En beskattningsbar person som inte är etablerad här och är eller ska vara registrerad till mervärdesskatt i Sverige ska inte lämna en särskild ansökan om återbetalning. Den ingående skatten ska istället redovisas i en skattedeklaration.
En beskattningsbar person, som inte är etablerad här och som är eller ska vara registrerad för mervärdesskatt i Sverige enligt 7 kap. 1 § första stycket punkt 3–5 skatteförfarandelagen (2011:1244), SFL, ska inte lämna en särskild ansökan om återbetalning. Den ingående skatt som den beskattningsbara personen har rätt till återbetalning för redovisas i stället i en skattedeklaration (14 kap. 51–53 §§ ML). Bestämmelsen om minimibelopp i 14 kap. 16 ML respektive 14 kap. 44 §§ ML gäller även då återbetalningsrätten utövas i skattedeklarationen (14 kap. 54 § ML).
En beskattningsbar person som gör ett sådant unionsinternt förvärv som är undantaget från skatteplikt enligt 10 kap. 50 § ML ska registreras för mervärdesskatt i Sverige (7 kap. 1 § första stycket 5 SFL). Om en sådan beskattningsbar person har kostnader i Sverige och har rätt till återbetalning av den ingående skatten enligt 14 kap. 7–9 §§ ML eller 14 kap. 36–37 §§ ML ska ansökan om återbetalning göras i en mervärdesskattedeklaration.
Den som har rätt till avdrag för ingående skatt enligt 13 kap. 6, 9, 10 eller 11 § ML eller 21 kap. 10 eller 11 § ML ska vara registrerad för mervärdesskatt (7 kap. 1 § första stycket 4 SFL).
Registrerad för mervärdesskatt ska även en importör vara, om en vara har importerats till Sverige för att sändas eller transporteras till ett annat EU-land. Importören har då rätt till återbetalning för den mervärdesskatt som betalats vid importen. Detta gäller dock bara om importören kan styrka att varan har beskattats som unionsinternt förvärv i det EU-landet i enlighet med tillämpningen av artikel 20 andra stycket i mervärdesskattedirektivet. Återbetalningsrätten utövas i skattedeklarationen (14 kap. 49–54 §§ ML).
Om en beskattningsbar person som ingår i en mervärdesskattegrupp i ett annat EU-land tillhandahåller varor eller tjänster här medför det normalt att den beskattningsbara personen ska registreras för redovisning av mervärdesskatt här. Enligt Skatteverkets uppfattning medför en sådan registrering inte att den mervärdesskattegrupp som företaget är en del av i etableringsmedlemsstaten är förhindrad att ansöka om återbetalning av mervärdesskatt i Sverige via den elektroniska portal som har inrättats i etableringsmedlemsstaten. Detta gäller oavsett om det är den företagare som är huvudman eller en annan medlem i mervärdesskattegruppen som är registrerad för mervärdesskatt i Sverige (Skatteverkets ställningstagande om ansökningar om återbetalning av mervärdesskatt från mervärdesskattegrupper).