Personaladministrativa verksamheten

Sekretess i personaladministrativ verksamhet

De åtgärder som en myndighet vidtar i fråga om personalen kan avse t.ex. tjänstetillsättning, löner, rutiner vid ledighet, disciplinära åtgärder, omplacering av personal och upphörande av anställning. Hit hör också personalvårdande åtgärder såsom psykologisk och social rådgivning för att främja hälsa, arbetstrivsel och effektivitet, utvecklingssamtal m.m. För åtgärder av detta slag används vanligtvis uttrycket personaladministrativ verksamhet. Uppgifter i sådan verksamhet är sekretessreglerade i 39 kap. OSL. Uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, enskilds hälsotillstånd, adresser och telefonnummer m.m. kan alltså vara sekretessbelagda i sådan verksamhet om vissa förutsättningar är uppfyllda. Den personaladministrativa sekretessen som gäller för vissa uppgifter om anställda på en myndighet, t.ex. bostadsadress och privata telefonnummer, omfattar även tidigare anställda vid myndigheten (RÅ 1998 ref. 54).

Begreppet personaladministrativ verksamhet ska inte tolkas alltför snävt men gäller inte i all verksamhet som Skatteverket bedriver. Det innebär att bestämmelserna om personaladministrativ sekretess inte är tillämpliga i Skatteverkets kärnverksamhet, t.ex. i beskattningsverksamheten eller i folkbokföringsverksamheten. Ett grundläggande krav vid myndigheters beslutsfattande är att den ansvariga beslutsfattaren inte kan fatta beslut anonymt. Vem som har fattat ett beslut kan därför inte sekretessbeläggas med stöd av bestämmelserna i 39 kap. OSL (HFD 2015 ref. 57).

Sekretess för uppgifter om adress, telefonnummer m.m.

Uppgift om adresser och telefonnummer m.m. är sekretessreglerade i 39 kap. 3 § andra stycket OSL. Bestämmelsen gäller i alla myndigheters personaladministrativa verksamhet. De uppgifter som är sekretessreglerade är uppgift om en enskilds bostadsadress, privata telefonnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgift i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort eller för intern presentation av myndighetens personal samt uppgift om närstående till personalen.

Vissa yrkesgrupper är mer utsatta för hot och trakasserier än andra (prop. 2016/17:208 s. 49). Som exempel kan nämnas poliser, åklagare, domare, socialtjänstpersonal och kronofogdar. Av det skälet gäller ett så kallat förstärkt sekretesskydd för vissa ytterligare uppgifter avseende personalen hos vissa myndigheter. Skatteverket är en sådan myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men. Det framgår av 39 kap. 3 § tredje stycket OSL samt 10 § OSF. Det förstärkta sekretesskyddet som regleras i 39 kap. 3 § tredje stycket OSL jämfört med 10 § OSF gäller för uppgifter om personnummer och födelsedatum avseende personalen.

Det innebär sammanfattningsvis att uppgifter om enskildas bostadsadress, privata telefonnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgifter i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort eller för intern presentation av myndighetens personal, uppgifter om närstående till personalen samt uppgift om personnummer och födelsedatum som huvudregel är sekretessbelagda uppgifter i den personaladministrativa verksamheten hos Skatteverket. Uppgift om namn regleras i 39 kap. 3 § första stycket OSL (prop. 2003/04:93 s. 48). Huvudregeln är att uppgift om namn är en offentlig uppgift. Hos de myndigheter där det förstärkta sekretesskyddet inte gäller är uppgiften om personnummer och födelsedatum som huvudregel offentliga uppgifter.

De uppgifter som är sekretessreglerade i 39 kap. 3 § andra och tredje stycket OSL kan alltså vara sekretessbelagda i ansökningshandlingar som kommit in i ett anställningsärende och som avser den person som anställts i rekryteringen. Skatteverket bedömer däremot att bestämmelserna inte är tillämpliga på uppgifter som förekommer i ansökningshandlingar som avser den eller de personer som inte har blivit anställda (KRNG 2021-03-24, mål nr 7764-20). Bestämmelserna gäller dock alltjämt för uppgifterna avseende interna sökanden som redan är anställda vid Skatteverket, även om de inte blev erbjudna den aktuella tjänsten.

Sekretess i personalsocial verksamhet

En del av den personaladministrativa verksamheten utgörs av personalsocial verksamhet. Sekretess för uppgifter i sådan verksamhet regleras i 39 kap. 1 § OSL. Av bestämmelsens första stycke följer att sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent eller en annan sådan befattningshavare som särskilt har till uppgift att bistå med råd och hjälp i personliga angelägenheter om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretessen gäller med ett omvänt skaderekvisit. Det är bara sådana psykologiska undersökningar som sker inom ramen för personalsocial verksamhet som denna bestämmelse tar sikte på. Psykologiska undersökningar eller test i anställningsärenden omfattas alltså inte av bestämmelsen. För dessa kan istället sekretess gälla enligt 39 kap. 5 a § OSL.

Av 39 kap. 1 § andra stycket OSL följer att sekretess gäller i verksamhet som avses i första stycket för annan uppgift om en enskilds personliga förhållanden än som anges där, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller med ett rakt skaderekvisit. Bestämmelsen gäller för uppgifter om enskilds personliga förhållanden som förekommer hos andra än myndigheternas särskilda personalvårdsfunktionärer. Bestämmelsen i andra stycket är tillämplig på uppgifter som t.ex. hänför sig till sådan personalsocial verksamhet som chefer på olika nivåer utövar. Vissa uppgifter som kommer fram vid planerings- eller utvecklingssamtal kan sekretessbeläggas enligt detta stycke (prop. 1979/80:s Del A s. 200–202).

Personaladministrativ verksamhet i övrigt

Enligt 39 kap. 2 § första stycket OSL är följande uppgifter sekretessreglerade

• uppgifter om en enskilds hälsotillstånd
• uppgifter om en enskilds personliga förhållanden som hänför sig till ärenden om omplacering eller pensionering av en anställd.

Förutsättningen för att sekretess ska gälla är att det kan antas att den enskilda eller någon närstående till denna lider men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller alltså med ett rakt skaderekvisit. Med uppgifter om enskilds hälsotillstånd avses främst uppgifter som myndigheten inhämtar i samband med en anställds sjukledighet (prop. 1979/80:2 Del A s. 202). Sekretessen gäller som huvudregel inte i ärenden om anställning eller disciplinansvar (39 kap. 2 § andra stycket OSL). I vissa fall gäller sekretess i anställningsärenden (39 kap. 5 a och 5 b §§ OSL).

Personaladministrativ verksamhet som utförs av en annan myndighet

När Statens servicecenter hanterar uppgifter i personaladministrativ verksamhet om Skatteverkets anställda gäller sekretessen enligt 39 kap. 1–4 §§ OSL i tillämpliga delar även där (39 kap. 5 § OSL).

Personalansvarsnämnden

Skatteverkets personalansvarsnämnd, PAN, prövar personalansvarsärenden rörande Skatteverkets anställda. Den bedöms vara en självständig verksamhetsgren inom Skatteverket. Om nämnden tar emot sekretessbelagda uppgifter från någon annan myndighet eller någon annan verksamhetsgren inom Skatteverket, kommer den sekretessbestämmelse som är tillämplig på dessa uppgifter hos den utlämnande myndigheten eller verksamhetsgrenen att bli tillämplig på uppgifterna även hos PAN. Det följer av en bestämmelse om överföring av sekretess (11 kap. 2 § OSL). Personaladministrativ sekretess gäller inte i ärenden om disciplinansvar (39 kap 2 § andra stycket OSL). Observera att uppgifter i personalansvarsnämndens ärenden kan vara sekretessbelagda med stöd av bestämmelser som dels sekretessreglerar uppgifter som hänför sig till förundersökning i brottmål, 18 kap. 1 § OSL, dels sådana bestämmelser där uppgifter om enskild i verksamhet som syftar till att förebygga eller beivra brott sekretessregleras, 35 kap. 1 § OSL).

Sekretess för olika uppgifter

I tabellen nedan tydliggörs vilka uppgifter och situationer som berörs av den personaladministrativa sekretessen.

Rättsfall: sekretessbelagd uppgift eller inte

Nedan redovisas olika exempel på bedömningar av om en uppgift är sekretessbelagd eller inte.

Löner

Uppgifter om offentliganställdas löner är enligt praxis offentliga (RÅ 2003 ref. 28).

Stämning och delgivning

En uppgift om personnummer har inte lämnats ut när uppgiften begärts i syfte att vidta rättsliga åtgärder, stämning och delgivning, mot en enskild tjänsteman (KRNS 2020-06-04, mål nr 2647-20 och KRNS 2016-03-23, mål nr 1107-16 samt KRNS 2013-05-08, mål nr 1584-13; se även KRNS 2015-01-21, mål nr 9296-14 gällande polisanmälan).

Uppgifter om sjuklön m.m. i lönespecifikationer

Uppgifter om hur länge sjuklön betalats ut och till vilket belopp omfattas av sekretess. Uppgifterna förekom i en lönespecifikation. (RÅ 1990 not. 459 och särskilt KRNS 2012-05-24, mål nr 1312-12).

Uppgift om personal som smittats av Covid-19

Uppgifter som kan identifiera anställda som smittats av Covid-19 har ansetts omfattas av sekretess enligt 39 kap. 2 § första stycket OSL (KRNG 2020-07-07, mål nr 3444-20).

Uppgift om namn i myndighetsutövning

En parkeringsvakt på ett kommunalt bolag fattade beslut om parkeringsanmärkning. Åtgärden utgjorde myndighetsutövning. Uppgiften om parkeringsvaktens namn omfattades därför inte av personaladministrativ sekretess (HFD 2015 ref. 57).

Namn på anställda som sagts upp

Sekretess har inte ansetts gälla för uppgifter om namn på anställda som en personalansvarsnämnd sagt upp i ett ärende som kommit att uppmärksammas massmedialt (RÅ 2010 ref. 20).

Ingen partsinsyn i avslutat anställningsärende

Högsta förvaltningsdomstolen har prövat om en person i egenskap av sökande i ett anställningsärende har rätt till partsinsyn i övriga sökandens ansökningshandlingar. Vid tiden för prövningen var ärendet avslutat hos Statens överklagandenämnd. Domstolen ansåg att det inte fanns sådana beaktansvärda motiv som gav klaganden rätt till partsinsyn i det avslutade ärendet (HFD 2016-07-04, mål nr 2786-16).

Kompletterande information

• Tillämpningen av 39 kap. 3 § första och andra stycket OSL (prop. 1986/87:3 s. 23,prop. 1993/94:165 s. 34, prop. 2003/04:93 s. 46 f. och prop. 2016/17:208 s. 48–70).
• Hur fungerar en sekretessbestämmelse?
• Sekretessbrytande regler.