OBS: Detta är utgåva 2023.11. Visa senaste utgåvan.
Skatteverket ska hålla en god offentlighetsstruktur. Det innebär bl.a. att Skatteverket ska hantera allmänna handlingar på ett sätt som gör det lätt för allmänheten att söka efter och ta del av handlingarna, i de delar som de är offentliga. Skyddet för sekretessbelagda uppgifter ska vara ordnat på ett sätt att allmänhetens insyn inte försvåras.
OSL ställer upp flera olika krav för hur en myndighet ska hantera allmänna handlingar. Bestämmelserna reglerar bland annat
Reglerna är sedan OSL:s införande teknikneutrala (prop. 2008/09:150 s. 303 ff.).
En myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar både när den organiserar hanteringen av sina allmänna handlingar och vid övrig hantering av allmänna handlingar (4 kap. 1 § första stycket OSL).
Bestämmelsen i 4 kap. 1 § första stycket OSL handlar om hur en myndighet ska hantera frågor kring offentlighet och sekretess. I förarbetena talar man om att myndigheterna ska hålla en god offentlighetsstruktur. Detta för att ge faktiska garantier för insyn genom god ordning och överskådlighet hos myndigheternas informationsbehandling (SOU 1988:64 bilaga 2 s. 225).
Med god offentlighetsstruktur menas en ordning som gör det lätt för allmänheten att söka i upptagningar och ta del av dessa i de delar de är offentliga. Det innebär t.ex. att skyddet för sekretessbelagda uppgifter i allmänna handlingar bör vara ordnat på ett sådant sätt att allmänhetens insyn inte försvåras.
Den beskrivning som myndigheten är skyldig att upprätta ska innehålla uppgift om vem hos myndigheten som kan lämna upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Denna person kallas ofta ”offentlighetsansvarig” (jfr prop. 1981/82:37 s. 34 f. och prop. 1990/91:60 s. 37).
Hos Skatteverket är det sektionschefen för området Dataskydd & sekretess på rättsavdelningen som är offentlighetsansvarig.
OSL ställer upp totalt sju krav som en myndighet ska ta hänsyn till när den organiserar sina allmänna handlingar (4 kap. 1 § första stycket 1-4 och andra stycket 1-3 OSL):
Utifrån dessa krav måste en myndighet själv, med hänsyn till sin verksamhet, ta ställning till hur en god offentlighetsstruktur ska ordnas i praktiken. Utöver allmänhetens insynsrätt ska myndigheten beakta den vikt som service och tillgänglighet ges i olika författningar (SOU 2002:97 s. 105). En myndighet har även ett ansvar att beakta TF:s regler när den utformar sina system (prop. 1981/82:37 s. 24).
En myndighet har en skyldighet att beskriva sina allmänna handlingar. Skatteverket har publicerat en sådan beskrivning på sin webbplats i anslutning till information om personuppgifter. Beskrivningen ska innehålla information om (4 kap. 2 § OSL)
Beskrivningen ska vara tillgänglig för allmänheten och det innebär att sekretessbelagda uppgifter inte ska tas med i beskrivningen (4 kap. 2 § andra stycket OSL).
Om en myndighet använder en upptagning för automatiserad behandling i ett ärende ska informationen tillföras akten i läsbar form, om det inte finns särskilda skäl mot det. (4 kap. 3 § OSL). I praktiken har bestämmelsen uppfattats som en skyldighet att skriva ut information på papper (SOU 2002:97 s. 70 och 88). I förarbetena till bestämmelsen framgår dock att ett särskilt skäl att underlåta en överföring till läsbar form kan vara att upptagningen finns lätt tillgänglig, t.ex. via en bildskärm (1973:33 s.143). Skatteverkets ärendehandläggning sker idag i huvudsak elektroniskt. I förarbetena vid övergången från pappersbaserad ärendehantering till elektroniska dokument och elektroniska akter gjorde regeringen bedömningen att akterna skulle komma att bli åtkomliga för parter via bildskärm eller utskrift. Särskilda skäl förelåg därför (prop. 1994/95:93 s.34). Bestämmelsen är därför bara aktuell om det är fråga om ärenden som inte handläggs elektronisk.