Arbetsgivarens kostnader avseende anställda

Arbetsgivarens tillhandahållande till anställda

En arbetsgivares avdragsrätt för ingående skatt på inköp som avser tillhandahållande till en anställd får bedömas med utgångspunkt i om kostnaderna, antingen direkt eller som allmänna omkostnader, kan hänföras till arbetsgivarens ekonomiska verksamhet som i sig är skattepliktig. Avgörande för om arbetsgivaren har rätt till avdrag för den ingående skatten är alltså om den ingående skatten kan kopplas till en verksamhet där transaktionerna medför avdragsrätt eller inte.

Avdragsrätt för ingående skatt finns därför inte om en arbetsgivare förvärvar varor eller tjänster för en anställds privata bruk. Med privat bruk avses här att ingen ersättning utgår från den anställda. Detsamma gäller om arbetsgivarens leverans av vara eller tillhandahållande av tjänst till den anställda inte kan anses ingå i den ekonomiska verksamheten. Om en arbetsgivare levererar skattepliktiga varor eller tillhandahåller skattepliktiga tjänster till den anställda och tillhandahållandet ingår i arbetsgivarens ekonomiska verksamhet finns däremot normalt avdragsrätt för ingående skatt på inköp som hänförs till dessa transaktioner (Skatteverkets ställningstagande Tillhandahållande till anställda mot ersättning). Arbetsgivarens ingående skatt är då normalt avdragsgill.

När en leverans av vara eller ett tillhandahållande av tjänst har skett mellan en arbetsgivare och en anställd och ersättningen är lägre än marknadsvärdet, eller i vissa fall högre än marknadsvärdet, ska beskattningsunderlaget beräknas med utgångspunkt i marknadsvärdet. Det görs enligt bestämmelserna om omvärdering vid under- och överpristransaktioner.

Statliga myndigheters och kommuners kostnader avseende anställda

Statliga myndigheters ingående skatt är inte avdragsgill (13 kap. 28 § ML). Vissa myndigheter har dock rätt till kompensation för ingående skatt. Rätten till kompensation gäller belopp som motsvarar ingående skatt enligt mervärdesskattelagen och som hänför sig till verksamheten. För inköp som statliga myndigheter gör för de anställdas privata bruk saknas därför rätt till kompensation eftersom detta inte är inköp för verksamheten (4 § förordning [2002:831] om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt).

Rätt till kompensation för ingående skatt finns däremot om inköpen tillhandahålls de anställda mot ersättning inom ramen för en ekonomisk verksamhet som är skattepliktig. Statliga myndigheter kan då få kompensation med de begränsningar i avdragsrätten som följer av 13 kap. 16 § ML och 13 kap. 18–27 §§ ML. Statliga myndigheter har dock inte rätt till kompensation för ingående skatt på utgifter för representation eller liknande ändamål (4 § förordning [2002:831] om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt).

I det fall en kommun gör inköp som tillhandahålls anställda mot ersättning inom ramen för skattepliktig ekonomisk verksamhet ska kommunen redovisa utgående skatt på ersättningen. Rätt till avdrag för ingående skatt gäller då enligt mervärdesskattelagens allmänna regler. Kommunens ingående skatt är alltså i sådant fall normalt avdragsgill.

Förutom det har en kommun efter ansökan rätt till ersättning för ingående skatt som inte dragits av enligt ML, se lag (2005:807) om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner, regioner, kommunalförbund och samordningsförbund. Ersättningen gäller för ingående skatt som inte får dras av enligt mervärdesskattelagen. De begränsningar i avdragsrätten som följer av 13 kap. 16 § ML och 13 kap. 18–27 §§ ML gäller dock. Notera emellertid att avdragsbegränsningen för stadigvarande bostad i 13 kap. 26 § ML inte gäller vissa boendeformer (4 § LEMK).

Personalvårdskostnader

En arbetsgivare har i vissa fall avdragsrätt för ingående skatt på inköp som avser personalvård i en ekonomisk verksamhet som i sig är skattepliktig.

Personalvårdsförmåner

Skatteverket anser att någon begränsning av avdragsrätten på grund av privat konsumtion inte behöver ske för ingående skatt för personalvårdskostnader och gåvor av personalvårdskaraktär om den förmånen är skattefri för den anställda vid inkomstbeskattningen. Här avses kostnader som är skattefria vid inkomstbeskattning, d.v.s. kostnader för t.ex. julgåvor av mindre värde, sedvanliga jubileumsgåvor, minnesgåvor och möjlighet till enklare slag av motion (11 kap. 11 § IL och 11 kap. 14 § IL), se Gåvor till anställda och Personalvårdsförmåner. Anledningen till detta synsätt är att den här typen av kostnader är ett naturligt inslag i ett företags verksamhet och att marknadsvärdet är begränsat (Skatteverkets ställningstagande om rätt till avdrag för ingående skatt som avser kostnader av personalvårds­karaktär).

Motion och friskvård

Skatteverket anser att en arbetsgivare har rätt till avdrag för ingående skatt på inköp för sådan motion och annan friskvård som är skattefri för anställda vid inkomstbeskattningen. Det gäller i den mån det i verksamheten finns beskattade transaktioner eller vissa undantagna transaktioner. Avdragsrätten gäller både om arbetsgivaren betalar kostnaden direkt till den som tillhandahållit tjänsterna och om den anställda gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning. För avdragsrätt krävs alltid att den faktiska utgiften kan styrkas genom en faktura från den som har tillhandahållit tjänsterna. Kvittot eller handlingen som utgör faktura måste, för att godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven på faktura enligt 17 kap. ML, med undantag av att den anställdas namn får stå på fakturan i stället för arbetsgivarens namn. Någon tvekan får inte finnas om att det är ett sådant inköp som medför avdragsrätt i arbetsgivarens verksamhet. Om den anställda själv ska stå för en del av kostnaden räknas denna del inte som något inköp för arbetsgivarens verksamhet. I det fall arbetsgivaren lämnar en kostnadsersättning som ska täcka den anställdas kostnader för t.ex. deltagande i motion har arbetsgivaren inte avdragsrätt för den ingående skatten för den anställdas utgift.

Kompletterande information

• Ingående skatt för staten och kommunerna m.fl.