (SKV M 2012:8 avsnitt 2.2).

Försäljning i en näringsverksamhet

För att försäljningen ska omfattas av kraven i lagen måste försäljningen ske i en näringsverksamhet. Det är den skatterättsliga definitionen av näringsverksamhet i 13 kap. 1 § IL som avses (prop. 2006/07:105 s. 89). Det innebär att det ska finnas en förvärvsverksamhet som bedrivs yrkesmässigt och självständigt. Läs mer om vad som räknas som näringsverksamhet.

Försäljning som sker inom ramen för en hobbyverksamhet omfattas inte av kravet på att använda kassaregister. Det gör inte heller tillfällig verksamhet av mindre omfattning som inte kan sägas bedrivas yrkesmässigt, t.ex. skolelevers försäljning inför en skolresa.

Kontant betalning eller betalning med kontokort

För att ett företags försäljning ska omfattas av skyldigheten att registreras i ett kassaregister ska försäljningen ske mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Exempel på kontant betalning är betalning med sedlar och mynt, rikskuponger (kuponger som företaget löser in hos något annat företag) och pantkvitto.

Tillhandahållande mot en kupong som ett företag själv ställt ut anses däremot inte som en sådan försäljning som ska registreras i ett kassaregister (HFD 2014 ref. 68).

Med kontokort avses ett kort som är kopplat till ett tillgodohavande eller kreditutrymme hos kortutgivaren, och som kan användas för betalning av varor eller tjänster på olika säljställen liksom för att ta ut kontanter. Kontokorten delas in i debetkort (bl.a. bankkort), betalkort och kreditkort (SOU 2005:108 s. 43).

Betalning med SMS-tjänster eller andra elektroniska betalningstjänster

Alla former av elektroniska betalningar är enligt Skattverket att jämställa med betalning med kontokort. Exempel på elektroniska betalningar är när en kund använder sin mobiltelefon för att betala via en SMS-tjänst eller någon annan elektronisk betalningstjänst, t.ex. med en applikation (app).

Fakturerad försäljning och kontantfaktura

Om försäljningen sker mot faktura är det inte något krav att försäljningen ska registreras i ett kassaregister. Fakturerad försäljning kännetecknas av att säljaren lämnar kredit till en köpare för senare betalning. Det finns däremot inget som hindrar att ett företag använder ett kassaregister för att registrera försäljning mot kredit.

Kontantfaktura

Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt vid försäljningstillfället brukar fakturan kallas "kontantfaktura". Försäljning som dokumenteras genom en kontantfaktura behöver inte registreras i ett kassaregister, om företaget följer de regler som gäller för bokföring av fakturor (prop. 2006/07:105 s. 41).

Fullständig verifikation

Det finns emellertid inga särskilda bestämmelser om bokföring av fakturor, vare sig i BFL eller i Bokföringsnämndens normgivning. I BFL finns dock bestämmelser om verifikationer (uppgifter som dokumenterar en affärshändelse). För att en verifikation ska vara fullständig ska enligt huvudregeln följande uppgifter framgå (5 kap. 7 § BFL):

• när verifikationen har sammanställts
• när affärshändelsen har inträffat
• vad affärshändelsen avser
• belopp
• vem som är motpart
• verifikationsnummer.

Uppgifter som ska ingå i en verifikation enligt 5 kap. 7 § BFL får utelämnas om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen, och om det är förenligt med god redovisningssed att utelämna uppgifterna (5 kap. 8 § BFL).

När behöver försäljningen mot kontantfaktura inte registreras?

För att användningen av en kontantfaktura ska innebära att man inte behöver registrera försäljningen i ett kassaregister, anser Skatteverket att kontantfakturan ska innehålla de uppgifter som ska finnas i en verifikation enligt huvudregeln i BFL (5 kap. 7 § BFL). Det innebär att fakturan ska innehålla sådana uppgifter att kunden kan identifieras, vilket normalt innebär att kundens fullständiga namn och adress ska finnas på fakturan. Skatteverket anser också att kontantfakturan ska ha ett löpnummer och att den ska bokföras enligt de regler som gäller för bokföring av verifikationer enligt bokföringslagen. Slutligen måste den kontanta betalningen bokföras senast påföljande arbetsdag (5 kap. 2 § BFL).

Undantag från skyldigheten att använda kassaregister

Ett företag kan vara undantaget från skyldigheten att använda ett kassregister. Det finns tre olika grunder för undantag:

• generella undantag från kravet att använda kassaregister i 39 kap. 5 § SFL
• undantag från kravet att använda kassaregister i det enskilda fallet, efter beslut av Skatteverket (39 kap. 9 § SFL)
• undantag från att använda kassaregister enligt föreskrifter från Skatteverket.

Generella undantag från kravet på kassaregister

Det finns sex undantag från skyldigheten att använda ett kassaregister enligt 39 kap. 5 § SFL. Företaget behöver inte ansöka om undantag, utan man får själv bedöma om man uppfyller förutsättningarna för undantag. Om företaget omfattas av något av de uppräknade undantagen behöver företaget inte använda något kassaregister. När man bedömer om företaget är undantaget enligt 39 kap. 5 § SFL ska man bedöma varje självständig verksamhet inom näringsverksamheten för sig (39 kap. 6 § SFL).

Undantag: försäljning i obetydlig omfattning (1)

Den som in sin verksamhet säljer varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort i obetydlig omfattning omfattas inte av skyldigheten att använda ett kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 1 SFL). När man bedömer om försäljningen är av obetydlig omfattning ska man särskilt beakta om försäljningen normalt uppgår till eller kan antas uppgå till sammanlagt 4 prisbasbelopp under ett beskattningsår (39 kap. 5 § andra stycket SFL). En säsongsbaserad försäljning ska inte räknas om till en årsvis försäljning. Det är den faktiska försäljningen som ska beaktas (prop. 2013/14:22 s. 13).

Enligt Skatteverkets allmänna råd bör man med försäljning i obetydlig omfattning avse försäljning inklusive mervärdesskatt som för en period om 12 månader normalt uppgår till högst 4 prisbasbelopp (SKV A 2013:23).

Till försäljning i obetydlig omfattning bör man även räkna försäljning som sker i rena undantagsfall i ett företag och som är av liten omfattning i förhållande till företagets totala omsättning. Försäljning som sker under fler än 12 dagar per år eller som överstiger 2 procent av företagets omsättning bör normalt inte anses utgöra försäljning i obetydlig omfattning (SKV A 2013:23).

Undantag: befriad från inkomstskatt enligt IL (2)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som enligt IL är befriad från skattskyldighet från försäljning som sker i en näringsverksamhet (39 kap. 5 § första stycket 2 SFL). Enligt IL är bl.a. följande subjekt undantagna från skattskyldighet för inkomstskatt:

• stat, landsting och kommuner (7 kap. 2 § IL)
• allmännyttiga ideella föreningar, om inkomsterna från näringsverksamheten är undantagen från beskattning enligt 7 kap. IL
• utländska företag utan fast driftställe i Sverige.

Försäljning från ett konkursbo

När ett företag går i konkurs utser tingsrätten en konkursförvaltare för att avveckla konkursboet. Om ett företag som försätts i konkurs har ett lager är det vanligt att konkursförvaltaren vill sälja ut resterande varor i butiken. När försäljningen sker från ett konkursbo omfattas försäljningen inte av kravet på att använda ett kassaregister, eftersom konkursbon inte är skyldiga att betala inkomstskatt (RÅ 1955 ref. 21).

Undantag: taxitrafik (3)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som bedriver taxitrafik enligt taxitrafiklagen (2012:211) (39 kap. 5 § första stycket 3 SFL). I en sådan verksamhet krävs en godkänd taxameterutrustning.

Undantag: försäljning genom distansavtal och hemförsäljningsavtal (4)

Den som säljer varor eller tjänster genom distansavtal eller hemförsäljningsavtal är inte skyldig att använda kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 4 SFL).

Vad är ett distansavtal?

Ett distansavtal är ett avtal som ingås inom ramen för ett system som näringsidkaren organiserat för att träffa avtal på distans, om kommunikationen uteslutande sker på distans (39 kap. 2 § SFL). Definitionen överensstämmer med definitionen i 1 kap. 2 § lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler. Det är inte tillräckligt att avtalet ingås på distans, utan näringsidkaren måste ha vidtagit någon eller några särskilda åtgärder för att organisera en försäljning på distans.

Om exempelvis en annons endast har till syfte att marknadsföra företaget och underlätta kundkontakterna, bland annat i telefon, utan att näringsidkaren har någon särskild avsikt att sälja varor eller tjänster på distans, är kravet normalt sett inte uppfyllt, även om det skulle leda till ett ökat antal beställningar per telefon. Detsamma gäller normalt om näringsidkaren mera allmänt vill öka intresset för sitt företag, sin butik eller sina produkter (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Kraven på de åtgärder som näringsidkaren ska vidta för att det i lagens mening ska vara fråga om ett organiserat system för att träffa avtal på distans är dock förhållandevis låga. Det räcker med att näringsidkaren sätter in en annons med en beställningskupong, eller att det i annonsen finns ett så kallat ordertelefonnummer eller att det på något annat sätt framgår av säljarens marknadsföring att näringsidkaren önskar få beställningar på distans. Det krävs inte heller någon särskild omfattning av distansförsäljningen, eller att den är särskilt välorganiserad eller att marknadsföringen har någon särskild omfattning eller intensitet (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Ytterligare en förutsättning för att det ska vara fråga om ett distansavtal är att kommunikationen uteslutande sker på distans. Detta innebär att företaget fram till och med det att avtalet träffas, inklusive själva ingåendet av avtalet, endast får använda en eller flera tekniker för distanskommunikation. Med teknik för distanskommunikation avses i detta sammanhang varje medel som kan användas för att ingå ett avtal – utan att någon av parterna är fysiskt närvarande. Lagen gäller alltså inte om näringsidkaren och konsumenten träffas, till exempel i samband med att avtalet ingås, för att diskutera avtalsinnehållet närmare (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Undantag: försäljning genom varuautomater (5)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som säljer varor och tjänster med hjälp av en varuautomat eller någon annan liknande automat, eller i en automatiserad affärslokal (39 kap. 5 § första stycket 5 SFL).

Undantag: automatspel (6)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte för automatspel enligt lag (1982:636) om anordnande av visst automatspel eller lotterilagen (1994:1000) (39 kap. 5 § första stycket 6 SFL). Exempel på automatspel är mekaniska eller elektroniska spelautomater som anordnas för allmänheten och som inte ger någon vinst eller som bara ger vinst i form av frispel från automaten, s.k. varuspelsautomater.

Undantag efter ansökan i enskilda fall

I enskilda fall får Skatteverket medge undantag från skyldigheterna kring kassaregister. Ett beslut om undantag får förenas med villkor (39 kap. 9 § SFL). Skatteverket kan medge undantag i två situationer:

• när behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontrollen kan tillgodoses på ett annat sätt
• när en viss skyldighet är oskälig.

Tillförlitligt underlag för skattekontrollen finns på annat sätt

Skatteverket har förtydligat under vilka förutsättningar det kan vara aktuellt att anse att behovet av tillförlitligt underlag för skattekontroll är uppfyllt (SKV A 2013:24 och SKV M 2009:3). I det allmänna rådet framgår att behovet av ett tillförlitligt underlag bör anses vara uppfyllt i ett företag om följande förutsättningar är uppfyllda:

• ingen person med ägarinflytande, eller någon närstående, deltar i den kontanta kassaredovisningen eller i den löpande bokföringen
• företaget har en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för kassaredovisningen
• företaget har interna kontrollrutiner som säkerställer en korrekt kassaredovisning.

Behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontroll bör även anses vara uppfyllt i ett företag som ingår i en kedja av företag, där företagens samtliga kassaregister ingår i ett gemensamt system och där det finns centrala rutiner som säkerställer att de enskilda företagens kassaredovisningar är korrekta.

Rättsfall: tillförligt underlag förelåg inte

Ett mindre företag med ett fåtal ägare, varav en är vd och där ingen av ägarna deltog i den kontanta hanteringen eller den löpande bokföringen, ansökte om undantag från lagens skyldighet att använda ett kassaregister.

Högsta förvaltningsdomstolen framförde att det avgörande för om frågan om undantag kan medges, är de faktiska förutsättningarna för att uppnå en tillräckligt god intern kontroll, och därmed ett tillförlitligt underlag för skattekontrollen.

Högsta förvaltningsdomstolen lyfte fram att ägarens möjlighet att delta i den kontanta hanteringen och den löpande bokföringen måste ha betydelse vid bedömningen, särskilt i mindre företag med en eller ett fåtal ägare. Även om det finns rutiner i ett sådant bolag, som innebär att ägaren rent faktiskt inte är inblandad i sådana arbetsuppgifter, så är det ägaren som har det bestämmande inflytandet över utformningen av dessa rutiner liksom över vilka som tilldelas olika behörigheter, och som när som helst kan ändra eller ta över dessa.

Slutligen konstaterade Högsta förvaltningsdomstolen att det inte fanns tillräckliga garantier att inte minoritetsägaren (tillika vd:n) skulle delta i kontanthanteringen eller den löpande bokföringen, även om det inte fanns några skäl att ifrågasätta bolagets uppgifter om detta. Mot denna bakgrund undantogs bolaget inte från skyldigheten att använda certifierade kassaregister (HFD 2011 ref. 68).

Skyldigheten är oskälig

Skatteverket har inte gett ut några allmänna råd om vad som bör avses med att en viss skyldighet är oskälig enligt 39 kap. 9 § första stycket 2 SFL.

Enligt förarbetena ska man när man bedömer om en viss skyldighet är oskälig, ta hänsyn till samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Ett undantag kan i något fall gälla samtliga skyldigheter som gäller kassaregister, och därmed leda till att näringsidkaren i det enskilda fallet befrias helt från kravet på att ha ett kassaregister. Ett undantag kan i ett annat fall avse bara en viss skyldighet inom ramen för systemet med kassaregister, exempelvis skyldigheten att erbjuda kvitton (prop. 2012/13:129 s. 25).

Rättsfall: skyldigheten var inte oskälig

Kammarrätten har uttalat att det inte är oskäligt att kräva att en torghandlare ska ha ett kassaregister som uppfyller föreskrivna krav. Kammarrätten ansåg att det låg i sakens natur att torg- och marknadshandel sker utomhus och att den tekniska utrustningen därför utsätts för fukt och kyla. Kammarrätten ansåg att skyldigheten att använda ett kassaregister inte var oskälig utan kvarstod (KRNG 2015-02-13 mål nr 6900-14).

Försäljning som är undantagen enligt Skatteverkets föreskrifter

Skatteverket har föreskrivit följande undantag från kraven på användning av kassaregister.

Obemannad försäljning

Enligt Skatteverkets föreskrifter är viss obemannad försäljning undantagen från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL. Med obemannad försäljning menas när företag säljer varor eller tjänster och köparen själv sköter betalningen, utan övervakning av någon från företaget, till exempel genom att betalningen läggs i en låda (2 § SKVFS 2013:18). Om företaget övervakar att betalningen görs är försäljningen inte obemannad.

Försäljning i en försäljningslokal som är anpassad för obemannad försäljning undantas från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL (3 § SKVFS 2013:18). Om ett företag använder sin försäljningslokal både för obemannad och bemannad försäljning ska försäljningslokalen anses vara anpassad för obemannad försäljning, förutsatt att följande förutsättningar är uppfyllda:

• det framgår genom tydlig skyltning under vilka tider försäljningen är obemannad
• det framgår genom tydlig skyltning att obemannad försäljning pågår
• försäljningslokalen används inte samtidigt för både bemannad och obemannad försäljning
• företagets kassaregister förvaras inte i försäljningslokalen medan obemannad försäljning pågår.

Obemannad försäljning som sker på någon annan plats än i en försäljningslokal är också undantagen från skyldigheterna, enligt 39 kap. 7 § SFL (4 § SKVFS 2013:18).

Vid obemannad försäljning ska företagets namn och adress tydligt framgå av skyltningen (3–4 §§ SKVFS 2013:18).

Bingospel

Bingospel som sker med tillstånd enligt lotterilagen undantas från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL (5 § SKVFS 2013:18).

Försäljning som registreras i vissa terminalsystem

Försäljning som registreras i vissa terminalsystem är undantagna från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL. Undantaget gäller för terminalsystem som används av ombud för bl.a. ATG och Svenska spel. Föreskriften gäller för ett år i taget (SKVFS 2015:14).

Vissa lotterier som får anordnas utan tillstånd enligt lotterilagen

Vissa lotterier är undantagna från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL. Undantaget gäller lotterier som får anordnas utan tillstånd enligt 20 § lotterilagen och som säljs i en verksamhet som utgör torg- och marknadshandel enligt 39 kap. 2 § SFL. Med vissa lotterier avses bl.a. tombola, chokladhjul och andra marknadsnöjen. Med marknads- och tivolinöjen avses exempelvis ringkastningsanordningar, bollkastning, pilkastning och skjutbanor. Undantaget gäller under åren 2016 och 2017 (SKVFS 2015:12).

Kompletterande information

• När ska en kontrollavgift tas ut om företaget inte följer reglerna för kassaregister?
• Tidpunkten för bokföring av kontant betalning.