Din webbläsare Internet Explorer är för gammal. För att vår webbplats ska fungera rekommenderar vi att du byter webbläsare.
Rekommenderade webbläsare
Stäng
- Vägledning »
- 2019 »
- Dataskydd & sekretess »
- Sekretess »
- Sekretessregler »
- Personaladministrativa verksamheten
Personaladministrativa verksamheten
Vissa uppgifter om den som är anställd på en myndighet kan vara sekretessbelagda.
Det finns även regler om elektronisk behandling av uppgifter i personaladministrativ verksamhet.
Uppgifter om anställda på myndigheter kan vara sekretessbelagda
Om du är anställd på en myndighet kan uppgifter om dina personliga förhållanden vara sekretessbelagda om vissa förutsättningar är uppfyllda. Det gäller t.ex. uppgift om hälsotillstånd och uppgift från planerings- eller utvecklingssamtal. Sekretess gäller inte i ärenden om anställning eller disciplinansvar.
Den personaladministrativa sekretessen som gäller för vissa uppgifter om anställda på en myndighet, t.ex. bostadsadress, privata telefonnummer och fotografisk bild, omfattar även tidigare anställda vid myndigheten (RÅ 1998 ref. 54). Sekretessen gäller inte bara hos den myndighet där uppgifterna initialt förekommer utan även hos andra myndigheter där uppgifterna kan förekomma. Reglerna finns i 39 kap. OSL. Begreppet personaladministrativ verksamhet ska inte tolkas alltför snävt.
Sekretessen för uppgifter om Skatteverkets anställda
Vissa yrkesgrupper är mer utsatta för hot och trakasserier än andra (prop. 2016/17:208 s. 49). Som exempel kan nämnas poliser, åklagare, domare, socialtjänstpersonal och kronofogdar. Även Skatteverket anses vara en sådan myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men (39 kap. 3 § tredje stycket OSL samt 10 § OSF). Uppgift om anställdas personnummer och födelsedatum, är därför vanligtvis sekretessbelagda.
Faktorer som avgör om sekretess gäller
Sekretess kan gälla för ett antal olika uppgifter om den som är anställd på en myndighet. Om sekretess gäller eller inte för en viss uppgift beror på flera olika faktorer, de viktigaste är:
- om skaderekvisitet i sekretessbestämmelsen är rakt eller omvänt
- om den enskilda är anställd på en myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men
Sekretessen för olika uppgifter
Uppgift om en anställds lön och avdrag för preliminär skatt är offentliga i den personaladministrativa verksamheten medan uppgift om en anställds hälsotillstånd normalt sett är sekretessbelagd. Även för den som inte är anställd kan en uppgift som är hänförlig till ett urvalstest vara sekretessbelagd.
I tabellen nedan tydliggörs vilka uppgifter och situationer som berörs av den personaladministrativa sekretessen.
|
Uppgift |
Sekretessbelagd om |
Lagrum |
|
om psykologisk undersökning eller behandling |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent och liknande som finns hos myndigheten. |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
annan uppgift i personalsocial verksamhet, t.ex. från planerings- eller utvecklingssamtal |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (offentlighet som utgångspunkt) |
|
|
om enskilds hälsotillstånd i personaladministrativ verksamhet |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (eg. offentlighet som utgångspunkt men skadeprövning leder ofta till sekretess) |
|
|
om en enskilds personliga förhållanden från ärende om omplacering eller pensionering av anställd |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (offentlighet som utgångspunkt) |
|
|
hänförlig till urvalstest i ärende om anställning |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om sökandens identitet i ärende om anställning av myndighetschef (myndighet omedelbart under regeringen) |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
övrig uppgift i ärende om anställning, t.ex. lön |
Inte sekretessbelagd |
|
|
om enskilds personliga förhållanden, t.ex. anställds namn |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs (eg. offentlighet som utgångspunkt, avsedd för undantagssituationer, men skadeprövning kan leda till sekretess) |
|
|
om bostadsadress |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om privata telefonnummer |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
i form av fotografisk bild (underlag för tjänstekort eller för intern presentation) |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om närstående till personalen (samtliga uppgifter, även namn på närstående) |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
Annan jämförbar uppgift om personalen, t.ex. födelsedatum, privat faxnummer och adress till sommarbostad |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om personnummer för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om födelsedatum för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
|
om enskilds hälsa och sexualliv, t.ex. uppgift om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott m.m. |
det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men (eg. offentlighet som utgångspunkt men skadeprövningen kan leda till sekretess) |
|
|
om beslutsfattare |
Inte sekretessbelagd |
Rättsfall: Sekretessbelagd uppgift eller inte
Anställds kompetens
Uppgift om namn på vissa anställda på KFM som hade viss kompetens m.m. ansågs av kammarrätten vara sekretessbelagd (KRNS 2001-06-19, mål nr 3114-2001).
Personnummer, adress och telefon
Sekretess ansågs gälla för uppgift om personnummer, bostadsadress och hemtelefonnummer för en anställd vid en dåvarande SKM (KRNG 2002-04-17, mål nr 1623-2002).
Namn på parkeringsvakt
En parkeringsvakt på ett kommunalt bolag fattade beslut om parkeringsanmärkning. Kammarrätten ansåg att uppgift om parkeringsvaktens namn var offentlig (HFD 2015 ref. 57).
Ingen partsinsyn i avslutat anställningsärende
Högsta förvaltningsdomstolen har prövat om en person i egenskap av sökande i ett anställningsärende har rätt till partsinsyn i övriga sökandens ansökningshandlingar. Vid tiden för prövningen var ärendet avslutat hos Statens överklagandenämnd. Domstolen ansåg att det inte fanns sådana beaktansvärda motiv som gav klaganden rätt till partsinsyn i det avslutade ärendet (HFD 2016-07-04, mål nr 2786-16).
Personaladministrativ verksamhet som utförs av en annan myndighet
När Statens servicecenter hanterar uppgifter i personaladministrativ verksamhet om Skatteverkets anställda gäller sekretessen enligt 39 kap. 1–4 §§ OSL i tillämpliga delar även där (39 kap. 5 § OSL).
Personalansvarsnämnden
Skatteverkets personalansvarsnämnd, PAN, prövar personalansvarsärenden rörande Skatteverkets anställda. Den bedöms vara en självständig verksamhetsgren inom Skatteverket. Om nämnden tar emot sekretessbelagda handlingar från någon annan myndighet eller någon annan verksamhetsgren inom Skatteverket, kommer dessa att behålla sin sekretess hos nämnden (11 kap. 2 § OSL). Personaladministrativ sekretess gäller inte i ärenden om disciplinansvar (39 kap 2 § andra stycket OSL). Observera att uppgifter i personalansvarsnämndens ärenden kan vara sekretessbelagda med stöd av sekretessbestämmelser som hänför sig till förundersökning i brottmål (18 kap. 1 § OSL och 35 kap. 1 § OSL).
Kompletterande information
- Tillämpningen av 39 kap. 3 § första och andra stycket OSL (prop. 1986/87:3 s. 23 och prop. 1993/94:165 s. 34).
- Hur fungerar en sekretessbestämmelse?
- Sekretessbrytande regler.
Referenser på sidan
Domar & beslut
- HFD 2015 ref. 57 [1]
- HFD 2016-07-04, mål nr 2786-16 [1]
- KRNG 2002-04-17, mål nr 1623-2002 [1]
- KRNS 2001-06-19, mål nr 3114-2001 [1]
- RÅ 1998 ref. 54 [1]
Lagar & förordningar
- Myndighetsförordning (2007:515) [1]
- Offentlighets- och sekretessförordning (2009:641) [1] [2] [3]
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [23] [24]
Propositioner
Referenser inom dataskydd & sekretess
Tillsammans gör vi samhället möjligt