Uppgifter i folkbokföringsverksamheten kan vara sekretessbelagda. Det finns även andra sekretessregler som har nära anknytning till den sekretessen.
Dessutom finns det regler om behandling av uppgifter i folkbokföringsverksamheten.
Folkbokföringsverksamheten har organisatoriskt sett en så fristående ställning inom Skatteverket att den utgör en egen självständig verksamhetsgren. Detta har betydelse bl.a. eftersom en sekretessbelagd uppgift hos en självständig verksamhetsgren inte får röjas för en annan självständig verksamhetsgren om det inte finns särskilt föreskrivet i lag (8 kap. 2 § OSL).
Uppgifter om hela Sveriges befolkning registreras i folkbokföringsdatabasen som förs av Skatteverket. De flesta uppgifter i denna databas är normalt sett offentliga, men ibland kan en del av uppgifterna om enskildas personliga förhållanden vara sekretessbelagda (22 kap. 1 § första stycket OSL). Om sekretess gäller för en viss uppgift eller inte beror på
Sekretess kan gälla för uppgifter av mer eller mindre ömtålig art men också för uppgifter som normalt betraktas som harmlösa, men som på grund av speciella omständigheter i det enskilda fallet är skyddsvärda. Sekretess gäller i dessa fall med ett kvalificerat rakt skaderekvisit, vilket innebär att utgångspunkten är att uppgiften är offentlig. Som en förutsättning för att en uppgift ska vara sekretessbelagd gäller att det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.
De uppgifter i folkbokföringsregistret som vanligen är offentliga är de som anses som harmlösa (prop. 1979/80:2 Del A s. 210). Det är t.ex. uppgifter om
Om någon begär ut uppgifter om utlänningar av viss nationalitet och omständigheterna tyder på att utlämnandet av en sådan förteckning kan leda till aktioner mot dessa personer som kan uppfattas som hotande eller påtagligt obehagliga, bör utlämnandet vägras (prop. 1979/80:2 Del A s. 211). Det finns dessutom en särskild regel i 21 kap. 5 § OSL om sekretess för uppgift om utlänning i vissa fall som gäller hos alla myndigheter.
De uppgifter i folkbokföringsregistret som vanligen är sekretessbelagda är de som i normalfallet anses som känsliga (prop. 1979/80:2 Del A s. 211). Det är t.ex. uppgifter om
Det kan vara svårt att göra en skadeprövning när uppgifter om svenska adoptioner begärs ut, bl.a. eftersom den adopterade kanske inte känner till att han eller hon är adopterad. Uppgift om en sådan adoption kan därför vara känslig både för den adopterade och dennes släktingar.
Uppgift i folkbokföringsverksamheten i form av fotografisk bild har ett förstärkt sekretesskydd (22 kap. 1 § andra stycket OSL). Sekretessen gäller med ett omvänt skaderekvist, vilket innebär att utgångspunkten är att uppgiften är sekretessbelagd.
En inkassobyrå ville få ut uppgift om namn och adress på vårdnadshavare till en 16-årig gäldenär i ett fordringsärende. Uppgifterna skulle användas för att upplysa vårdnadshavaren om barnets skuld och att skulden skulle lämnas till Kronofogden för indrivning. Högsta förvaltningsdomstolen fann att denna användning inte kunde medföra särskild anledning att anta att vårdnadshavaren eller någon närstående till denne lider men av ett utlämnande (RÅ 2010 ref. 58).
När journalister har begärt ut uppgifter om anhöriga till personer som har dömts för grova brott har kammarrätterna i flera fall vägrat utlämnande. Avslagen har motiverats med att mot bakgrund av den massmediala uppmärksamhet som har riktats mot de aktuella brotten så föreligger det särskild anledning att anta att enskilda som omfattas av begäran lider men om dessa uppgifter lämnas ut (KRNS 2004-05-24, mål nr 2790-04; KRNJ 2004-07-16, mål nr 2280-04 samt KRNJ 2004-07-29, mål nr 2409-04).
En journalist begärde ut Skatteverkets handlingar i åtta utredningar om falsk identitet. Begäran avsåg handlingarna i dess helhet med undantag för porträttbilder. Skatteverket lämnade ut handlingarna efter att ha maskerat uppgifter om bl.a. namn, adress och personnummer med hänvisning till 22 kap. 1 § OSL. Kammarrätten delade Skatteverkets bedömning att det fanns särskild anledning att anta att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om de maskerade uppgifterna lämnades ut (KRNS 2015-12-02, mål nr 7903-15).
För att normalt sett harmlösa uppgifter ska vara sekretessbelagda måste det föreligga någon särskild anledning. En sådan särskild anledning kan vara risk för personförföljelse, hot m.m. I folkbokföringsverksamheten används begreppet ”skyddade personuppgifter” för följande skyddsåtgärder:
Sekretessmarkering och kvarskrivning beslutas av Skatteverket medan fingerade personuppgifter beslutas av tingsrätten.
Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, får en myndighet markera detta genom att en särskild anteckning, sekretessmarkering, görs på handlingen eller införs i den databas där den elektroniska handlingen hanteras (2 kap. 16 § TF och 5 kap. 5 § OSL).
Under vissa förutsättningar och efter särskild ansökan kan en person få sina uppgifter i folkbokföringsregistret skyddade genom att en sekretessmarkering förs in i folkbokföringsdatabasen. Sekretessen för uppgifter i ärenden om sekretessmarkering regleras i 22 kap. 1 § OSL. En sekretessmarkering är enbart en varningssignal om behovet av att göra en noggrann skadeprövning när någon begär att få ut en sekretessmarkerad uppgift. Den har alltså ingen egen självständig betydelse. Markeringen, som också förs in i beskattningsdatabasen, överförs till de myndighetsregister som aviseras från folkbokföringsdatabasen. Ett beslut om sekretessmarkering är enbart en administrativ åtgärd och kan därför inte överklagas (RÅ 2006 ref. 61).
För uppgifter om en enskilds personliga förhållanden i ärenden om kvarskrivning gäller sekretess med ett omvänt skaderekvisit, vilket innebär att utgångspunkten är sekretess (22 kap. 2 § OSL).
Sekretess gäller för vissa uppgifter om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs (21 kap. 3 § första stycket OSL). Sekretessen gäller med ett kvalificerat rakt skaderekvisit, vilket innebär att utgångspunkten är att uppgiften är offentlig. Uppgifter om den enskilde eller dennes anhöriga som i dessa fall kan vara sekretessbelagda är
Sekretessen gäller inom hela den offentliga förvaltningen.
Alla uppgifter om utlänningar (både utländska medborgare och statslösa) kan vara sekretessbelagda, oavsett i vilket sammanhang uppgifterna förekommer. För sekretessen krävs både att det kan antas att ett röjande av uppgiften skulle medföra att någon utsätts för övergrepp eller annat allvarligt men och att detta men föranleds av förhållandet mellan utlänningen och en utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar (21 kap. 5 § OSL). Sekretessen gäller med ett kvalificerat rakt skaderekvisit, vilket innebär att utgångspunkten är att uppgiften är offentlig. Endast en relativt allvarlig skada ska leda till sekretess, men det krävs inte någon högre grad av sannolikhet för sådan skada (prop. 1979/80:2 Del A s. 209). Det är tillräckligt med en beaktansvärd skaderisk. Ett exempel på när sekretess bör gälla är när röjande av uppgifter om en politisk flykting i Sverige leder till repressalier mot flyktingen eller hans nära anhöriga i hemlandet. Sekretessen gäller inom hela den offentliga förvaltningen.
Om en folkbokförd person riskerar att bli utsatt för allvarlig brottslighet mot sitt liv, sin hälsa eller frihet kan denne under vissa förutsättningar få medgivande att använda andra personuppgifter om sig själv än de verkliga, s.k. fingerade personuppgifter. Hos alla myndigheter gäller sekretess med ett omvänt skaderekvisit för uppgift om kopplingen mellan de fingerade personuppgifterna och de verkliga personuppgifterna, vilket innebär att utgångspunkten är att uppgiften är sekretessbelagd (21 kap. 3 § tredje stycket OSL).
Skatteverket handlägger ärenden om dödförklaring av försvunnen person. I dessa ärenden kan det förekomma integritetskänsliga uppgifter om enskilds personliga förhållanden. Sekretess gäller med ett rakt skaderekvisit, vilket innebär att utgångspunkten är att uppgiften är offentlig (22 kap. 4 a § OSL). Om Skatteverket i ärenden om dödförklaring får uppgifter som är sekretessreglerade till skydd för enskilds personliga förhållanden från någon annan myndighet ska Skatteverket tillämpa samma sekretessbestämmelse på uppgiften som den ingivande myndigheten (22 kap. 4 b § OSL).
Lagstiftaren vill inte att sekretessen inom den egentliga folkbokföringen ska kunna kringgås genom att uppgifterna får en mer vidsträckt offentlighet i andra register som omfattar befolkningen. Därför gäller reglerna i 22 kap. 1 § OSL också för annan liknande registrering av befolkningen (till exempel det automatiserade centrala statliga person- och adressregistret SPAR och i annan verksamhet som avser registrering av en betydande del av befolkningen när regeringen har föreskrivit det (6 § OSF). Föreskrifterna innehåller en uppräkning av olika register, bland annat fastighetsregistret, Polismyndighetens centrala passregister och Skatteverkets databas över id-kort för folkbokförda i Sverige. Folkbokföringssekretessen gäller däremot inte för register som innehåller ett begränsat urval av befolkningen, t.ex. körkortsregistret.