Nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt

1 Sammanfattning

Riksdagen har den 4 december bifallit ett förslag från regeringen om ändrade faktureringsregler för moms. Mervärdesskattelagen (ML), skattebetalningslagen och bokföringslagen kommer att ändras den 1 januari 2004 med anledning av en ändring i EG-direktiv 77/388/EEG. Många ändringar innebär att lagtexten formuleras om så att den närmare överensstämmer med texten i EG-direktivet.

Här kan du läsa om de viktigaste förändringarna i faktureringsreglerna för moms. Det finns också sammanställningar av vilka uppgifter som ska finnas i en faktura, i en förenklad faktura och i en kreditnota. Så fort regeringen har utfärdat nya lagar med anledning av riksdagsbeslutet kommer SFS-nummer att meddelas här.

När måste jag fakturera?

Du måste utfärda en faktura när du säljer varor eller tjänster till juridiska personer och näringsidkare. De nya reglerna innebär följande:

• Du behöver inte längre utfärda faktura vid försäljning till privatpersoner inom Sverige. Vid försäljning av nya transportmedel bilar, MC, båtar och flygplan ska du emellertid utfärda faktura även vid försäljning till privatpersoner.
• Beloppsgränsen för faktureringsskyldighet är borttagen.

Vem är faktureringsskyldig?

Ansvaret för att en faktura utfärdas ligger alltid hos dig som är säljare.

Kan någon annan utfärda en faktura?Faktureringen kan göras av en tredje person i säljarens namn och för säljarens räkning. Under vissa förutsättningar får även köparen utfärda en faktura, s.k. självfakturering. Ansvaret för att fakturorna är korrekta ligger i båda fallen kvar hos säljaren.

När tillåts självfakturering?En faktura som utfärdas av köparen accepteras som faktura om följande villkor är uppfyllda:

• Parterna i förväg träffat avtal om att köparen ska fakturera.
• Det framgår av fakturan att den utfärdats av köparen.
• Det finns en rutin så att den som är momsskyldig kan godkänna varje faktura. Parterna bör komma överens om hur en sådan rutin ska utformas. För godkännande kan det räcka med att säljaren inte protesterar mot en faktura som köparen utfärdat.

Vad är en faktura?

Med faktura avses ett dokument eller meddelande i pappersform eller elektronisk form som uppfyller vissa krav (se under ”Vad ska en faktura innehålla?”). Det innebär att även kreditnotor och det som tidigare kallades ”jämförlig handling” kan vara fakturor. Nytt är också att elektroniska dokument uttryckligen kan godtas som fakturor.

Förenklad fakturaI vissa fall räcker det med att du utfärdar en förenklad faktura. Det får du göra om försäljningen avser ett mindre belopp. Du får också använda en förenklad faktura om handelsbruket i branschen, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för fakturering gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Exempel på när förenklad faktura kan tillåtas är försäljning av bensin i automat och försäljning av tåg- eller bussbiljetter. Förenklad faktura får däremot inte användas vid gränsöverskridande transaktioner inom EG.

Riksskatteverket (RSV) kommer att fastställa vad som ska avses med ”mindre belopp”. Beloppet 2 000 kr har föreslagits. RSV kommer också att fastställa när du får använda förenklad faktura pga. handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar.

Vilka uppgifter som måste finnas i en förenklad faktura framgår av sammanställningen under ”Vad ska en förenklad faktura innehålla?”.

SamlingsfakturaOm du säljer varor med separata leveranser får du fakturera leveranserna i en samlingsfaktura. Du får även använda samlingsfaktura om du tillhandahåller flera tjänster.

Samma krav ställs på en samlingsfaktura som på andra fakturor, men du behöver inte ange separata löpnummer för de olika omsättningarna (leveranserna).KreditnotaI en kreditnota behöver du endast ange uppgifter om ändringen, en tydlig hänvisning till ursprungsfakturan, om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet, momssats, momsbelopp och minskning av momsbeloppet.

Elektronisk fakturering

Du får skicka en faktura elektroniskt om mottagaren godkänner det. Det ställs inga särskilda krav utöver detta. Med överföring på elektronisk väg avses att fakturan överförs eller ställs till mottagarens förfogande med hjälp av utrustning för elektronisk behandling. Om flera fakturor sänds samlat till samma mottagare behöver de uppgifter som är gemensamma för de olika fakturorna endast anges en gång.

Lagring av fakturor

Du som är bokföringsskyldig måste lagra fakturor enligt bestämmelserna i bokföringslagen. Genom en ny bestämmelse i skattebetalningslagen måste även du som är skattskyldig till moms men inte bokföringsskyldig lagra ett exemplar av alla fakturor. Skyldigheten omfattar alla fakturor som du tagit emot eller utfärdat. Det spelar ingen roll om de utfärdats av dig själv, av din kund eller av en tredje person i ditt namn. Skyldigheten gäller även elektroniska fakturor.

Under vissa förutsättningar får fakturorna lagras i annat EU-land eller ett land med vilket Sverige har avtal om ömsesidigt bistånd och administrativt samarbete med rättsverkningar som motsvarar EG-reglerna. RSV kommer att precisera förutsättningarna i allmänna råd.

Måste jag ange momsen i svenska kronor?

Oavsett i vilken valuta du fakturerar måste du alltid ange momsen i svenska kronor. Undantag: Om du har euro som redovisningsvaluta får du ange den svenska momsen i euro.

Du ska dessutom ange vilken valutakurs du använt vid omräkningen. Valutakursen är den senaste säljkurs som registrerats vid tidpunkten för skattskyldighetens inträde när du räknar om momsen från fakturans valuta till svenska kronor. Tidpunkten för skattskyldighetens inträde är vanligtvis tidpunkten för leverans av en vara eller tillhandahållande av en tjänst

Vad ska en faktura innehålla?

• Datum för utfärdandet (fakturadatum)
• Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier
• Säljarens registreringsnummer till moms
• Kundens registreringsnummer till moms. Behöver endast anges om kunden är skattskyldig för förvärvet (omvänd skattskyldighet) eller om en köpare i annat EG-land åberopat sitt VAT-nummer för att få leveransen utan moms.
• Säljarens och köparens namn och adress
• Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
• Datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts. Vid a conto-betalning anges datum för betalning – om det kan fastställas och om det avviker från fakturadatum.
• Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exklusive moms, samt eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
• Tillämpad momssats
• Den moms som ska betalas. Om du använder vinstmarginalbeskattning ska du inte ange momsbelopp.
• Vid befrielse från skatt eller vid omvänd skattskyldighet en hänvisning till
• den relevanta bestämmelsen i ML,
• den relevanta bestämmelsen i momsdirektivet eller
• en annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad eller att köparen är skyldig att betala moms.
• Vid leverans av ett nytt transportmedel inom EG de uppgifter som behövs för att kunna avgöra att varan är ett nytt transportmedel (bilar, MC, båtar, flygplan)
• Vid tillämpning av vinstmarginalbeskattning en hänvisning till o 9 a kap. i ML (för resetjänster 9 b kap.),
• artikel 26 a i rådets direktiv 77/388/EEG (för resetjänster artikel 26) eller
• en annan uppgift om att vinstmarginalbeskattning tillämpas.

Vad ska en förenklad faktura innehålla?

• Datum för utfärdandet (fakturadatum)
• Identifiering av säljaren
• Identifiering av vilken typ av varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits
• Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen

Vad ska en kreditnota innehålla?

• En otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan
• Uppgifter om vad som ändrats
• Momsen enligt ursprungsfakturan
• Ökning eller minskning av momsen
• I förekommande fall uppgift om att köparen är skyldig att betala momsen (omvänd skattskyldighet).