I vilken form fakturor ska bevaras, mervärdesskatt

1 Sammanfattning

Ett företags (beskattningsbar persons) underlag för avdragsrätt är de fakturor som företaget är skyldigt att bevara.

När ett företag (beskattningsbar person) köper en vara eller tjänst från ett annat företag (beskattningsbar person) och inköpet görs med företagets medel ska företaget bevara den faktura som tas emot från det säljande företaget. Fakturan ska bevaras i den form den hade när företaget tog emot den. Om en anställd gör inköpet med företagets medel har den anställde tagit emot fakturan för företagets räkning, vilket innebär att företaget ska bevara fakturan i den form den hade när den anställde tog emot den.

När en anställd gör inköp med egna medel och sedan får ersättning av arbetsgivaren (företaget) kan det i vissa fall vara fråga om ett utlägg för arbetsgivarens räkning.

I de fall en anställd gör ett utlägg för företagets (arbetsgivarens) räkning anses företaget ha köpt varan eller tjänsten. Det innebär att den anställde i samband med inköpet anses ha tagit emot fakturan för företagets räkning. Företaget ska då bevara fakturan i den form den hade när den anställde tog emot den.

I de fall en anställd inte kan anses göra ett utlägg för företagets (arbetsgivarens) räkning är det inte företaget som köpt varan eller tjänsten för sin verksamhet. Det är i stället den anställdes inköp, ett inköp som företaget kan betala ut ersättning för. Den ersättning som den anställde i sådant fall får av arbetsgivaren kan vara en kostnadsersättning, d.v.s. inte ett utlägg. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget i den form det då hade, eftersom det är en verifikation för utbetalningen till den anställde. Eftersom företaget inte har gjort ett inköp från en beskattningsbar person saknar det avdragsrätt för den mervärdesskatt som eventuellt framgår av underlaget.

Det förekommer att det säljande företaget ur sitt kassaregister tar fram en kopia av kassakvittot. Om kassaregistret omfattas av Skatteverkets bestämmelser om krav på kassaregister ska en sådan kopia vara märkt med ordet kopia. Skatteverket anser att ett företag kan bevara det kvitto som det tar emot från det säljande företaget oavsett om kvittot är märkt med ordet kopia eller inte. Det kvittot utgör då underlag för företagets (beskattningsbara personens) avdragsrätt för mervärdesskatt.

2 Frågeställning

På marknaden finns olika tekniska lösningar och system för elektronisk kvittohantering. De är framtagna för att förenkla kvittohanteringen för anställda och företag/arbetsgivare, på så sätt att de inte ska behöva hantera och bevara ett papperskvitto. Vissa system innebär att den anställde – den som tar emot kvittot av säljaren – skapar en elektronisk kopia med hjälp av sin mobiltelefon. Det sker genom att den anställde fotograferar papperskvittot med sin mobiltelefon. Överföringen till elektronisk form sker genom en särskild programvara – en mobilapp. Den anställde kan sedan skicka den elektroniska kopian till sin arbetsgivare. Andra system innebär att säljaren redan från början utfärdar en elektronisk version av kvittot som överförs elektroniskt till köparen, d.v.s. ett e-kvitto skickas från säljare till köpare.

Fråga har uppkommit i vilken form köparen (företaget/arbetsgivaren) ska bevara fakturor (t.ex. kvitton) i bokföringen, för att dessa ska kunna vara underlag för avdragsrätt för mervärdesskatt

3 Gällande rätt m.m.

3.1 Mervärdesskatt

3.1.1 Bestämmelser

Den som bedriver en verksamhet som medför skattskyldighet får göra avdrag för ingående skatt som avser förvärv eller import i verksamheten (8 kap. 3 § mervärdesskattelagen, [1994:200], ML). Motsvarande bestämmelse finns i artikel 168 i rådets direktiv 2006/112/EG om ett gemensamt system för mervärdesskatt, mervärdesskattedirektivet.

Avdragsrätten ska styrkas genom en faktura (8 kap. 5 och 17 §§ ML, som motsvaras av artikel 178 i mervärdesskattedirektivet).

Med faktura avses ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i 11 kap. ML. Om faktureringsreglerna i ett annat EU-land är tillämpliga enligt artikel 219a i mervärdesskattedirektivet ska fakturan i stället uppfylla villkoren för fakturor i det landet (1 kap. 17 § ML, som motsvaras av artikel 218 i mervärdesskattedirektivet).

Med elektronisk faktura avses en faktura enligt 1 kap. 17 § ML som utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format (1 kap. 17 a § ML, som motsvaras av artikel 217 i mervärdesskattedirektivet).

En faktura ska bl.a. innehålla uppgift om köparens namn och adress. I vissa situationer kan dock en förenklad faktura utan köparens namn och adress godtas. Det gäller bl.a. om fakturans totalbelopp inte överstiger 4 000 kronor inklusive mervärdesskatt (11 kap. 8 och 9 §§ ML).

Den som är faktureringsskyldig enligt ML är också skyldig att bevara utfärdade och mottagna fakturor. Fakturorna ska bevaras i enlighet med arkiveringsreglerna i 7 kap. bokföringslagen (1999:1078), BFL. Bestämmelserna om formen och platsen för bevarande av fakturor gäller även den som inte är bokföringsskyldig, men som är skyldig att bevara fakturor enligt ML (11 a kap. 1 § ML, som motsvaras av artikel 244 i mervärdesskattedirektivet).

Den som är skyldig att bevara en faktura är också skyldig att säkerställa ursprungets äkthet, innehållets integritet och att uppgifterna i fakturan är läsbara. Det kravet gäller från tidpunkten för utfärdandet av fakturan och under hela lagringstiden (11 a kap. 2 § ML, som motsvaras av artikel 233 i mervärdesskattedirektivet).

3.1.2 Praxis

För att en person ska ha rätt till avdrag för ingående skatt krävs dels att den berörda personen är en beskattningsbar person i den mening som avses i artikel 168 a i mervärdesskattedirektivet, dels att de varor eller tjänster som åberopats som grund för ett sådant avdrag ska ha använts av den beskattningsbara personen i ett senare led i samband med dennes skattepliktiga transaktioner och att dessa varor eller tjänster levererats respektive tillhandahållits i ett tidigare led av en annan beskattningsbar person (C-518/14, Senatex, punkt 28 och där angiven rättspraxis).

En förutsättning för avdrag är att det är den beskattningsbara personen som gjort förvärvet. Om ett företag enbart lämnar en kostnadsersättning för ett inköp som en anställd har gjort har företaget inte rätt till avdrag för ingående skatt på den anställdes inköp (C-338/98, kommissionen mot Nederländerna).

För att en beskattningsbar person ska ha rätt till avdrag för ingående skatt som avser en vara som tillhandahålls en anställd måste det även finnas garantier för att förvärvet enbart används för den beskattningsbara personens skattepliktiga transaktioner (C-33/03, kommissionen mot Förenade kungariket, punkt 26).

Avdragsrätt finns inte för inköp av varor eller tjänster som avser personalens privata konsumtion (jämför RÅ 2008 not. 76, RÅ 2004 ref. 112, RÅ 1999 ref. 37 samt RÅ 1999 not. 176).

Det är den beskattningsbara personen som har bevisbördan för att avdragsrätt finns. Frågan om en beskattningsbar person i ett enskilt fall har förvärvat varor för att de ska användas i en ekonomisk verksamhet är en bevisfråga som ska bedömas med hänsyn till alla omständigheter i fallet, däribland vilket slags varor som det är frågan om och den tid som förflutit mellan förvärvet av varorna och användningen av dessa i den beskattningsbara personens ekonomiska verksamhet (mål 268/83 Rompelman punkt 24, C-153/11 Klub OOD punkt 41 och RÅ 2004 ref. 112).

3.2 Bokföring

En affärshändelse är alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Exempel på det är in- och utbetalningar (1 kap. 2 § första stycket 6 BFL).

Varje affärshändelse ska dokumenteras genom en verifikation (5 kap. 6 § BFL).

Med verifikation avses de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Verifikationer är räkenskapsinformation (1 kap. 2 § första stycket 7 och 8 a BFL).

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget (7 kap. 1 § andra stycket BFL). Jämför artikel 247.2 i mervärdesskattedirektivet.

Bokföringsnämnden (BFN) som ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed har beslutat om ett allmänt råd om bokföring (BFNAR 2013:2) med tillhörande vägledning om bokföring. Uttrycket ”kom till företaget” innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till företaget. Har företaget anlitat någon annan, t.ex. en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till företaget redan när den togs emot av den som företaget anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för företagets räkning (BFN:s vägledning om bokföring, kommentaren till 7 kap. 1 § andra stycket BFL).

BFN har bedömt frågan om i vilken form verifikationer ska bevaras när anställda gör inköp med egna medel för företagets räkning. Det som är avgörande är när det anses ha inträffat en affärshändelse i det bokföringsskyldiga företaget. Detta får bedömas utifrån den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställde agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation och ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det (BFN:s brevsvar 2017-03-20).

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform, i nära anslutning till varandra, får sparas i den form som den är avsedd att presenteras i av företaget (BFNAR 2013:2 punkt 7.4).

Räkenskapsinformation kan överföras till annan form om överföringen sker på ett betryggande sätt. Den ursprungliga räkenskapsinformationen får förstöras men först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 6 § BFL).

3.3 Kassaregister

En näringsidkare som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda kassaregister (39 kap. 4 § skatteförfarandelagen [2011:1244], SFL). Det finns flera undantag från denna skyldighet (39 kap. 5 § SFL).

All försäljning och annan löpande användning av ett kassaregister ska registreras i kassaregistret och ett av registret framställt kvitto ska alltid tas fram och erbjudas kunden (39 kap. 7 § SFL).

Om ett kassaregister har en funktion för utskrift av kvittokopia ska kopian vara tydligt märkt med ordet kopia (Se 5 kap. 5 § i Skatteverkets föreskrift SKVFS 2014:9).

4 Bedömning

4.1 Förutsättningar för avdragsrätt

För att det ska finnas avdragsrätt för mervärdesskatt måste ett antal materiella villkor vara uppfyllda. Ett av de grundläggande villkoren är att de parter mellan vilken transaktionen äger rum är beskattningsbara personer. Företaget måste alltså i sin egenskap av beskattningsbar person ha köpt varan eller tjänsten av någon som också är en beskattningsbar person enligt ML.

Det finns situationer där anställda gör vissa inköp med egna medel och sedan får ersättning av arbetsgivaren. Arbetsgivaren (företaget) kan ha rätt till avdrag för ingående skatt på ett sådant inköp. Det förutsätter dock att företaget kan anses ha förvärvat varan eller tjänsten. Den anställde ska alltså ha köpt varan eller tjänsten för företagets räkning, d.v.s. det måste vara fråga om ett utlägg för företagets räkning. När en anställd gör ett inköp och sedan får ersättning av företaget måste man alltså avgöra mellan vilka parter transaktionen sker.

Rätten till avdrag ska styrkas med en faktura som uppfyller villkoren för fakturor i 11 kap. ML. För att det ska vara fråga om en elektronisk faktura i ML:s mening ska säljaren ha utfärdat den i elektronisk form och köparen ska ha tagit emot den i elektronisk form.

4.2 Bevarande av fakturor

Enligt ML är en beskattningsbar person skyldig att bevara fakturor. Det gäller både fakturor som den beskattningsbara personen utfärdar och fakturor som personen tar emot från någon annan. När det gäller de närmare reglerna om bevarande av underlag hänvisar ML till BFL:s regler om arkivering av räkenskapsinformation. Det innebär bl.a. att den beskattningsbara personen ska bevara en mottagen faktura i den form som reglerna i BFL anger.

Enligt BFL ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan bevaras i den form materialet hade när det kom till företaget. Med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen, exempelvis fakturor enligt ML.

4.3 Vilket underlag ska bevaras?

En beskattningsbar persons (företags) underlag för avdragsrätt är de fakturor som företaget är skyldigt att bevara. För att besvara frågan om i vilken form företaget ska bevara fakturor när en anställd gör ett inköp måste man först avgöra mellan vilka parter den mervärdesskatterättsliga transaktionen respektive den bokföringsmässiga affärshändelsen sker. Det gäller särskilt när en anställd gör inköpet med egna medel och sedan får ersättning av företaget.

Ett inköp med företagets medel

När ett företag köper varor och tjänster av andra företag görs inköpet normalt med företagets medel. Inköpet kan göras på kredit (mot faktura eller med kreditkort) eller kontant (ur handkassan eller med betalkort). En anställd som använder företagets kredit- eller betalkort eller kontanter ur företagets handkassa gör också ett inköp med företagets medel. Med företagets kredit- och betalkort avses sådana företagskort som företaget har betalningsansvaret för.

I dessa fall sker såväl den mervärdesskatterättsliga transaktionen som den bokföringsmässiga affärshändelsen mellan två parter som är beskattningsbara personer.

Företaget ska bevara den faktura som det tar emot från det säljande företaget. Fakturan ska bevaras i den form den hade när företaget tog emot den. Om en anställd gör inköpet med företagets medel och tar emot fakturan har den anställde tagit emot fakturan för företagets räkning. Det innebär att företaget ska bevara fakturan i den form den hade när den anställde tog emot den.

En anställd gör ett inköp med egna medel

Det finns situationer där anställda gör vissa inköp med egna medel och sedan får ersättning av arbetsgivaren. Det kan t.ex. handla om inköp av facklitteratur, kost, logi och inköp för representation. Med egna medel avses exempelvis egna kontanter, privata kredit- eller betalkort, eller ett företagskort med privat betalningsansvar. Ett sådant inköp kan i vissa fall anses ske för företagets räkning, d.v.s. som ett utlägg för företaget.

För att det ska vara frågan om ett utlägg ska i normalfallet någon annan vara betalningsskyldig gentemot tredje man än den som betalat fakturan. När en anställd gör ett inköp är det normalt denne och inte arbetsgivaren som har betalningsansvaret gentemot säljaren. Så är t.ex. fallet när den anställde betalar med ett företagskort med personligt betalningsansvar. Enligt Skatteverkets uppfattning kan det dock i vissa situationer godtas att en anställd gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning även om den anställde har betalningsansvaret. Det gäller om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet. I sådant fall har den anställde köpt varan eller tjänsten för företagets räkning. Den anställde har alltså tillfälligt betalat arbetsgivarens kostnad. Då kan den ersättning som den anställde får från arbetsgivaren anses vara en ersättning för ett utlägg för arbetsgivarens räkning i stället för t.ex. en kostnadsersättning. Exempel på inköp som det kan anses naturligt att den anställde gör i eget namn är facklitteratur, kost, logi och inköp för representation. Detsamma gäller när en s.k. egenanställd köper varor och tjänster som i sin helhet förbrukas vid ett enskilt uppdrag (se Skatteverkets ställningstagande ”Mervärdesskatt för egenanställningsföretag”). Företaget måste kunna visa att det är fråga om en anställds utlägg för företagets räkning.

I de fall en anställd gör ett utlägg för företagets räkning anses alltså företaget ha köpt varan eller tjänsten. Det ses på samma sätt som om företaget gjort inköpet med egna medel. Det får till följd att både den mervärdesskatterättsliga transaktionen och den bokföringsmässiga affärshändelsen anses ske mellan två parter som är beskattningsbara personer. När den anställde i samband med inköpet tar emot fakturan anses det ha skett för företagets räkning. Företaget ska då bevara fakturan i den form den hade när den anställde tog emot den.

I de fall en anställd inte kan anses göra ett utlägg för företagets räkning är det inte företaget som köpt varan eller tjänsten för sin verksamhet. Det är i stället den anställdes inköp, ett inköp som företaget kan betala ut ersättning för. Den ersättning som den anställde i sådant fall får av arbetsgivaren kan då vara en kostnadsersättning, d.v.s. inte ett utlägg. Den mervärdesskatterättsliga transaktionen sker då mellan en beskattningsbar person (säljaren) och en icke beskattningsbar person (den anställde). Transaktionen sker alltså inte mellan två parter som är beskattningsbara personer. Den bokföringsmässiga affärshändelsen för företaget (arbetsgivaren) kommer då att ske gentemot den anställde. Den affärshändelsen är en ren betalningstransaktion som inte får några mervärdesskattekonsekvenser. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget i den form det då hade, eftersom det är en verifikation för utbetalningen till den anställde. Eftersom företaget inte har gjort ett inköp från en beskattningsbar person saknar det avdragsrätt för den mervärdesskatt som eventuellt framgår av underlaget.

4.4 Kassaregister

Om ett företag ur sitt kassaregister tar fram en kopia av ett kassakvitto ska kopian vara märkt med ordet kopia. Detta gäller om kassaregistret omfattas av Skatteverkets bestämmelser om krav på kassaregister. Kravet på märkning gäller oavsett om kassaregistret framställer kopian i pappersform eller i elektronisk form.

Anledningen till att ett företag tar fram en kopia av ett kassakvitto kan vara att säljaren normalt tar fram och erbjuder kunderna papperskvitton. Samtidigt finns det kunder som önskar ett elektroniskt kassakvitto, t.ex. för att kunna använda det som underlag för begäran om ersättning från sin arbetsgivare för ett utlägg. Avsikten är alltså att det elektroniska kvittot ska användas som verifikation i arbetsgivarens bokföring. Av Bokföringsnämndens normgivning framgår att det kvitto som den anställde har tagit emot ska användas som verifikation om den anställde agerat för sin arbetsgivares räkning. Av Bokföringsnämndens normgivning framgår också att räkenskapsinformation som ett företag, i nära anslutning till varandra, tar emot både i elektronisk form och i pappersform får sparas av företaget i den form den är avsedd att presenteras i.

Skatteverket anser att ett företag kan bevara antingen det papperskvitto som den anställde tagit emot eller den elektroniska kopia som säljaren tar fram ur sitt kassaregister i samband med inköpet och som sänds till företaget. Det gäller alltså även om kvittot är märkt med ordet kopia. Det kvittot utgör då underlag för företagets avdragsrätt för mervärdesskatt.

4.5 Exempel

Exempel 1 – utlägg

Anna har sedan den 15 juli en tillfällig anställning på egenanställningsföretaget AB Egen. Anställningen pågår endast under den tid hon utför ett måleriarbete hos en kund. Anna köper den 20 juli med egna medel 5 burkar vit målarfärg för 2 000 kr, varav mervärdesskatten är 400 kr. Vid inköpstillfället får hon ett papperskvitto av säljaren. Målarfärgen används och förbrukas helt under uppdraget till kunden. När arbetet är slutfört den 31 augusti skickar Anna ett underlag som avser arbetet mot kunden till AB Egen samtidigt begär hon ersättning för inköpet av målarfärg.

Anna har gjort inköpet under den tid hon är anställd. Hon har använt färgen under uppdraget till kunden. Det är frågan om förbrukningsvaror och all målarfärg har förbrukats under det uppdrag som AB Egen har mot kunden. Inköpet av färgburkarna kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning (jfr exempel i Skatteverkets ställningstagande ”Mervärdesskatt för egenanställningsföretag”). Det innebär att AB Egen anses ha köpt burkarna med målarfärg. Eftersom Anna gjort ett utlägg för AB Egens räkning lämnar hon in papperskvittot, d.v.s. det kvitto hon fick av säljaren. Det är det kvitto Anna tagit emot för AB Egens räkning som utgör AB Egens verifikation och som också ska bevaras. Det är också det kvitto som utgör underlag för AB Egens avdragsrätt för mervärdesskatt. AB Egen har avdragsrätt för mervärdesskatten på inköpet av burkarna med målarfärg, d.v.s. 400 kr.

Exempel 2 – inget utlägg

Anna har sedan den 15 juli en tillfällig anställning på egenanställningsföretaget AB Egen under den tid hon utför ett måleriarbete hos kund. Anna köper den 20 juli med egna medel en stege för 3 000 kr, varav mervärdesskatten är 600 kr. Vid inköpstillfället får hon ett papperskvitto av säljaren. Stegen används under uppdraget till kunden, men den kommer att förvaras i Annas hem och behållas av Anna efter anställningens slut. När arbetet är slutfört den 31 augusti skickar Anna ett underlag som avser arbetet mot kunden till AB Egen samtidigt begär hon ersättning för inköpet av stegen.

Anna har gjort inköpet under den tid hon är anställd, men stegen kommer att förvaras i Annas hem och behållas av henne efter anställningens slut. Det kan inte anses naturligt att arbetsgivaren står för det inköpet, vilket innebär att Anna inte kan anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning. AB Egen kan alltså inte anses ha köpt stegen, utan den är Annas privata tillgång (jfr exempel i Skatteverkets ställningstagande ”Mervärdesskatt för egenanställningsföretag”). Eftersom det inte är fråga om ett utlägg för företagets räkning är den ersättning som Anna får av AB Egen en ren betalningstransaktion som inte får några mervärdesskattekonsekvenser. AB Egen ska därmed bevara det underlag som Anna lämnar in. Om Anna lämnar in en skannad kopia är den en verifikation för ersättningen till Anna. AB Egen har inte avdragsrätt för mervärdesskatten på inköpet av stegen.

Exempel 3 – den anställde har skannat fakturan

Björn är anställd på Varuförsäljning AB och reser en del i tjänsten. Björn brukar normalt åka tåg till flygplatsen men är vid ett tillfälle tvungen att ta en taxi. Taxiresan till flygplatsen kostar 530 kr, varav mervärdesskatten är 30 kr. Björn betalar med egna medel och får ett papperskvitto av chauffören. Björn skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot. När Björn är tillbaka efter tjänsteresan begär han ersättning för taxiresan och vidarebefordrar samtidigt den skannade kopian till Varuförsäljning AB.

Björn har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att Varuförsäljning AB anses ha köpt taxiresan. Varuförsäljning AB ber därför Björn lämna in papperskvittot, d.v.s. det kvitto Björn fick av taxichauffören. Det är det kvitto Björn tagit emot för Varuförsäljning AB:s räkning som är bolagets verifikation och som också ska bevaras. Det är också det kvittot som är underlag för Varuförsäljning AB:s avdragsrätt för mervärdesskatt.

Exempel 4 – säljaren har också utfärdat en elektronisk faktura

Cecilia är anställd på Varuförsäljning AB och reser en del i tjänsten. Ett möte drog ut på tiden varför hon var tvungen att övernatta. Hotellrummet kostar 2 240 kr, varav mervärdesskatten är 240 kr. Cecilia betalar hotellrummet med egna medel och får då ett kassakvitto i pappersform. Hotellet tar också på Cecilias begäran fram en elektronisk kopia av kassakvittot, som skickas till Varuförsäljning AB. När Cecilia är tillbaka efter tjänsteresan begär hon ersättning för hotellutgiften. Papperskvittot har Cecilia inte sparat.

Cecilia har gjort en resa i tjänsten, hennes utgift för övernattning på ett hotell kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att Varuförsäljning AB anses ha köpt övernattningen. Eftersom det är frågan om ett utlägg är det kvitto som säljaren utfärdat till Varuförsäljning AB:s en verifikation för inköpet. I det här fallet har säljaren utfärdat två kvitton, ett papperskvitto och ett elektroniskt kvitto. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till Varuförsäljning AB:s system. Det innebär att Varuförsäljning AB kan bevara det elektroniska kvittot trots att det är märkt med ordet kopia. Det elektroniska kvittot är också underlag för Varuförsäljning AB:s avdragsrätt för mervärdesskatt. Varuförsäljning AB har avdragsrätt för mervärdesskatten på inköpet, d.v.s. 240 kr.