Personaladministrativa verksamheten

Vad ingår i verksamheten?

Med personaladministrativ verksamhet menas i det här sammanhanget sådan verksamhet som hanterar information om personal och som inte görs direkt i någon av Skatteverkets olika verksamhetsgrenar.

Skatteverket kan behandla t.ex. följande uppgifter för administrativa ändamål:

• uppgifter om anställdas namn, adress och personnummer för utbetalning av lön
• uppgifter om namn på närmast anhörig till anställda för att kunna informera de anhöriga vid eventuellt olycksfall eller sjukdom
• fotografier av anställda för att tillverka tjänstekort
• identifikationsuppgifter för anställda i inpasseringssystem för att säkerställa att enbart behöriga personer befinner sig i Skatteverkets lokaler.

Vilken registerförfattning ska Skatteverket tillämpa i verksamheten?

Det finns ingen särskild registerförfattning som gäller för behandling av personuppgifter för personaladministrativa ändamål. Skatteverket ska därför tillämpa de grundläggande dataskyddsbestämmelserna vid sådan behandling.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen

Skatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som görs inom myndigheten.

Tillåten behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste Skatteverket ha stöd i en lag eller annan författning. Annars är behandlingen inte tillåten.

Skatteverket får behandla personuppgifter från den registrerade personen under bland annat nedanstående förutsättningar inom den personaladministrativa verksamheten.

Behandla uppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse

Skatteverket får behandla personuppgifter från den registrerade personen om behandlingen är nödvändig för att Skatteverket ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse. Skatteverket får behandla anställdas personuppgifter för att vidta sådana åtgärder som en arbetsgivare är skyldig att vidta t.ex. enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) och Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Behandla uppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i Skatteverkets myndighetsutövning

Skatteverket får behandla personuppgifter från den registrerade personen om behandlingen är nödvändig för att Skatteverket ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse. Skatteverket får t.ex. behandla en anställds personuppgifter för internt säkerhetsarbete och personalvård.

Skatteverket får också behandla personuppgifter om behandlingen är nödvändig som ett led i Skatteverkets myndighetsutövning. Ett exempel på en sådan myndighetsutövning är när Skatteverket fattar beslut om anställning av arbetstagare (prop. 1993/94:65 s. 43).

Skatteverket får bara behandla personuppgifter för särskilda ändamål

Skatteverket får behandla personuppgifter bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål (artikel 5 b i EU:s dataskyddsförordning). Det eller de ändamål som Skatteverket bestämmer för behandlingen påverkar bl.a. vilka personuppgifter som får behandlas, mängden personuppgifter som får behandlas och hur länge personuppgifterna får sparas.

Skatteverket kan behandla personuppgifter i personaladministrativ verksamhet för t.ex. följande ändamål:

• löneutbetalningsändamål
• behörighetskontroll
• planering och uppföljning av arbetet.

Skatteverket får inte behandla personuppgifter för något ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna från början samlades in. Detta kallas finalitetsprincipen.

Känsliga personuppgifter

Huvudregeln är att Skatteverket inte får behandla känsliga personuppgifter. Ett undantag från denna huvudregel är att känsliga personuppgifter får behandlas om behandlingen är nödvändig för att Skatteverket ska kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten (3 kap. 2 § kompletterande dataskyddslag).

Skatteverket får t.ex. behandla följande:

• uppgifter om anställdas sjukfrånvaro för att kunna betala ut sjuklön eller avgöra om en rehabiliteringsprocess bör inledas
• uppgift om anställdas medlemskap i en fackförening för att kunna fullgöra sin förhandlingsskyldighet enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.

Skatteverket ska informera den anställda om behandlingen av personuppgifter

Skatteverkets skyldighet att lämna information till registrerade personer om den personuppgiftsbehandling som Skatteverket gör gäller även i förhållande till de anställda (registrerades rättigheter). Detta innebär bland annat att den som är anställd vid Skatteverket har rätt att få ett s.k. registerutdrag.

Kompletterande information

• Grundläggande principer på behandling av personuppgifter.