Vilka uppgifter ska redovisas i en arbetsgivardeklaration?

Generella uppgifter i arbetsgivardeklaration

De uppgifter som ska vara med i en arbetsgivardeklaration regleras i 26 kap. 18 och 19 a–f §§ SFL samt i 6 kap. 1 § 1–3 SFF.

En arbetsgivardeklaration ska innehålla uppgifter om

• namn på den uppgiftsskyldiga
• personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer för den uppgiftsskyldiga
• postadress för den uppgiftsskyldiga
• redovisningsperiod
• sammanlagda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

En arbetsgivardeklaration ska även innehålla följande uppgifter:

• Det sammanlagda beloppet av ersättningar som betalas ut på grund av pensionsförsäkringar eller återköp av sådana försäkringar och ersättningar som betalas ut till förmånstagare enligt ett sådant avtal om tjänstepension som avses i 28 kap. 2 § andra stycket IL. Observera att det bara gäller om utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag på ersättningen (26 kap. 19 § 2 SFL).
• Den sammanlagda ersättningen av ränta, utdelning och annan avkastning och som utbetalaren har skyldighet att göra skatteavdrag för (26 kap. 19 § 3 SFL).
• De sammanlagda bidrag som en arbetsgivare lämnar till en vinstandelsstiftelse eller någon annan juridisk person med motsvarande ändamål (26 kap. 19 § 4 SFL).

Uppgifter som ska lämnas i arbetsgivardeklaration för respektive betalningsmottagare

Arbetsgivardeklarationen ska också innehålla vissa uppgifter för en viss betalningsmottagare.

För varje betalningsmottagare ska arbetsgivardeklaration innehålla uppgifter om (26 kap. 19 a § SFL och 6 kap. 1 § andra stycket SFF)

• namn
• personnummer eller samordningsnummer*
• postadress
• den ersättning för arbete som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för
• den ersättning som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för enligt 13 kap. 3 och 4 §§ SFL (särskild inkomstskatt enligt SINK eller A-SINK)
• skatteavdragets belopp
• den ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för
• ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift
• kostnadsavdrag
• arbetsplatsens adress, om betalningsmottagaren har haft endast en arbetsplats i en och samma anställning under redovisningsperioden. Med arbetsplatsens adress avses i detta sammanhang den skattskyldigas tjänsteställe enligt 12 kap. 8 § IL (prop. 2022/23:18 s. 18).

Adressen ska entydigt ange läget för arbetsplatsen och ska anges i form av gatuadress (gatunamn och adressnummer) eller annan lägesangivelse och ortens namn. Om arbetsplatsen inte ligger i en specifik ort ska i stället för ortens namn en uppgift lämnas om närmaste tätort eller kommunens namn (prop. 2021/22:228 s. 65).

* Om betalningsmottagaren inte har något personnummer eller samordningsnummer ska man från och med den 1 september 2023 lämna uppgift om personens födelsedatum, födelseort och medborgarskap (6 kap. 1 § andra stycket SFF).

En arbetsgivardeklaration ska även innehålla följande uppgifter för varje betalningsmottagare (26 kap. 19 b § första stycket SFL):

• annan ersättning än den som anges i 19 a § SFL, om ersättningen är en sådan ersättning eller förmån som avses i 15 kap. 2 § SFL och ersättningen eller förmånen har getts ut av den deklarationsskyldiga eller kan anses utgiven av denne enligt 11 kap. 5–7 §§ SFL
• antalet dagar med sjöinkomst samt på vilket fartyg och i vilket fartområde som tjänstgöringen ägt rum
• om Skatteverket har beslutat om ett justerat förmånsvärde för bil, kost eller bostad
• arbetsställenummer enligt lagen (1984:533) om arbetsställenummer m.m., om ett sådant har tilldelats
• underlaget för skattereduktion för rot- eller rutarbete enligt 67 kap. IL som getts ut av den deklarationsskyldiga, om den som utfört arbetet var godkänd för F-skatt vid någon av de tidpunkter som anges i 67 kap. 16 § 1 IL eller har ett intyg eller liknande handling som avses i 67 kap. 17 § IL
• hur stor del förmånen av underlaget för skattereduktion som avser rutarbete (67 kap. 13 § IL)
• uppgift om att man har utnyttjat en personaloption som avses i 11 a kap. IL under förutsättning att personaloptionen har förvärvats i tjänst hos den som är skyldig att deklarera
• hyresersättning (se nedan)
• den del av den ersättning eller förmån som har getts ut som är ersättning för styrelsearbete (26 kap. 19 b § första stycket 9 SFL).

Om det som har betalats ut är ett engångsbelopp på grund av en sådan personskada som avses i 11 kap. 38 § IL, ska det i arbetsgivardeklarationen anges om något engångsbelopp på grund av samma skada har getts ut tidigare samt i så fall med vilket belopp och under vilket utbetalningsår (26 kap. 19 b § andra stycket SFL).

Om det som har betalats ut är en ersättning eller en förmån som inte ska tas upp till beskattning men är avgiftspliktig enligt socialavgiftslagen, ska värdet på en sådan ersättning eller förmån anges särskilt i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 b § tredje stycket SFL).

Hyresersättning

Om en anställd upplåter en privatbostad eller en bostad med hyresrätt till sin arbetsgivare (den deklarationsskyldiga), ska den anställda beskattas i inkomstslaget kapital för hyresersättningen. Det gäller under förutsättning att den utbetalade hyresersättningen är marknadsmässig. Ersättningen ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Detta gäller dock bara om utbetalaren även har betalat ut ersättning för arbete och har gjort eller varit skyldig att göra skatteavdrag från ersättningen (26 kap. 19 b § första stycket 8 SFL). Är hyresersättningen högre än vad som är marknadsmässigt och övriga förutsättningar är uppfyllda, ska den överskjutande delen redovisas som lön.

Tjänsteresor

När det gäller ersättning för utgifter vid tjänsteresor finns det vissa begränsningar av uppgiftsskyldigheten per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 c § SFL). Om den deklarationsskyldiga har betalat ut ersättning för utgifter vid tjänsteresor som inte ska ingå i underlaget för skatteavdrag, är det tillräckligt att det i arbetsgivardeklarationen anges med ett kryss att man har betalat ut sådan ersättning. Det gäller bilkostnadsersättningar och traktamenten upp till de avdragsgilla schablonbeloppen.

Utbetalda ersättningar för utgifter för logi eller resor med något annat transportmedel än en egen bil eller förmånsbil ska inte redovisas i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 c § andra stycket SFL).

Frivillig redovisning i arbetsgivardeklarationen

Även om utbetalad ersättning inte uppfyller kraven för att redovisas i en arbetsgivardeklaration kan uppgiften frivilligt lämnas i en arbetsgivardeklaration per betalningsmottagare (26 kap. 19 d § SFL). Det gäller bara om uppgiften annars skulle ha lämnats i kontrolluppgiften enligt 15 kap. SFL (tjänst), kontrolluppgift om reduktion för hushållsarbete (22 kap. 13 § SFL) samt kontrolluppgift om utnyttjande av personaloption enligt 11 a kap. IL (22 kap. 26 § SFL). Om uppgiften om utgiven ersättning eller förmån frivilligt lämnas per betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration ska någon kontrolluppgift inte lämnas.

Möjligheten att frivilligt lämna uppgifter om betalningsmottagaren i arbetsgivardeklarationen, gäller dock inte sådana pensionsersättningar som avses i 10 kap. 5 § första stycket 4 och 5 IL. Dessa ska alltid redovisas i kontrolluppgift.

Socialavgiftsavtal

Om man har ingått ett socialavgiftsavtal räcker det enligt 26 kap. 19 e § SFL att betalningsmottagaren redovisar följande uppgifter i arbetsgivardeklarationen:

• den ersättning som arbetsgivavgifter ska betalas för
• kostnadsavdrag
• periodens arbetsgivaravgifter.

Förmåner

I en arbetsgivardeklaration som innehåller uppgifter om en viss betalningsmottagare enligt 26 kap. 19 a–19 c §§ eller 19 e § SFL ska följande uppgifter om mottagaren lämnas (6 kap. 3 § SFF):

• bruttolönen
• det sammanlagda värdet av andra förmåner än bilförmån
• värdet av bilförmånen, exklusive drivmedel, efter nedsättning av förmånsvärdet på grund av att mottagaren har utgett ersättning för förmånen
• värdet av drivmedelsförmån (61 kap. 10 § IL)
• anges med ett kryss om förmånen avser en bostad som är belägen på en småhusenhet (gäller ej förmån av semesterbostad).

Inkomst som är skattepliktig enligt A-SINK

Den som ska redovisa skatteavdrag för A-SINK ska också lämna uppgifter om arten av den verksamhet som ersättning har betalats ut för. Uppgifterna ska lämnas även när ersättningen är undantagen från skatteplikt på grund av skatteavtal enligt 8 § första stycket 4 A-SINK (6 kap. 3 § fjärde stycket SFF).

Utländskt skatteregistreringsnummer för obegränsat skattskyldiga

Om betalningsmottagaren är obegränsat skattskyldig och har hemvist i någon annan stat eller jurisdiktion ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter om mottagarens utländska skatteregistreringsnummer (TIN) eller motsvarande samt landskoden för TIN (6 kap. 1 § andra stycket SFF).

Utländskt skatteregistreringsnummer och medborgarskap för begränsat skattskyldiga

Om betalningsmottagaren är begränsat skattskyldig ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter om mottagarens

• utländska skatteregistreringsnummer (TIN) eller motsvarande samt landskoden för TIN
• medborgarskap.

Uppgifterna behöver inte lämnas om dessa saknar betydelse för

• bestämmande att ta ut avgifter och skatt enligt de lagar som anges i 14 kap. 1 § 1 SFL
• bestämmande av underlag för att ta ut egenavgifter
• registrering av skatteavdrag
• bestämmande av skattereduktion
• beräkning av PGI
• beskattning enligt SINK eller A-SINK
• Sveriges åtaganden inom det internationella utbytet av information (6 kap. 2 § andra stycket SFF).

Skatteverket har föreskrivit när uppgifter ska lämnas inom ramen för informationsutbytet (SKVFS 2018:17)­. Det innebär att man ska lämna uppgifter om en person som är bosatt i, eller ska beskattas i, ett land eller område som finns med på listan i bilagan till föreskrifterna.

Ändring eller tillägg av uppgifter om betalningsmottagare

Om den deklarationsskyldiga har lämnat fel uppgifter eller har glömt att lämna en uppgift, ska hen ändra uppgifterna (26 kap. 40 § SFL). Skyldigheten att ändra eller lägga till uppgifter omfattar alla uppgifter i arbetsgivardeklarationen oavsett om den felaktiga uppgiften påverkar skyldigheten att betala arbetsgivaravgifter eller avdragen skatt. Exempelvis måste en uppgift om felaktig betalningsmottagare rättas även om det inte påverkar skyldigheten att betala arbetsgivaravgifter eller skatteavdrag. Man ska lämna de rättade eller ändrade uppgifterna snarast (prop. 2016/17:58 s. 189). Om det har gått mer än sex år från det kalenderår som uppgiften hänför sig till, ska man inte längre göra någon ändring eller tillägg av uppgifter (26 kap. 40 § andra stycket SFL). Rättelse ska ske för den period den felaktiga uppgiften lämnats. Rättade eller ändrade uppgifter ska senast samma dag också lämnas till betalningsmottagaren. Observera att det i regel inte ska göras någon rättelse av avdragen skatt.

En ändring eller tillägg av uppgifter ska göras skriftligen (26 kap. 41 § SFL).

Uppgifter om andra statliga stöd i vissa fall

Om arbetsgivaren ska tillämpa reglerna om särskild beräkning av arbetsgivaravgifter, allmän löneavgift och särskild löneskatt (växa-stöd) ska hen lämna uppgifter om annat stöd av mindre betydelse som beviljats under beskattningsåret och de två föregående beskattningsåren. Arbetsgivaren ska även lämna övriga uppgifter som behövs för att Skatteverket ska kunna bedöma rätten till ersättning (26 kap. 19 f § SFL).

Exempel på övriga uppgifter som kan vara nödvändiga är uppgifter om stöd av mindre betydelse som har beviljats andra företag som den uppgiftsskyldiga står i intressegemenskap med. Med företag avses i detta sammanhang inte endast det enskilda företaget (förordning 1407/2013 artikel 2.2). Ett företag kan omfatta även andra bolag och enskilda näringsidkare som står i intressegemenskap med den uppgiftsskyldiga på ett sådant sätt att det bör ses som ett enda företag (prop. 2017/18:1 s. 328).

Uppgifter om kostnader för sjuklön i arbetsgivardeklaration

En arbetsgivare ska lämna uppgifter om sjuklönekostnader i samband med arbetsgivardeklarationen (17 b § lagen [1991:1047] om sjuklön). Uppgifterna hämtas in för Försäkringskassans räkning och används för att beräkna om arbetsgivaren ska få tillbaka ersättning på grund av för höga sjuklönekostnader.

För att beräkna sjuklönekostnaden, se Försäkringskassan.