Utformning och dokumentation av beslut

Vilka uppgifter ska ingå i en myndighets beslut?

Myndigheternas skriftliga beslut ska enligt 31 § FL dokumenteras med en handling som visar

1. dagen för beslutet
2. vad beslutets innehåller
3. vem eller vilka som har fattat beslutet
4. vem eller vilka som har varit föredragande
5. vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Motsvarande reglering finns för statliga myndigheter underställda regeringen i 21 § myndighetsförordningen. Enligt 4 § FL framgår att om annan lag eller förordning innehåller bestämmelser som avviker mot förvaltningslagens, så gäller den andra lagen eller förordningen. Regleringen i 21 § myndighetsförordningen avviker inte från regleringen i 31 § FL. Detta innebär att det är 31 § FL som ska tillämpas i första hand.

Regleringen i 31 § FL innebär inte att samtliga uppgifter alltid måste finnas med. När ett beslut fattas av en enskild befattningshavare utan medverkan av någon annan (t.ex. föredragande), kan några sådana uppgifter av naturliga skäl inte ingå i dokumentationen. Likaså när beslut fattas automatiskt, kan det av underlaget av naturliga skäl inte ingå vem som fattat det automatiska beslutet eftersom någon beslutsfattare inte finns (prop. 2016/17 s. 185).

Speciella regler för Skatteverkets automatiska beslut

Enligt 39 § förordningen (2017:154) med instruktion för Skatteverket ska verket inte tillämpa bestämmelserna i 21 § punkt 3-5 myndighetsförordningen när beslutet fattas automatiskt eftersom sådana beslut fattas maskinellt utan att någon befattningshavare tagit aktiv del i beslutsfattandet. I de automatiska besluten behöver det därför inte framgå vem som fattat beslutet. Det räcker då att dokumentationen omfattar de uppgifter som är relevanta och aktuella i det enskilda ärendet (jfr prop. 2016/17:180 s. 185 f. och s. 319 f.).

Observera dock att för vissa beslut enligt skatteförfarandelagen, ska beslutsfattare och, i förekommande fall, föredragande framgå trots att beslutet fattats automatiskt (17 kap. 3 § SFF). Detta kan bli aktuellt när Skatteverket fattar automatiska beslut om:

• slutlig skatt där Skatteverket avviker från inkomstdeklaration (se vidare Beslut kan meddelas elektroniskt),
• skönsbeskattning på grund av att någon inkomstdeklaration inte har lämnats (se vidare Beslut kan meddelas elektroniskt),
• omprövning,
• särskilda avgifter och
• ansvar för skatt.

När sådana beslut fattas ska alltså inte undantaget i 39 § myndighetsförordningen tillämpas. Inte heller kan de uttalanden om automatiska beslut som finns i prop. 2016/17:180 s. 185 tillämpas när sådana beslut fattas.

Hur ska beslutet dokumenteras?

Det finns inga särskilda krav på hur dokumentationen ska ske. Dokumentationen kan t.ex. vara ett särskilt uppsatt beslut, en protokollsanteckning eller en anteckning direkt på en ansökningshandling som bevaras i en kopia hos. Dokumentationen kan vara i pappersform eller i elektronisk form, och Skatteverket behöver inte ta fram några speciella dokument för detta. Däremot ska dokumentationen vara bestående för framtiden (prop. 2016/17:180 s. 184 f).

Hur ska beslutet utformas?

I förvaltningslagen finns bestämmelser om motivering av beslut (32 § FL) och om underrättelse om innehållet i beslut och hur ett överklagande går till (33 § FL).

Vid utformningen av ett beslut är det väsentligt att parterna ges möjlighet att förstå hur myndigheten har resonerat i det enskilda fallet och beslutsmotiveringen ska därför vara klargörande. I detta ligger att myndigheten i sina beslut ska använda ett språk som är enkelt, korrekt och anpassat så att besluten kan bli begripliga för mottagarna.

Ett beslut bör delas in i

• själva avgörandet, med andra ord beslutsledet eller beslutsleden
• bakgrundsbeskrivning
• motivering, dvs. skälen för beslutet
• överklagandehänvisning, dvs. hur man överklagar (förutsatt att parten får överklaga beslutet eller om överklagbarheten är tveksam). I formell mening är detta inte en del av beslutet (Hellners-Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 263).

Bestämmelser om hur ett beslut ska disponeras saknas i förvaltningslagen. Utgångspunkten måste därför i stället vara vad som får anses vara allmänt vedertaget. Avgörandet ska inte redovisas sammanskrivet med bakgrundsbeskrivningen och motiveringen. I själva avgörandet ska inte heller text som hör till motiveringen av beslutet anges.

Den emfatiska beslutsmodellen

Om avgörandet anges först eller sist i beslutet saknar i princip betydelse. Inom Skatteverket byggs besluten upp enligt den så kallade emfatiska modellen. Detta innebär att beslutet inleds med själva avgörandet och följs av bakgrundsbeskrivning och motivering samt slutligen, skiljt från beslutet, en eventuell överklagandehänvisning.