Hävande av sekretess genom samtycke

1 Sammanfattning

Sekretess till skydd för en enskild hindrar inte att sekretessbelagda uppgifter lämnas till någon annan än den enskilda själv, om den enskilda häver sekretessen genom att lämna sitt samtycke. Det finns inga uttryckliga formkrav på hur ett sådant samtycke ska vara utformat.

Eftersom sekretesskyddet är av stor betydelse för den enskilda får det inte råda några tvivel om att samtycke har lämnats. För att ett samtycke ska kunna läggas till grund för ett utlämnande av annars sekretessbelagda uppgifter behöver Skatteverket därför säkerställa att det inte finns några tvivel om att samtycke har lämnats.

Detta ställningstagande ersätter ställningstagande Hävande av sekretess genom fullmakt, dnr 131 127988-13/111 från 2013-02-19. Ändringen innebär att kravet på skriftligt samtycke i original tas bort för de situationer då det saknas anledning att kräva sådant utformat samtycke. Det som är avgörande för om Skatteverket kan lämna ut sekretessbelagda uppgifter till någon annan än den enskilda själv är att det inte får råda några tvivel om att samtycke har lämnats.

2 Frågeställning

Fråga är hur Skatteverket kan säkerställa att det inte råder några tvivel när en enskild har lämnat sitt samtycke.

Det bör uppmärksammas att ställningstagandet inte avser vilka krav som ska ställas på en ombudsfullmakt, d.v.s. en fullmakt där en part har gett ett ombud i uppdrag att föra dennes talan i ett ärende hos Skatteverket.

Mer information om ombudsfullmakt hittar du i Rättslig vägledning på sidan Ombud och biträde. Mer information om deklarationsombud hittar du i Rättslig vägledning på sidan Ett deklarationsombuds behörighet.

3 Gällande rätt m.m.

Av 12 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår att en enskild helt eller delvis kan häva den sekretess som gäller till skydd för hen. Det finns inga formkrav på hur ett sådant medgivande ska vara utformat.

4 Bedömning

Sekretesskyddet är av stor betydelse för den enskilda oavsett inom vilken verksamhetsgren inom Skatteverket som uppgifter om den enskilda förekommer. Den enskilda har möjlighet att helt eller delvis häva den sekretess som gäller till skydd för den enskilda själv genom att lämna sitt samtycke. Det finns inga formkrav på hur ett sådant samtycke ska lämnas. För att ett samtycke ska kunna läggas till grund för ett utlämnande av annars sekretessbelagda uppgifter får det inte råda några tvivel om att samtycke har lämnats. Skatteverket behöver därför ta hänsyn till nedanstående faktorer.

4.1 Samtycke kan endast lämnas av person med rättslig handlingsförmåga

Ett samtycke kan endast ges av den som förfogar över sekretessen, d.v.s. har rättslig handlingsförmåga. När det gäller barn är deras rättsliga handlingsförmåga begränsad fram till dess att hen fyller 18 år. Ett samtycke från en underårig kan därför inte utan vidare godtas. För ett bolag måste samtycket vara lämnat av behörig firmatecknare.

Mer information om rättslig handlingsförmåga hittar du i Rättslig vägledning på sidan Rättslig handlingsförmåga.

4.2 Skriftligt samtycke

Att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till någon annan än den enskilda själv får anses så integritetskänsligt att det inte får råda några tvivel om att samtycke har lämnats. Om det finns tvivel kan Skatteverket begära ett skriftligt samtycke i original som visar att den enskilda samtycker till att häva sekretessen.

4.3 Muntligt samtycke

Det finns situationer när det inte råder några tvivel om att samtycke har lämnats. Exempelvis när person A och B tillsammans besöker ett servicekontor och person A (som sekretessen avser att skydda) muntligen samtycker till att person B får ta del av de sekretessbelagda handlingar eller uppgifter som A efterfrågar. En tjänsteanteckning om det muntliga samtycket ska då göras. Av tjänsteanteckningen ska det framgå

•datum när samtycket lämnats

•vilka handlingar eller uppgifter som samtycket avser

•till vem handlingar eller uppgifter får lämnas ut.

Någon separat tjänsteanteckning behöver inte göras om det muntliga samtycket om uppgifter enligt ovan tas in i annan tjänsteanteckning som upprättats i samband med det tillfälle då samtycket lämnades.

4.4 Utformning av samtycket

Oavsett om samtycket lämnas muntligen eller skriftligen behöver det vara tillräckligt preciserat. Av samtycket ska det tydligt framgå

•vilka handlingar eller uppgifter som får lämnas ut

•att dessa handlingar eller uppgifter får begäras från Skatteverket.

Om det exempelvis anges att inkomstdeklarationer eller vissa kontrolluppgifter får lämnas ut är det endast sådana handlingar som får lämnas ut. Om det i stället anges att handlingar som behövs för handläggningen av ett ärende hos exempelvis en försäkringsgivare får inhämtas, måste en bedömning göras om de begärda handlingarna behövs för det angivna ärendet. T.ex. kan en begäran från ett försäkringsbolag avse samtliga kontrolluppgifter (inkomst av tjänst och kapital) men man kan med hänsyn till typen av försäkringsärende, beräkning av bortfall av inkomst av tjänst, göra bedömningen att endast kontrolluppgifter som avser tjänst behövs för handläggningen av det aktuella försäkringsärendet. Samtycket anses då endast omfatta kontrolluppgifter avseende inkomst av tjänst och endast sådana handlingar får lämnas ut. Ett samtycke som t.ex. namnger ett antal myndigheter inom hälso- och sjukvårdssektorn och härutöver anger ”eventuella övriga myndigheter” eller liknande kan inte anses vara tillräckligt preciserat. Det ska klart framgå att samtycket omfattar utlämnande från Skatteverket.

4.5 Återkallelse av samtycke

Ett samtycke som har lämnats för en kommande situation kan återkallas. Om den enskilda återkallar hela eller delar av sitt samtycke ska detta dokumenteras så att det tydligt framgår att samtycket inte längre gäller eller har ändrats.

4.6 Om samtycket inte kan godtas

Om Skatteverket inte kan godta ett samtycke på grund av att det finns brister i den handling eller det agerande som den enskilda menar utgör ett samtycke ska Skatteverket medverka till att försöka avhjälpa bristerna. Om bristen exempelvis är att samtycket är för allmänt hållet ska Skatteverket upplysa om att samtycket behöver preciseras. Råder det i stället tvivel om huruvida ett samtycke har lämnats kan Skatteverket begära ett skriftligt samtycke från den enskilde som sekretessen avser att skydda. Om det inte är möjligt att med stöd av samtycket lämna ut begärda handlingar eller uppgifter ska den som begär uppgifterna upplysas om möjligheten att få ett avslagsbeslut och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.