Arkivera allmänna handlingar

Bestämmelser om arkivering och gallring

Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska arkiveras och gallras ska meddelas i lag (2 kap 23 § TF).

De viktigaste bestämmelserna om arkivering och gallring finns i ArkivL, arkivförordningen (1991:446), och Riksarkivets föreskrifter RA-FS och RA-MS. Bestämmelserna gäller i första hand för myndigheter, såväl statliga som kommunala, men ska också tillämpas på vissa andra organ (1 § ArkivL).

Bestämmelser om förvaring och gallring av deklarationer och andra handlingar som finns inom beskattningsverksamheten finns (20 kap. 1-3 §§ SFF).

Bestämmelser om gallring finns även i särskilda registerförfattningar. I Skatteverkets beskattningsverksamhet, brottsbekämpande verksamhet, id-kortsverksamhet, SPAR-verksamhet och äktenskapsregisterverksamhet finns exempelvis särskilda regler om gallring.

Arkivering

Myndigheters arkiv ska hållas ordnade och vårdas så att dessa tillgodoser följande behov:

• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, t.ex. vid överklagande av Skatteverkets beslut
• forskningens behov.

Myndigheters arkiv utgör dessutom en del av vårt nationella kulturarv (3 § ArkivL).

Skatteverket ska arkivera sina allmänna handlingar. Skatteverkets arkiv utgörs av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana minnesanteckningar, utkast och koncept till Skatteverkets beslut eller skrivelser som avses i 2 kap. 12 § TF och som tas om hand för arkivering (3 § ArkivL).

Upptagningar för automatiserade behandlingar som är tillgängliga för flera myndigheter och är allmänna handlingar där, ska arkiveras endast hos en av myndigheterna. Arkivering ska i första hand ske hos den myndighet som har svarat för huvuddelen av den allmänna handlingen (3 § ArkivL). Om flera myndigheter har svarat för ungefär lika stora delar av upptagningen kan Riksarkivet föreskriva hos vilken myndighet upptagningen ska arkiveras (4 § arkivförordningen (1991:446)).

När ska du arkivera allmänna handlingar?

När ett ärende är färdigbehandlat hos en myndighet ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. Då ska myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § TF ska tas om hand för arkivering (3 § arkivförordningen).

Vad som menas med ”tas om hand för arkivering” har behandlats av Högsta förvaltningsdomstolen (RÅ 1999 ref. 36). Domstolen ansåg att det krävs en aktiv åtgärd av myndigheten. När ett ärende är avslutat ska akten gås igenom innan den överlämnas till arkivet eller till registrator och senare till arkivet. Det är bara de handlingar som sparas då som kan anses vara omhändertagna för arkivering gällande just det ärendet. Det spelar ingen roll om handlingarna sparas elektroniskt eller i pappersform. Handlingar som efter en sådan genomgång inte anses ingå i akten men som ändå på något sätt finns kvar - t.ex. i en pärm hos en tjänsteman eller i dennes dator – kan inte anses omhändertagna för arkivering (prop. 1975/76:160 s. 168).

Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts.

Gallring

Allmänna handlingar får gallras (10 § första stycket ArkivL). Skatteverket får gallra allmänna handlingar om det finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Finns inte sådana bestämmelser får Skatteverket gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet (14 § ArkivF).

Med gallring menas att du förstör allmänna handlingar eller uppgifter. Att föra över uppgifter till annan databärare utgör också gallring om överföringen medför förlust av något av följande:

• information
• möjlighet att göra informationssammanställningar
• sökmöjligheter
• möjlighet att fastställa informationens äkthet.

Vid gallring ska du ta hänsyn till att det material som bevaras ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov (10 § andra stycket ArkivL).

Om det i en annan lag eller förordning finns bestämmelser som avviker från arkivlagens bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar ska du tillämpa de bestämmelserna i stället för arkivlagen (10 § tredje stycket ArkivL). Bestämmelser om gallring finns även i särskilda registerförfattningar. I Skatteverkets beskattningsverksamhet, brottsbekämpande verksamhet, id-kortsverksamhet, SPAR-verksamhet och äktenskapsregisterverksamhet finns exempelvis särskilda regler för gallring.