Vissa uppgifter om den som är anställd på en myndighet kan vara sekretessbelagda.
Det finns även regler om elektronisk behandling av uppgifter i personaladministrativ verksamhet.
Om du är anställd på en myndighet kan uppgifter om dina enskilda förhållanden vara sekretessbelagda om vissa förutsättningar är uppfyllda. Det gäller t.ex. uppgift om hälsotillstånd och uppgift från planerings- eller utvecklingssamtal. Sekretess gäller inte i ärenden om anställning eller disciplinansvar.
Den personaladministrativa sekretessen som gäller för vissa uppgifter om anställda på en myndighet omfattar även tidigare anställda vid myndigheten (RÅ 1998 ref. 54). Sekretessen gäller inte bara hos den myndighet där uppgifterna initialt förekommer utan även hos andra myndigheter där uppgifterna kan förekomma. Reglerna finns i 39 kap. OSL. Begreppet personaladministrativ verksamhet ska inte tolkas alltför snävt.
Vissa yrkesgrupper är mer utsatta för hot och trakasserier än andra. Som exempel kan nämnas poliser, åklagare, domare, socialtjänstpersonal och kronofogdar. Även Skatteverket anses vara en sådan myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men (39 kap. 3 § andra stycket OSL samt 10 § OSF). Uppgift om anställdas personnummer, bostadsadress, hemtelefonnummer med mera är därför vanligtvis sekretessbelagda.
Sekretess kan gälla för ett antal olika uppgifter om den som är anställd på en myndighet. Om sekretess gäller eller inte för en viss uppgift beror på flera olika faktorer, de viktigaste är:
Uppgift om en anställds lön och avdrag för preliminär skatt är offentliga i den personaladministrativa verksamheten medan uppgift om en anställds hälsotillstånd normalt sett är sekretessbelagd. Även för den som inte är anställd kan en uppgift som är hänförlig till ett urvalstest vara sekretessbelagd.
I tabellen nedan tydliggörs vilka uppgifter och situationer som berörs av den personaladministrativa sekretessen.
Uppgift |
Sekretessbelagd om |
Lagrum |
om psykologisk undersökning eller behandling |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent och liknande som finns hos myndigheten. |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
annan uppgift i personalsocial verksamhet, t.ex. från planerings- eller utvecklingssamtal |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (offentlighet som utgångspunkt) |
|
om enskilds hälsotillstånd i personaladministrativ verksamhet |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (eg. offentlighet som utgångspunkt men skadeprövning leder ofta till sekretess) |
|
om en enskilds personliga förhållanden från ärende om omplacering eller pensionering av anställd |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (offentlighet som utgångspunkt) |
|
hänförlig till urvalstest i ärende om anställning |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
om sökandens identitet i ärende om anställning av myndighetschef (myndighet omedelbart under regeringen) |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
övrig uppgift i ärende om anställning, t.ex. lön |
Inte sekretessbelagd |
|
om enskilds personliga förhållanden, t.ex. anställds namn |
det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs (eg. offentlighet som utgångspunkt, avsedd för undantagssituationer, men skadeprövning kan leda till sekretess) |
|
om bostadsadress, för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
om hemtelefonnummer för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
om personnummer för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
i form av fotografisk bild (underlag för tjänstekort) för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
om närstående till personalen, för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
Annan jämförbar uppgift om personalen, t.ex. födelsedatum, privat mobil- eller faxnummer, adress och telefonnummer till sommarbostad, för anställd vid Skatteverket |
det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (sekretess som utgångspunkt) |
|
om enskilds hälsa och sexualliv, t.ex. uppgift om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott m.m. |
det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men (eg. offentlighet som utgångspunkt men skadeprövningen kan leda till sekretess) |
|
om beslutsfattare |
Inte sekretessbelagd |
21 § myndighetsförordningen (2007:515) och 6 kap. 30 § kommunallagen (1991:900) |
Nytt: 2016-08-29
När Statens servicecenter hanterar uppgifter i personaladministrativ verksamhet om Skatteverkets anställda gäller sekretessen enligt 39 kap. 1–4 §§ OSL i tillämpliga delar även där (39 kap. 5 § OSL).
Skatteverkets personalansvarsnämnd, PAN, prövar personalansvarsärenden rörande Skatteverkets anställda. Den bedöms vara en självständig verksamhetsgren inom Skatteverket. Om nämnden tar emot sekretessbelagda handlingar från någon annan myndighet eller någon annan verksamhetsgren inom Skatteverket, kommer dessa att behålla sin sekretess hos nämnden (11 kap. 2 § OSL). Personaladministrativ sekretess gäller inte i ärenden om disciplinansvar (39 kap 2 § andra stycket OSL).