Tremånadersregeln

Vad innebär tremånadersregeln?

En anställd som är på en tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten får avdrag för ökade levnadskostnader under en tremånadersperiod. Om tjänsteresan pågår längre tid än tremånadersperioden kan den anställda ändå ha rätt till avdrag, men då med reducerat belopp och enligt reglerna om tillfälligt arbete (12 kap. 6 § andra stycket IL).

Tremånadersregeln gäller inte när tjänsteresan hela tiden sker under förflyttning

Lastbilschaufförer och piloter är exempel på anställda som vanligen arbetar under förflyttning. Arbetet är i deras fall inte förlagt till samma ort under mer än tre månader i följd och avdraget för ökade levnadskostnader ska därför inte reduceras.

Hur beräknas tremånadersperioden?

En tjänsteresa anses pågå i en följd om den inte bryts av uppehåll som beror på att arbetet förläggs till en annan ort under minst fyra veckor (12 kap. 6 § andra stycket sista meningen IL). Avbrottet måste alltså i normalfallet vara minst fyra veckor och bero på arbetet för att en ny tremånadersperiod ska börja.

Avbrottet måste dock inte vara fyra veckor om arbetsgivaren kan visa att den anställda är på en ny tjänsteresa, som inte är en fortsättning på en tidigare tjänstgöring på samma ort. För att vara en ny tjänsteresa krävs att arbetsplatsen eller verksamheten är ny.

Om t.ex. en anställd återkommande – men ändå sporadiskt och i olika ärenden – besöker en arbetsplats på en viss ort anses varje enskild tjänsteresa vara en avslutad tjänsteresa, även om en ny tjänsteresa till samma ort påbörjas inom fyra veckor. Om däremot den anställda enligt ett schema regelbundet besöker arbetsplatsen på den andra orten anses det vara en pågående tjänsteresa om uppehållet mellan tjänsteresorna inte är minst fyra veckor.

Avbrott som beror på en personlig anledning bryter normalt inte en tjänsteresa. Tremånadersperioden förlängs då i stället med tiden för avbrottet. Någon ytterligare förlängning görs dock inte för eventuella nya avbrott under denna tid.

Kortare uppehåll och personlig anledning

Tremånadersperioden beräknas först till tre kalendermånader från när tjänsteresan inleddes. Därefter gör man tillägg med

• de dagar den anställda arbetat på en annan ort om denna arbetsperiod är kortare än fyra veckor
• de dagar den anställda varit borta från arbetet på grund av en personlig anledning (sjukdom, semester, tjänstledighet, föräldraledighet och liknande)

Skatteverket anser att om uppehållet i tjänsteresan beror på att den anställda har arbetat på en annan ort, ska tremånadersperioden förlängas även om den anställda har fått traktamente vid arbetet på den andra orten. Om uppehållet i tjänsteresan däremot beror på en personlig anledning får inte traktamente ha betalats ut till den anställda om tremånadersperioden ska kunna förlängas (prop. 1989/90:110 s. 355). I båda fallen ska uppehållen ha skett under dagar när den anställda skulle ha arbetat.

Arbetsfria dagar, deltidsarbete och koncentrerad arbetstid

Tremånadersperioden förlängs inte med normalt arbetsfria dagar. Det kan vara t.ex. lördagar och söndagar för den som normalt arbetar måndag–fredag.

Skatteverket anser att perioden inte ska förlängas med den lediga tid som uppkommer på grund av att den anställda arbetar deltid. Detta gäller oavsett om den anställdas deltid innebär att hen arbetar kortare dag eller har koncentrerad deltid.

Exempel på hur förlängningen räknas för personer som normalt arbetar måndag–fredag

Följande är exempel på hur förlängningen räknas för personer som normalt arbetar måndag–fredag:

1. Kalle har semester en vecka under sin tjänsteresa. Tremånadersperioden förlängs med 5 dagar.
2. Stina är på tjänsteresa i Sala. Hon får besked om att hon tillfälligt ska arbeta i Falun i stället. Arbetet där pågår från torsdagen i vecka 1 t.o.m. tisdagen i vecka 3. Tremånadersperioden förlängs med 9 dagar.
3. Lisa blir sjuk under sin tjänsteresa och vistas därför i hemmet från torsdag vecka 1 t.o.m. måndag vecka 2. Tremånadersperioden förlängs med 3 dagar.

Exempel på när uppehåll ses som förlängning respektive när det blir en ny tjänsteresa

Följande är exempel på när uppehåll ses som förlängning respektive när det blir en ny tjänsteresa:

1. Alex som bor i Malmö är på tjänsteresa i Stockholm hos arbetsgivarens kund. Enligt överenskommelse ska han bistå kunden med it-support två dagar varannan vecka under sex månader. Tjänsteresan anses pågå i en följd eftersom de återkommande besöken hos kund ses som en fortsättning på tidigare tjänsteresa. Efter tre månader förlängs perioden med de dagar som Alex har arbetat på sitt ordinarie tjänsteställe.
2. Sophie som bor i Luleå är på tjänsteresa i Växjö för att tillfälligt arbeta fem dagar på arbetsgivarens filial. Två veckor senare uppstår ett nytt behov av hjälp på samma filial och Sophie får återigen åka till Växjö. Fastän Sophie återkommer till samma arbetsplats inom fyra veckor är denna andra resa en ny tjänsteresa, eftersom Sophie är på ett nytt uppdrag.

Uppehåll på grund av ny tjänsteresa

Tremånadersperioden för en tjänsteresa får förlängas när den anställda gör uppehåll för att göra en ny tjänsteresa till en annan ort. Skatteverket anser att perioden ska förlängas med det antal dagar som den nya tjänsteresan varar. Perioden förlängs även om traktamente betalas för de dagarna.

Kontinuerligt arbete på två orter för samma arbetsgivare

Den som kontinuerligt arbetar på två orter för samma arbetsgivare är på tjänsteresa när hen arbetar på den ort som inte är tjänsteställe. Skatteverket anser att tremånadersperioden för tjänsteresan ska förlängas med de dagar som personen arbetar eller skulle ha arbetat (t.ex. vid sjukdom och semester) på tjänstestället eller på en annan ort.

Exempel på när en person har två arbetsplatser för samma arbetsgivare

Peter har en anställning som innebär att han varje vecka arbetar måndag–onsdag i Malmö och torsdag–fredag i Göteborg. Peters tjänsteställe är i Malmö. När han arbetar i Göteborg är han på tjänsteresa. Arbetsgivaren betalar traktamente för de dagar han arbetar i Göteborg.

Eftersom uppehållet mellan tjänsteresorna till Göteborg inte uppgår till minst fyra veckor anses dessa resor vara en pågående tjänsteresa. Tremånadersperioden ska förlängas med det antal dagar som arbete har utförts på tjänstestället i Malmö.

När tremånadersperioden är slut

Efter utgången av tremånadersperioden bedöms rätten till avdrag enligt bestämmelserna om tillfälligt arbete. Detta innebär att det inte är tillräckligt att konstatera att det fortfarande är en tjänsteresa. Även de förutsättningar som gäller för avdragsrätt vid tillfälligt arbete måste vara uppfyllda (12 kap. 18 § och 20–22 §§ IL). Detta innebär dock inte att den anställda nu anses ha ett tillfälligt arbete. Hen är fortfarande på tjänsteresa, men avdraget ska uppfylla kravet och beräknas enligt reglerna för tillfälligt arbete (se Avdragets beräkning).

Lagstiftarens tanke bakom regeln om sänkt avdrag för ökade levnadskostnader efter tre månaders tjänsteresa på samma ort är att den anställda efter viss tid kan acklimatisera sig och få ner kostnaderna för bl.a. måltider. Om arbetet flyttas till en ny ort är det troligt att kostnaderna ökar igen.

Ny tremånadersperiod

Följande villkor ska vara uppfyllda för att en ny tremånadersperiod ska anses börja:

• arbetet förläggs till en annan ort, och
• byte av nattlogi.

Vad menas med en annan ort?

Någon definition av vad som menas med ort finns inte i lagtexten eller i förarbetena. Hur långt bort måste då ett arbete flyttas för att man ska anse att det har förlagts till en annan ort och en ny tremånadersperiod börjar? Någon bestämd avståndsregel finns inte. Man måste därför bedöma varje enskilt fall för att se om byte av ort har ägt rum. Följande är en vägledning:

• Inom tättbebyggt område kan en kommun ses som en och samma ort.
• Inom en glesbygd, där en kommun kan omfatta ett mycket vidsträckt område, kan en församling ses som ort.
• I de fall arbetsplatsen är ett specifikt område som t.ex. en anläggning helt utan anknytning till ett visst samhälle eller annan bebyggelse, kan själva arbetsplatsen ses som en ort.

Byte av nattlogi

För att en ny tremånadersperiod ska anses börja är det inte tillräckligt att den anställda utför arbetet på en annan plats för att hen ska anses ha bytt ort. Hen måste också ha varit tvungen att byta nattlogi på grund av bytet av arbetsort. Den anställda måste informera sin arbetsgivare om att hen har bytt övernattningsställe om detta inte är uppenbart för arbetsgivaren.

En ny tremånadersperiod börjar alltså inte bara för att den anställda under arbete inom en tätort byter nattlogi för att t.ex. komma närmare arbetsplatsen eller för att få lägre hyra.