Förutsättningar för att personalvårdsförmåner ska vara skattefria

Personalvårdsförmåner är skattefria

Personalvårdsförmåner är skattefria. Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde som inte är en direkt ersättning för utfört arbete. Det kan vara enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet eller liknande. Det kan också vara en förmån som lämnas på grund av sedvänja inom det yrke eller den verksamhet som det är fråga om (11 kap. 11 § IL, prop. 1993/94:90 s. 101).

Förfriskningar och annan enklare förtäring i samband med arbetet samt möjlighet till enklare slag av motion och annan friskvård är de personalvårdsförmåner som särskilt omnämns i lagen (11 kap. 12 § IL).

Som exempel på enklare förtäring kan nämnas kaffe, te, alkoholfri dryck, frukt, bulle eller enklare smörgås, som inte kan anses som en hel måltid. Om en arbetsgivare ger den anställda en hel måltid uppkommer normalt en skattepliktig kostförmån.

Enklare former av personalstöd i form av rådgivning vid personliga krissituationer kan också falla in under begreppet personalvårdsförmån.

Det kan vara en skattefri personalvårdsförmån när en arbetsgivare ger en enklare blombukett till anställda vid högtidsdagar, sjukdomsfall, nyanställningar och liknande.

Som personalvårdsförmåner räknas inte

• rabatter
• förmåner som den anställda får byta ut mot kontant ersättning
• förmåner som inte riktar sig till hela personalen
• andra förmåner som den anställda får utanför arbetsgivarens arbetsplatser genom kuponger eller något motsvarande betalningssystem (11 kap. 11 § andra stycket IL).

Personalvårdsförmåner kännetecknas av att de tillhandahålls på arbetsplatsen. Med arbetsgivarens arbetsplats avses varje plats där arbetet utförs för arbetsgivarens räkning mer än helt tillfälligt. Enligt Skatteverket är personalvårdsförmåner som syftar till att skapa trivsel på arbetsplatsen inte skattefria om de tillhandahålls i det egna hemmet, även om arbete utförs i hemmet mer än tillfälligt. För att en förmån ska anses skapa trivsel på arbetsplatsen ska den tillhandahållas på en gemensam arbetsplats som ställs till förfogande av arbetsgivaren. Undantag görs dock för vissa personalvårdsförmåner som av sedvänja tillhandahålls utanför arbetsplatsen, t.ex. personalutflykter. Även motionsförmåner kan med bibehållen skattefrihet tillhandahållas utanför arbetsplatsen (prop. 2002/03:123 s.14).

Utöver vad som regleras i 11 kap. 11–12 §§ IL om personalvårdsförmåner omfattar begreppet personalvård även t.ex. personalfester, som utgör intern representation. En förmån av kost vid en sådan personalfest ska inte tas upp till beskattning (11 kap. 2 § IL). Skatteverket anser att förmån av resa och högst en natts logi i samband med en sådan personalfest på annan plats än den anställdas tjänsteställe inte bör beskattas. Motsvarande gäller även resa och övernattning för en medföljande make, maka eller sambo.

Skatteverket anser att det inte är en skattefri personalvårdsförmån när en anställd köper förfriskningar och enklare förtäring under en tjänsteresa och arbetsgivaren står för kostnaden. Det handlar i det fallet om en förmån som ges till en enskild anställd och utanför arbetsplatsen. Den anställda ska beskattas för värdet av förmånen, oavsett om arbetsgivaren står för kostnaden direkt eller indirekt via olika bonusprogram.

Ska vara av mindre värde

Genom uttrycket ”mindre värde” markeras att skattefriheten för personalvårdsförmåner förutsätter att de inte kostar för mycket. Någon fastställd beloppsgräns för hur stor arbetsgivarens kostnad eller subvention får vara finns inte, eftersom kostnadsläget kan variera mellan olika orter.

Uttrycket mindre värde bör bedömas för varje slag av personalvårdsförmån för sig. Om en anställd exempelvis erhåller förfriskningar på arbetsplatsen påverkar detta inte bedömningen av en motionsförmån. Däremot blir bedömningen annorlunda om arbetsgivaren tillhandahåller ett flertal personalvårdsförmåner av liknande karaktär. Om arbetsgivaren som naturaförmån erbjuder de anställda exempelvis tennis, simning och gymnastik ska det sammanlagda värdet av dessa förmåner vara av mindre värde.

Förmån på grund av sedvänja

Personalvårdsförmåner kan ges på grund av sedvänja inom ett visst yrke eller inom en viss verksamhet. Vad som är skattefri förmån på en arbetsplats behöver nödvändigtvis inte vara det på alla andra arbetsplatser. Klassiska exempel är bryggeriarbetare med fri tillgång till dricka under arbetsdagen (s.k. dagdricka), fri hårvård för damfrisörska och fria bad för den som är anställd på badhus (prop. 1987/88:52 s. 48). Även liftkort för anställda vid skidanläggning har godtagits som skattefri personalvårdsförmån på grund av sedvänja. Förmånen kan endast avse den anställda och den arbetsplats där denna arbetar.

Förmånen får inte kunna bytas mot kontanter

Om en personalvårdsförmån på en arbetsplats går att byta mot kontanter blir den skattepliktig, och detta oavsett om mottagaren väljer kontanter eller förmånen. Själva möjligheten att byta förmånen mot kontanter utlöser beskattning. Enligt ett inte överklagat förhandsbesked går det därför inte att kombinera en skattefri motionsförmån med bruttolöneavdrag. Ett system med bruttolöneavdrag för att få motion innebär att den som avstår från motionsförmånen får ett med bruttolöneavdraget motsvarande belopp högre lön än den som tagit emot förmånen. Förmånen anses då möjlig att byta mot kontant ersättning (SRN 2003-06-19).

Hela personalen ska erbjudas förmånen

Personalvårdsförmåner ska erbjudas företagets hela personal.

Med hela personalen avses samtliga anställda oavsett anställningsvillkor. Det betyder att även vikarier och tillfälligt anställda ska omfattas av erbjudande av personalvårdsförmåner (RÅ 2001 ref. 44). Förmånerna ska i princip kvarstå även vid frånvaro på grund av sjukskrivning och föräldraledighet. Skattefriheten påverkas däremot inte av om arbetsgivaren inte erbjuder de aktuella förmånerna till anställda som är tjänstlediga på grund av annan anställning eller studier.

Hos större arbetsgivare såsom kommuner och koncerner m.fl. som har verksamhet på flera olika platser, kan det vara svårt att erbjuda hela personalen personalvårdsförmåner av precis samma innehåll. Av praktiska skäl måste därför godtas att den närmare utformningen av personalvårdsförmånerna vad gäller innehåll och administration får lösas inom varje naturligt avgränsad arbetsplats för sig.

Förmånen blir skattepliktig, om den utformas på ett sådant sätt att den i praktiken begränsar sig till en liten grupp anställda. Formerna för hur t.ex. motion kommer de anställda till del är däremot normalt av underordnad betydelse. Exempelvis kan man tänka sig särskilda arrangemang för tillfälligt anställda, t.ex. i form av klippkort (prop. 2002/03:123 s. 15). Det kan även finnas skäl att medge särlösningar för någon med en funktionsnedsättning, som t.ex. innebär att personen kan utöva sin friskvård i bostaden.

Uppdragstagare får omfattas

Skatteverket anser att en arbetsgivare kan ge personalvårdsförmåner även till uppdragstagare på samma villkor som gäller för arbetsgivarens anställda utan att uppdragstagarna beskattas.

Förmån genom kuponger är inte personalvårdsförmån

Förmåner som en anställd får utanför arbetsgivarens arbetsplatser genom kuponger eller något motsvarande betalningssystem räknas normalt inte som personalvårdsförmåner och är då skattepliktiga, med undantag för vissa så kallade friskvårdskuponger.