Upprättad hos en myndighet

När anses en handling upprättad?

En handling som skapas hos en myndighet kan sägas bli allmän handling när den har fått sin slutliga utformning. En handling anses upprättad hos en myndighet i följande fall (2 kap. 10 § TF):

• när myndigheten sänder iväg (expedierar) handlingen
• om den inte expedieras – när det ärende som handlingen hör till är slutbehandlat
• om den inte hör till ett bestämt ärende – när handlingen har justerats eller färdigställts på annat sätt.

Expediering

En handling anses upprättad när den har expedierats. Den anses vara expedierad så snart den har avsänts från myndigheten (2 kap. 10 § TF).

En handling anses även expedierad om den på något annat sätt blir tillgänglig för en annan myndighet, t.ex. genom en databas (HFD 2011 ref. 52).

Ärendet slutbehandlat

Handlingar som inte ska expedieras anses upprättade när det ärende till vilket de hör är slutbehandlat hos myndigheten (2 kap. 10 § TF). Detta kan t.ex. röra sig om en tjänsteanteckning i ett ärende eller ett beslut i ett myndighetsinternt ärende.

Justerad eller färdigställd

En handling som varken har expedierats eller hör till ett visst ärende anses upprättad när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt har färdigställts. Detta gäller t.ex. för protokoll och liknande anteckningar. Det krävs inte något formellt förfarande för att en handling utan ärendeanknytning ska anses vara färdigställd och därmed också upprättad (prop. 1975/76:160 s. 143). Enligt praxis krävs det dock att någon form av åtgärd vidtas som visar att en handling är färdigställd och därmed också upprättad. T.ex. har förhållandet att en handling har satts in i en pärm för förvaring eller spridits inom myndigheten för kännedom ansetts utgöra sådana åtgärder som innebär att handlingen är att betrakta som färdigställd (RÅ 1998 ref. 30 samt RÅ 1998 ref. 52).

Diarier och löpande förda förteckningar

Diarier, journaler och liknande handlingar som förs fortlöpande anses upprättade när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing (2 kap. 10 § andra stycket 1 TF). Ett diarium anses alltså som upprättat så snart det har lagts upp.

Minnesanteckningar

Om en minnesanteckning tas om hand för arkivering blir den en allmän handling eftersom den anses som upprättad (2 kap. 12 § TF). Normalt ska minnesanteckningar i ett ärende dock rensas innan ärendet arkiveras, och blir då inte en allmän handling. Läs mer om minnesanteckningar som inte är allmänna handlingar.

Elektroniska kalendrar

Högsta förvaltningsdomstolen anser att elektroniska kalendrar i en myndighets datorsystem inte är att betrakta som sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande i den mening som avses i 2 kap. 10 § andra stycket 1 TF (tidigare 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF). Kalendrarna var inte upprättade och de var därför inte allmänna handlingar (HFD 2015 ref. 4).

Utkast och andra mellanprodukter

En myndighet kan som ett led i sin interna beredning av ett ärende behöva skicka utkast eller koncept, s.k. mellanprodukter, med begäran om synpunkter till någon utomstående, exempelvis en annan myndighet eller en expert, utan att handlingarna blir allmänna. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller en skrivelse och annan därmed jämställd handling som inte har expedierats anses inte vara allmän handling om de inte arkiveras (2 kap. 12 § andra stycket TF). Handlingen anses i dessa fall inte vara allmän hos den myndighet som har framställt den och inte heller hos en myndighet som har tagit emot den för preliminär granskning (prop. 1975/76:160 s. 170).

Remissförfarande m.m.

Handlingar som Skatteverket lämnar ifrån sig i informationssyfte eller handlingar som är föremål för remissförfarande enligt 26 § FL blir allmänna handlingar (prop. 1975/76:160 s. 170).

Exempel på bedömningar av om en handling är upprättad hos en myndighet eller inte

Nedan redovisas olika exempel på bedömningar av vad som ska eller inte ska anses som upprättade handlingar.

E-post mellan myndigheter

Uppgifter som hade skickats mellan en skattemyndighet och Riksskatteverket via e-post ansågs vara allmänna handlingar. Domstolen prövade även frågan om sådant utkast som avses i 2 kap. 12 § andra stycket TF (tidigare 2 kap. 9 § andra stycket TF) och som sänts över till annan myndighet för synpunkter hade omhändertagits för arkivering (RÅ 1999 ref. 36).

E-post utan ärendeanknytning

E-postmeddelanden utan ärendeanknytning som hade skickats mellan tjänstemän inom en myndighet ansågs inte vara färdigställda och således inte upprättade. Därmed var de inte allmänna handlingar (HFD 2013 ref. 86).

E-post mellan handläggare på Skatteverket

Ett e-postmeddelande hade skickats från en enskild tjänsteman hos Skatteverket till ett antal handläggare vid verket efter ett möte där en viss skattefråga hade diskuterats. Meddelandet innehöll upplysningar om att frågan hade diskuterats, information till handläggarna, vissa instruktioner och information om att en viss delfråga ännu inte hade diskuterats färdigt. Kammarrätten konstaterade att skickandet av meddelandet i sig inte innebar att handlingen var färdigställd. Meddelandet hade inte godkänts av någon behörig befattningshavare, skrivits ut eller undertecknats av författaren i den mening som avses i HFD:s praxis. Det hade inte heller omhändertagits för förvaring eller på något annat sätt färdigställts. Det framgick klart att frågeställningarna som behandlats vid mötet ännu inte hade diskuterats färdigt då meddelandet skickades till handläggarna. Handlingen var därmed inte att betrakta som allmän (KRNS 2014-02-07, mål nr 7490-13).

E-postlogg i internt system

En förteckning över e-post (e-postlogg) i en kommuns interna system var att betrakta som ett sådant diarium, register eller annan förteckning som förs löpande och som avses i 2 kap. 10 § andra stycket 1 TF (tidigare 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF). E-postloggen var därför att betrakta som en allmän handling så snart den finns färdig för att ta emot och skicka iväg e-post (RÅ 1998 ref. 44).

Blankett del av ärendehantering

Blanketter för anmälan av myndighetspersonals bisysslor ansågs vara del av ärendehantering och därför upprättade först när ärendet slutbehandlats (RÅ 2004 ref. 49).

Hemkatalog på en tjänstemans dator

En person har i ett antal mål begärt att få ta del av en fullständig förteckning över filerna i den ”hemkatalog” eller motsvarande som kammarrättspresidenter har i sin tjänstedator. Högsta förvaltningsdomstolen instämde i kammarrättens bedömning att hemkatalogen inte kunde anses upprättad och därför inte var en allmän handling. Högsta förvaltningsdomstolen framhöll att en hemkatalog inte utgör ett diarium eller en journal och att hemkatalogen inte är att betrakta som ett register eller en förteckning som förs fortlöpande i den mening som avses i 2 kap. 10 § andra stycket 1 TF (tidigare 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF). (HFD 2018 not 7 samt HFD 2018-02-27, mål nr 5637-17, 5638-17 och 5562-17).

Fakturaunderlag

Fakturaunderlag var inte arbetsmaterial när faktureringsunderlaget var avslutat genom att en faktura hade skickats ut. Även underlaget var alltså en allmän handling (KRNS 2012-08-31, mål nr 4377-12).

Historikfil

En historikfil, ibland kallad globalfil, skapas automatiskt av programmen för sökning på internet och är bl.a. ett hjälpmedel för att underlätta för den som uppsöker hemsidor på internet att hitta tillbaka till den aktuella sidan. Globalfilen förs kontinuerligt och för obestämd tid. Den är att anse som en sådan förteckning som förs fortlöpande och som avses i 2 kap. 10 § andra stycket TF (tidigare 2 kap. 7 § andra stycket TF). Den anses som upprättad i och med att den tekniskt är färdig för att påföras adresser till hemsidorna och är därmed allmän handling (RÅ 1999 ref. 18 II).

Ljudupptagning

En ljudupptagning som hade gjorts som stöd för utskrift av protokoll från kommunfullmäktiges sammanträden och som ett hjälpmedel för sekreteraren var att jämställa med en sådan minnesanteckning som anges i 2 kap. 12 § TF (tidigare 2 kap. 9 § TF). Eftersom den varken var expedierad eller omhändertagen för arkivering ansåg kammarrätten inte att den var en allmän handling (KRNJ 2009-11-19, mål nr 1577-09).

Domsmall

Kammarrätten har bedömt att en mall som tagits fram av Förvaltningsrätten i Göteborg för att användas som hjälpmedel vid upprättande av dom var att anse som en allmän handling. Detta då handlingen genom att den fått sin slutliga form var att betrakta som färdigställd på det sätt som avses i 2 kap. 10 § TF (KRNG 2017-04-21, mål nr 1328-17).

Advokat som ombud för kommun

Handlingar hade skickats mellan en kommun och den advokat som var anlitad av kommunen som juridiskt ombud i en pågående rättsprocess. Högsta förvaltningsdomstolen ansåg att advokaten i sin egenskap av ombud inte hade en fristående ställning i förhållande till kommunen. De handlingar som rörde processen och kom från advokaten ansågs därför vara framställda inom kommunen. Den omständigheten att handlingarna hade skickats mellan kommunen och advokaten innebar inte att de skulle anses vara allmänna handlingar. Kommunen var därför inte skyldig att lämna ut handlingarna enligt bestämmelserna i TF till en enskild som var part i den pågående rättsprocessen (HFD 2016 ref. 1).

Kompletterande information

• Allmänna handlingar i elektronisk form (SOU 2010:4).