Kontrollbesök för personalliggare

Syftet med kontrollbesök

Syftet med kontrollbesök som avser personalliggare är att kontrollera att den som är skyldig att föra en sådan liggare fullgör sina eventuella skyldigheter: personalliggaren ska finnas tillgänglig och ska innehålla uppgifter om de personer som vid tillfället är verksamma. Kontrollbesöket ska ge Skatteverket en omedelbar bild av om dokumentationsskyldigheten efterlevs.

Vem får kontrolleras?

Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare (42 kap 8 § första stycket SFL).

Uttrycket ”kan antas” innebär inte något högt krav på bevisning.

Vad får kontrolleras?

Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare fullgör sina eventuella skyldigheter. Skatteverket får vid kontrollbesöket begära att en person som utför eller kan antas utföra arbetsuppgifter i verksamheten styrker sin identitet. Uppgifterna får stämmas av mot personalliggaren (42 kap 8 § SFL).

Skatteverket ska ta hänsyn till de grundläggande rättssäkerhetsprinciperna. Kontrollbesök som avser personalliggare ska göras i syfte att kontrollera att den kontrollerade följer de skyldigheter som gäller dokumentationen i en personalliggare och bevarandet av uppgifterna.

Skatteverket får inte använda kontrollbesöket för få tillgång till andra uppgifter än de som behövs för att kontrollera dokumentationsskyldigheten:

Om Skatteverket tror att det finns uppgifter i en personalliggare som behövs i en skatteutredning ska verket använda de generella utredningsbefogenheterna för att få del av uppgifterna. Kontrollbesöket kan därmed inte användas för att på ett enklare sätt få tillgång till uppgifter om syftet är ett annat än att kontrollera dokumentationsskyldigheten som sådan (prop. 2010/11:165 s.877).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (39 kap. 12 § SFL).

En personalliggare får föras manuellt eller i elektronisk form. I lagförarbetena till kommande bestämmelser om elektronisk personalliggare i byggbranschen diskuterar regeringen innebörden av uttrycket ”hålla personalliggaren tillgänglig” (prop. 2014/15:6 s. 93). Enligt regeringen menas med det uttrycket ”att Skatteverket vid kontrollbesök omedelbart ska kunna se personalliggarens innehåll. Detta kan ske antingen genom att verket får tillgång till den elektroniskt i läsbar form eller att personalliggaren skrivs ut”. Tillgänglighetsrekvisitet ska enligt Skatteverket inte ges någon annan innebörd för de elektroniska personalliggare som förs enligt nu gällande bestämmelser, än vad det har för en elektronisk personalliggare i byggbranschen.

Enligt Skatteverket ska Skatteverket omedelbart kunna få tillgång till uppgifterna i personalliggaren på ett sådant sätt att verket kan se personalliggarens innehåll.

Om det finns flera verksamhetslokaler ska alla lokaler ha en personalliggare

Det är inte ovanligt att en näringsidkare inte bara bedriver en näringsverksamhet i sin ordinarie verksamhetslokal utan också tillfälligt disponerar andra utrymmen och bedriver samma typ av verksamhet där. Det ska i så fall finnas en personalliggare även i den tillfälliga verksamhetslokalen. Den personal som är verksam i den tillfälliga lokalen ska tas upp i denna personalliggare.

Rättsfall: tillfällig verksamhetslokal vid sidan om ordinarie

Ett aktiebolag bedrev restaurang- och caféverksamhet i sin ordinarie verksamhetslokal i en tätort. I samband med en mässa disponerade bolaget även ett utrymme inom mässområdet för servering. Avståndet mellan den ordinarie verksamhetslokalen och mässområdet var cirka 2 kilometer.

Högsta förvaltningsdomstolen ansåg att utrymmet på mässområdet utgjorde en verksamhetslokal och att bolaget därför hade varit skyldigt att hålla personalliggare tillgänglig för Skatteverket vid serveringen på mässområdet. Det förhållandet att personalliggare fanns tillgänglig i en annan verksamhetslokal som bolaget disponerade medförde ingen ändring (RÅ 2009 ref. 18).

Föreläggande att hålla personalliggaren tillgänglig

Om näringsidkaren inte fullgör sin skyldighet att hålla personalliggaren tillgänglig får Skatteverket förelägga denne att göra det (39 kap. 17 § 2 SFL). Föreläggandet får förenas med vite.

Stämmer gjorda iakttagelser med personalliggaren?

Vid kontrollen av personalliggaren ska Skatteverket stämma av att de personer i verksamhetslokalen som förefaller vara verksamma också står med i personalliggaren. Skatteverket får fråga efter de aktuella personernas identitet. Det finns dock inget krav på att de verksamma personerna ska kunna legitimera sig (prop. 2005/06:169 s. 47).

Bevarandekravet

En fråga är om Skatteverket vid ett kontrollbesök får kontrollera om näringsidkaren har uppfyllt kravet på att bevara uppgifterna i personalliggaren. En annan fråga är om den som ska kontrolleras i så fall omedelbart måste hålla även äldre uppgifter omedelbart tillgängliga.

Skatteverket får vid kontrollbesöket kontrollera att skyldigheter som avser personalliggare följs (se ovan). I skyldigheten att föra personalliggare ingår också att bevara de uppgifter som har förts in (prop. 2010/11:165 s 878). Att Skatteverket kontrollerar kravet på att bevara uppgifter som har förts in i personalliggaren strider därför inte mot syftet med kontrollbesöket (se ovan).

Skatteverket ser det som att personalliggare i rättslig mening omfattar även bevarade äldre delar oavsett vilken typ av medium uppgifterna lagras på. Det är enligt Skatteverket den uppgiftssamlingen (personalliggaren) som ska hållas tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök.

Rättsfall om skyldigheten att hålla äldre uppgifter tillgängliga

Kammarrätterna har dock gjort olika bedömningar i olika domar om näringsidkarens skyldighet att hålla äldre uppgifter ur personalliggaren tillgängliga vid kontrollbesök.

Rättsfall: äldre uppgifter omedelbart tillgängliga (1)

Kammarrätten har i en dom bl.a. kommit fram till att det inte kan ställas upp ett krav på att Skatteverket vid ett kontrollbesök ska kunna kontrollera att bevarandeskyldigheten fullgjorts (KRSU 2013-02-06, mål nr 1284-12).

Rättsfall: äldre uppgifter omedelbart tillgängliga (2)

Kammarrätten har prövat förutsättningarna för att ta ut kontrollavgift när en aktuell personalliggare har visats upp vid Skatteverkets kontrollbesök, men äldre personalliggare inte har hållits tillgängliga (KRNG 2015-02-18, mål nr 6558-14).

Kammarrätten skriver att bestämmelsen om att ta ut kontrollavgift enligt lagförarbetena tar sikte på situationen att näringsidkaren inte lämnar ut personalliggaren, något som betraktas på samma sätt som att personalliggare saknas.

Kammarrätten konstaterade att det vid det aktuella kontrollbesöket var en personalliggare tillgänglig. Enligt kammarrätten saknas grund för att ta ut kontrollavgift när äldre personalliggare har bevarats, men inte finns omedelbart tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök.

Rättsfall: äldre uppgifter omedelbart tillgängliga (3)

I personalliggaren fanns endast uppgifter för de två senaste månaderna tillgängliga för Skatteverket vid kontrollbesöket. Tidigare uppgifter hölls inte tillgängliga i verksamhetslokalen. Skatteverket tog ut kontrollavgift på bl.a. den grunden.

Kammarrätten framhåller i sin dom att lydelsen av bestämmelsen om kontrollbesök ändrades när den fördes över till skatteförfarandelagen. Det framgår därefter enligt kammarrätten att alla skyldigheter i anledning av kravet på personalliggare kan kontrolleras. Kammarrätten ansåg att det fanns grund för kontrollavgift eftersom det aktuella bolaget inte hade hållit liggaren för hela den tid som omfattas av bevarandekravet tillgänglig för Skatteverket (KRNG 2015-04-10, mål nr 5551-14).

Skatteverket får göra en begränsad revision vid kontrollbesöket

Förutom att kontrollera personalliggaren får Skatteverket i samband med ett kontrollbesök genom en begränsad revision kontrollera sådana handlingar i en verksamhet som har anknytning till personalen.

Var får kontrollbesök göras?

Kontrollbesök som avser personalliggare får bara genomföras i verksamhetslokaler (42 kap. 8 § andra stycket SFL).

Hur ska besöket utföras och när ska den kontrollerade underrättas om kontrollbeslutet?

Det finns gemensamma regler för hur kontrollbesöken ska utföras samt när Skatteverket ska underrätta den som ska kontrolleras om beslutet att göra ett besök. Dessa regler gäller även för kontrollbesök med anledning av personalliggare.

Kontrollavgift

Om Skatteverket kan konstatera brister vid kontrollbesöket kan kontrollavgift komma att tas ut.