Tolkning och översättning

Myndighetsspråket är svenska

Förvaltningslagen bygger på förutsättningen att svenska språket ska användas av myndigheterna men det är inte uttryckligen reglerat i den lagen utan i språklagen (2009:600) (prop. 2016/17:180 s. 84 f.). Språket i domstolar, förvaltnings­myndigheter och andra organ som fullgör uppgifter i offentlig verksamhet är svenska (10 § första stycket språklagen).

Beslut och andra viktigare handlingar som ska expedieras upprättas som huvudregel på svenska och information till allmänheten om offentlig verksamhet finns alltid på svenska (prop. 2008/09:153 s. 17).

Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt (11 § språklagen). Innebörden av att språket ska vara vårdat är att det ska följa allmänna språknormer. Att det ska vara enkelt innebär att språket ska ligga relativt nära talspråket och att språket ska vara begripligt innebär att det ska vara anpassat så att mottagaren bör kunna förstå. Kravet på klarspråk gäller både det skriftliga och det muntliga (prop. 2008/09:153 s. 32 och 48).

Avvikelser från bestämmelserna i språklagen måste göras i lag eller förordning (3 § språklagen).

I 10 § tredje stycket språklagen hänvisas till särskilda bestämmelser beträffande domstolars och förvaltningsmyndigheters skyldighet att anlita tolk och översättare, vilket bl.a. inbegriper förvaltningslagens bestämmelser.

Skatteverket ska vid behov anlita tolk och översätta handlingar

När Skatteverket har kontakt med någon som inte behärskar svenska språket eller som har en funktionsnedsättning som allvarligt begränsar förmågan att se, höra eller tala, ska Skatteverket använda en tolk eller översättare när det behövs för att den enskilda ska kunna ta till vara sin rätt (13 § FL). Bestämmelsen gäller vid ärendehandläggning, inte vid s.k. faktiskt handlande, jfr 1 § första stycket FL.

Synskadade omfattas men inte dyslektiker

Bestämmelsen omfattar synskadades behov av att kommunicera med hjälp av t.ex. punktskrift eller talsyntes. Bestämmelsen är teknikneutral: Skatteverket ska göra innehållet i handlingar ”tillgängligt”.

Däremot omfattas inte t.ex. personer med dyslexi, där gäller i stället Skatteverkets serviceskyldighet (prop. 2016/17:180 s. 86).

Ingen absolut rätt till tolkning och översättning

Något absolut krav på tolkning och översättning har inte föreskrivits i lagen. Bedömningen av om det finns behov av översättning eller inte ska göras utifrån objektiva kriterier och inte utifrån hur den enskilda upplever behovet. Bedömningen ska göras snabbt och enkelt, enligt kravet i 9 § första stycket förvaltningslagen.

Vid bedömningen måste man ta hänsyn till vilken typ av ärende det gäller, omfattningen och karaktären av det material som lämnats in samt kostnaden för översättningen sedd i förhållande till ärendets vikt för den som lagt fram materialet (prop. 1971:30 s. 382). JO har bekräftat det synsättet i sin tillsynspraxis. I förarbetena till förvaltningslagen har man inte velat ändra på detta, men förarbetena betonar rättssäkerhetsaspekten. Skyldigheten är kopplad till behovet av att kunna ta till vara sin rätt. Inget hindrar att tolk eller översättare anlitas även för andra syften, om det är motiverat för att ärendet ska bli tillfredsställande behandlat (prop. 2016/17:180 s. 84-86).

Behovet är generellt större vid ingripande åtgärder, men utredningsansvaret påverkar också.

Handläggarnas förmåga att förstå främmande språk, såsom engelska, danska och norska, måste vägas in (prop. 2016/17:180 s. 82).

Behovskriteriet ger utrymme för att Skatteverket i vissa fall kan avstå från tolkning eller översättning. Ett exempel är ett ärende av mindre vikt för den enskilda där kostnaderna framstår som oproportionerliga i förhållande till den enskildas möjligheter att ändå ta till vara sin rätt (prop. 2016/17:180 s. 299). I situationer där myndighetens avgörande inte har några direkta rättsverkningar för den enskilda kan behov av översättning saknas (jfr JO 2003/04 s. 174).

Den enskildas resurser ska beaktas

Kompetensen hos den enskildas närmaste krets tas med i bedömningen (prop. 1986/87:89 s. 170). Däremot är det olämpligt att minderåriga barn används som tolk, då det är svårt att förena med synsättet att alla åtgärder som rör barn ska vara med barnets bästa i främsta rummet (jfr artikel 3 i barnkonventionen, införlivad genom lag (2018:1197) om Förenta nationernas konvention om barnets rättigheter samt SOU 2018:83 s. 461).

Den enskildas resurser att ombesörja översättning är en omständighet som myndigheten både kan och bör ta hänsyn till vid behovsprövningen i kommersiella ärenden (prop. 2016/17:180 s. 85). Med andra ord är det inte uteslutet att t.ex. ett företags personella resurser och ekonomiska möjligheter beaktas. Finns det ett ombud för företaget som behärskar svenska eller engelska, kan behovet tillgodoses på det sättet.

Myndigheten bekostar beviljad tolkning och översättning

Både vid en myndighets användning av tolk och av översättare står myndigheten för kostnaden, men det är så självklart enligt lagstiftaren att det inte behöver lagregleras (prop. 2016/17:180 s. 86).

Översättning av inkommande handlingar på främmande språk

Någon ”formell” översättning behöver inte göras av alla inkommande handlingar som är skrivna på främmande språk. Exempelvis är det inte nödvändigt att översätta skrivelser vars innehåll är uppenbart.

Någon slentrianmässig översättning av handlingar på främmande språk som kommer in till Skatteverket bör inte förekomma. Men en inlaga får inte avvisas enbart för att den inte är skriven på svenska (prop. 1971:30 s. 382).

En handling ska anses ingiven den dag då den ursprungliga – inte den översatta – versionen kom in till Skatteverket. Detta får betydelse främst vid tillämpning av olika förfarandefrister. Parten får alltså räkna med att ta konsekvenserna av om Skatteverket inte hinner få en handling översatt i sådan tid att en brådskande åtgärd hinner prövas eller vidtas (jfr prop. 1973:30 s. 71 f.).

Språkkunnig egen personal får översätta i enklare fall

Det kan ibland vara tillräckligt med en översättning som utförs av en språkkunnig kollega, för att Skatteverket ska kunna bedöma om en fullständig översättning behövs. Det bör dokumenteras i akten. Skatteverket måste vara säkert på att översättningen är tillförlitlig (JO 2007/08 s. 416).

Två exempel ur JO-praxis

Samtidigt som en taxeringsnämnd meddelade, ett för den skattskyldiga negativt beslut, hade nämnden begärt att han skulle översätta ett intyg skrivet på finska för att han vid en omprövning eventuellt skulle kunna få det avdrag han yrkat. JO ansåg att taxeringsnämnden borde ha framfört sin begäran före beslutet (JO 1982/83 s. 294).

Enligt JO gjorde Utlänningsnämnden inte fel när myndigheten inledningsvis begärde att den som gett in ett överklagande till nämnden på finska i ett medborgarskapsärende skulle ordna med översättning av överklagandet. Hos JO upplyste nämnden att den låter översätta ett överklagande, om klaganden som svar på uppmaningen att ge in en översättning uppger att hen inte behärskar svenska eller om klaganden inte hör av sig (JO 1999/2000 s. 216).

Översättning av utgående handlingar till främmande språk

Samma avvägningar som gäller vid inkommande handlingar ska göras även för handlingar som skickas ut från myndigheten, i tillämpliga delar. Har det under handläggningen av ett ärende framkommit att en person har så bristfälliga kunskaper i svenska språket att hen inte kan förstå en upprättad handling kan det finnas skäl att översätta handlingen. Det gäller särskilt avgörandet i ärendet (Hellners & Malmqvist, 2010, Förvaltningslagen med kommentarer, s. 112 f.).

Viss ledning kan hämtas ur följande uttalande i förarbetena till ett reformerat tingsrättsförfarande (prop. 1986/87:89 s. 170):

När det gäller från domstolen utgående handlingar bör man av kostnadsskäl vara försiktig med översättningar. Endast om parten inte på annat sätt, t.ex. genom släktingar eller en invandrarbyrå, kan få en handling översatt, bör domstolen ordna med översättning.

Blanketter och information på annat språk

Det kan nämnas att Skatteverket har låtit översätta vissa vanliga blanketter och upplysnings­broschyrer till olika främmande språk. Det görs inom ramen för den allmänna service­skyldigheten i 6 § förvaltningslagen och kan också härledas ur 6 § tredje stycket myndighets­förordningen (2007:515) och 11 § förordningen (2017:154) med instruktion för Skatteverket.

Krav på tolkar och översättare

Om Skatteverket anser att en tolk eller översättare ska anlitas ska verket utse en lämplig person för uppdraget. När Skatteverket anlitar tolkar och översättare måste verket se till att de är tillräckligt kvalificerade och har förutsättningar för att utföra uppdraget på ett riktigt sätt.

Om en tolk eller översättare anlitas utanför Skatteverket, har den rätt till skäligt arvode och till ersättning för utlägg och tidsspillan. Tolk eller översättare får inte anlitas i sådana fall då deras tillförlitlighet kan ifrågasättas på grund av deras relationer till parten eller då deras neutralitet inte kan anses säkerställd. T.ex. kan politiska eller religiösa motsättningar finnas.

Om tolken eller översättaren visar sig vara olämplig för uppdraget, kan Skatteverket entlediga denna från uppdraget och utse någon annan istället.

Det finns inget krav på att de som anlitas som tolk eller översättare är auktoriserade. Att tolken eller översättaren är auktoriserad av kammarkollegiet enligt förordningen (1985:613) om auktorisation av tolkar och översättare innebär en garanti för att hen är kvalificerad. I princip bör tolkar och översättare som inte är auktoriserade bara användas när auktoriserade inte finns att tillgå. Sekretess ska iakttas av Skatteverket och av de personer som genom sitt arbete får del av sekretessbelagda uppgifter. Tystnadsplikten gäller för de personer som känner till den sekretessbelagda uppgiften genom att för det allmännas räkning delta i Skatteverkets verksamhet bl.a. på grund av uppdrag (2 kap. 1 § OSL). En tolk eller översättare som anlitas av Skatteverket anses ha en sådan anknytning till verket att hen kan sägas delta i verkets verksamhet och omfattas därför av bestämmelserna i OSL (2 § andra stycket lagen [1975:689] om tystnadsplikt för vissa tolkar och översättare).

Någon tolked ska inte avläggas, till skillnad från vad som gäller i förvaltningsdomstolarna, jfr 51 § FPL.

Nordiska språkkonventionen

Konventionen mellan Sverige, Danmark, Finland, Island och Norge om nordiska medborgares rätt att använda sitt eget språk i annat nordiskt land (SÖ 1982:93) avser enligt artikel 1 såväl muntliga – dock inte per telefon – som skriftliga kontakter med myndigheter och andra offentliga organ och omfattar svenska, danska, finska, isländska och norska.

De fördrags­slutande staterna förbinder sig i artikel 2 att verka för att en medborgare i en fördragsslutande stat vid behov ska kunna använda sitt eget språk vid kontakt med myndigheter och andra offentliga organ i en annan fördragsslutande stat. Skattemyndigheterna i de nordiska staterna är bland de offentliga organ som särskilt utpekas.

I mål och ärenden vid domstolar och andra offentliga organ ska dessa enligt artikel 2 om möjligt sörja för att medborgare i en fördragsslutande stat får behövlig tolk- och översättningshjälp.

Kostnaden för tolkningen eller översättningen bör enligt artikel 3 ersättas av allmänna medel. Om en ingiven handling är omfattande eller av ringa betydelse eller om andra särskilda skäl föreligger, kan kostnaden för översättning av handlingen återkrävas av den som har gett in handlingen.

I konventionens artikel 5 sägs att de fördrags­slutande staterna ska främja inrättandet av offentliga språk­service­organ eller tillhandahållandet av tolk- och översättningsservice i annan form på orter där medborgare i en annan fördragsslutande stat vistas i större antal, om de inte förstår värdlandets språk. När det är befogat med hänsyn till antalet sådana medborgare som är bosatta i värdlandet eller på viss ort i värdlandet, ska landet främja översättning och distribution av sådana anvisningar, broschyrer, blanketter eller dylikt som kan underlätta kontakten mellan den enskilda och det allmänna.

Eftersom konventionen inte har införlivats i svensk rätt är den enbart folkrättsligt förpliktande för Sverige. Den ersätter eller kompletterar således inte förvaltningslagens bestämmelser om tolkning och översättning, jfr 4 § FL.

De nationella minoritetsspråken har en särställning

Genom lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk, minoritetslagen, har minoritetsspråken finska, meänkieli (tornedalsfinska) och samiska fått en särställning. En utvidgad rätt att använda språken hos förvaltnings­myndigheter och domstolar har införts. Minoritetslagen kompletterar 13 § förvaltningslagen (prop. 2016/17:180 s. 86) men omfattar t.ex. inte frågan om ingivna handlingar ska översättas till svenska. Bestämmelsen i 10 § andra stycket språklagen anger att det i annan lag finns särskilda bestämmelser om rätt att använda nationella minoritetsspråk. Den lag som åsyftas är minoritetslagen. Ett viktigt begrepp i den lagen är förvaltningsområde, d.v.s. en kommun eller region där en eller flera av de tre nämnda minoritetsspråken finns relativt väl representerat. Det utvidgade minoritetsskyddet är sålunda geografiskt bestämt.

Förvaltningsområden

Med förvaltningsområdet för finska avses, enligt 6 § första stycket minoritetslagen, följande kommuner:

• Botkyrka
• Eskilstuna
• Gällivare
• Hallstahammar
• Haninge
• Haparanda
• Huddinge
• Håbo
• Kiruna
• Köping
• Pajala
• Sigtuna
• Solna
• Stockholm
• Södertälje
• Tierp
• Upplands Väsby
• Upplands-Bro
• Uppsala
• Älvkarleby
• Österåker
• Östhammar
• Övertorneå.

Med förvaltningsområdet för meänkieli avses, enligt 6 § andra stycket minoritetslagen, följande kommuner:

• Gällivare
• Haparanda
• Kiruna
• Pajala
• Övertorneå.

Med förvaltningsområdet för samiska avses, enligt 6 § tredje stycket minoritetslagen, följande kommuner:

• Arjeplog
• Arvidsjaur
• Berg
• Gällivare
• Härjedalen
• Jokkmokk
• Kiruna
• Lycksele
• Malå
• Sorsele
• Storuman
• Strömsund
• Umeå
• Vilhelmina
• Åre
• Älvdalen
• Östersund.

Uppräkningen i minoritetslagen är inte heltäckande. Andra kommuner än de uppräknade kan efter ansökan få ansluta till ett förvaltningsområde, efter beslut av regeringen (7 § minoritetslagen), vilket ett flertal kommuner har gjort. I en bilaga till förordningen (2009:1299) om nationella minoriteter och minoritetsspråk framgår vilka dessa är. Kommuner som beviljats ingå i ett förvaltningsområde kan efter ansökan sedan beviljas utträde av regeringen, om det finns synnerliga skäl.

Rätten att använda finska, meänkieli och samiska hos myndigheter inom förvaltningsområdet

Enskilda har rätt att använda finska, meänkieli och samiska vid sina muntliga och skriftliga kontakter med förvaltningsmyndigheter vars geografiska verksamhetsområde helt eller delvis sammanfaller med minoritetsspråkets förvaltningsområde. Den rätten gäller i ärenden i vilka den enskilda är part eller är ställföreträdare för part, om ärendet har anknytning till förvaltningsområdet (8 § första stycket minoritetslagen). Skatteverket utgör såsom en geografiskt landsomfattande myndighet en sådan förvaltningsmyndighet (jfr prop. 2008/09:158 s. 128).

Medborgarskap och var i landet man bor har ingen betydelse. Bosättningen kan vara en anknytningsfaktor i aktuellt ärende till förvaltningsområdet, liksom att ärendet rör en verksamhet eller en fastighet inom området. Med enskilda menas även privaträttsliga juridiska personer. Ombud omfattas däremot inte (prop. 2008/09:158 s. 129).

Om den enskilda använder finska, meänkieli eller samiska i ett sådant ärende som har anknytning till förvaltningsområdet, är Skatteverket skyldigt att ge muntligt svar på samma språk. Det finns däremot ingen rätt att få ett skriftligt svar på minoritetsspråket. Enskilda som saknar juridiskt biträde har rätt att på begäran få en skriftlig översättning av beslut och beslutsmotivering i ärendet på finska, meänkieli respektive samiska (8 § andra stycket minoritetslagen).

Någon direkt skyldighet att använda minoritetspråk i annan verksamhet än i ett ärende finns inte men myndigheterna ska även i övrigt sträva efter att bemöta de enskilda på dessa språk (8 § tredje stycket minoritetslagen).

Rätten att använda finska, meänkieli och samiska hos myndigheter utanför förvaltningsområdet

Utanför ett förvaltningsområde har enskilda i samma situation rätt att använda de tre språken vid muntliga och skriftliga kontakter, om ärendet kan handläggas av personal som behärskar minoritetsspråket (9 § minoritetslagen).

Utvidgad rätt att använda finska, meänkieli och samiska vid kontakt med Skatteverket

Enskilda har alltid rätt att använda finska, meänkieli och samiska vid sina skriftliga kontakter med bl.a. Skatteverket i ärenden där den enskilda är part eller ställföreträdare för en part (10 § minoritetslagen). Till skillnad från bestämmelsen i 8 § minoritetslagen krävs inte att ärendet har anknytning till ett för aktuellt minoritetsspråk relevant förvaltningsområde. Av förarbetena framgår att om ärendet saknar sådan anknytning och det gäller muntliga kontakter, kan istället 9 § minoritetslagen bli tillämplig men det förutsätter att det finns personal som kan minoritetsspråket ifråga (prop. 2008/09:158 s. 129).

Tillgång till personal som kan minoritetsspråken samt begränsningar i tid och till plats

Förvaltningsmyndigheter ska verka för att det finns tillgång till personal med kunskaper i finska, meänkieli respektive samiska där detta behövs i enskildas kontakter med myndigheten (11 § minoritetslagen).

Förvaltningsmyndigheter får bestämma särskilda tider och särskild plats för att ta emot besökande som talar något av de tre särskilda minoritetsspråken samt ha särskilda telefontider (12 § minoritetslagen).

Skatteverket ska upplysa enskilda om rätten att använda minoritetsspråk

Vissa förvaltningsmyndigheter med betydelse för minoriteterna eller minoritetsspråken har enligt 3 § minoritetslagen en skyldighet att upplysa enskilda om rätten att använda sitt minoritetsspråk. Det är fråga om myndigheter som minoriteter ofta kommer i kontakt med under sin livstid, t.ex. Skatteverket (prop. 2017/18:199 s. 92).