Ökade levnadskostnader

Vad är ökade levnadskostnader vid en tjänsteresa?

Om en person under en tjänsteresa har övernattat utanför den vanliga verksamhetsorten medges avdrag inte bara för själva resekostnaden utan även för den ökning av levnadskostnaderna som hen har haft. Det kan vara utgifter för logi, merkostnad för måltider samt diverse småutgifter (t.ex. tidningar och telefonsamtal) (12 kap. 6 § första stycket IL).

När personen beräknar de ökade levnadskostnaderna ska i princip utgifter under en tjänsteresa jämföras med motsvarande utgifter om tjänsteresan inte hade gjorts. Skillnaden mellan dessa utgifter är ökningen av levnadskostnaderna. Som regel görs dock avdrag med schablonbelopp.

Samma beräkning görs för ökade levnadskostnader vid tillfälligt arbete och dubbel bosättning.

Skatteverket har utfärdat allmänna råd om avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa m.m. (SKV A 2019:24).

Vanlig verksamhetsort

I varje enskilt fall måste man fastställa var personen har den vanliga verksamhetsorten.

Den vanliga verksamhetsorten omfattar ett område vars yttre gräns ligger 50 km från både personens tjänsteställe och personens bostad (12 kap. 7 § IL). Avståndet bör beräknas för närmaste färdväg. Avståndsgränsen på 50 km gäller även för den som har sitt arbete förlagt till sjöss.

En anställd har normalt två vanliga verksamhetsorter. Den ena har utgångspunkten i tjänstestället och den andra i bostaden. För de flesta sammanfaller dessa områden delvis.

Den som har bostaden som tjänsteställe har bara en vanlig verksamhetsort.

Avståndskravet gäller även för den som har svårt att ta sig hem efter tjänstgöringen

Lagtexten ger inte utrymme till annan tolkning än att avståndskravet på 50 km även gäller i särskilda situationer. Därför kan en annan bedömning inte göras även om t.ex. en person har svårt att ta sig hem efter avslutad tjänstgöring och måste övernatta 30 km från hemmet. Det kan t.ex. gälla för en person som arbetar ombord på en båt som går i linjetrafik i skärgården och där båten under natten ligger förtöjd på en plats, som saknar landförbindelse och annan båttrafik.

Vad är ett traktamente?

Ett traktamente är en kostnadsersättning som arbetsgivaren kan betala ut till en anställd som ersättning för den anställdas ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Till ökade levnadskostnader räknas fördyring för måltider och diverse småutgifter (dagtraktamente) samt utgifter för logi (nattraktamente). Den anställda kompenseras för den ökning av levnadskostnader som hen får under en tjänsteresa.

Traktamente kan under vissa förutsättningar betalas ut skattefritt. Det krävs då att den anställda gör en tjänsteresa med övernattning till en plats som ligger utanför den vanliga verksamhetsorten. För skattefrihet krävs dessutom att det utbetalda beloppet inte överstiger schablonbeloppen för traktamente. Schablonbelopp vid inrikes resa (maximibelopp) är 240 kr per hel dag för inkomståret 2021. För schablonbelopp (normalbelopp) vid utrikes resa gäller olika normalbelopp för olika länder. Om traktamentet är högre än fastställt schablonbelopp är den överskjutande delen skattepliktig lön.

Dag- och nattraktamenten är skattepliktiga. En anställd har dock rätt till avdrag för ökade levnadskostnader när tjänsteresan har varit förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Normalt medges avdrag motsvarande schablonbeloppet. För att underlätta för den anställda och för arbetsgivaren gör man en så kallad ”tyst kvittning” om ersättningen från arbetsgivaren motsvarar schablonbeloppet eller är lägre än schablonbeloppet. Kvittningen gör arbetsgivaren genom en kryssmarkering på arbetsgivardeklaration på individnivå. Den anställda ska då inte redovisa ersättningen i sin inkomstdeklaration och får inte heller göra något avdrag.

Ökade levnadskostnader för riksdagsledamot

För riksdagsledamot som får ersättning för ökade levnadskostnader gäller stockholmstraktamentet (12 kap. 6 a § första stycket IL). Avdrag ska då göras med 50 procent av ett maximibelopp för varje hel och för varje halv dag som tagits i anspråk för resan. Detta gäller oavsett om den sammanlagda utgiftsökningen under samtliga tjänsteresor till Stockholm varit större än avdraget och oavsett om arbetet har varit förlagt till Stockholm under längre tid än tre månader i en följd.

Traktamente efter tre månader – tremånadersregeln

När arbetet under en tjänsteresa har varit förlagt till en och samma ort utanför den vanliga verksamhetsorten under längre tid än tre månader (tremånadersregeln) i följd ska det skattefria traktamentet reduceras. Avdragsrätten för ökade levnadskostnader för tjänsteresan ska då bedömas enligt reglerna om tillfälligt arbete (12 kap. 6 § andra stycket IL).

Det innebär att det inte är tillräckligt att konstatera att det fortfarande är en tjänsteresa. Även de förutsättningar som gäller för avdragsrätt vid tillfälligt arbete måste vara uppfyllda (12 kap. 18 § och 20–22 §§ IL). Det innebär dock inte att den anställda nu anses ha ett tillfälligt arbete. Hen är fortfarande på tjänsteresa, men avdraget ska uppfylla kravet och beräknas enligt reglerna för tillfälligt arbete. Regeln innebär att den anställdas avdrag blir lägre efter tre månader vilket också innebär att det skattefria traktamentet vid tjänsteresa som arbetsgivaren kan betala ut blir lägre efter tre månader.

Det är bara avdrag för ökade levnadskostnader för ökade utgifter för måltider och småutgifter som reduceras efter tre månader vilket innebär att samma avdrag för logi gäller så länge tjänsteresan pågår. Det blir alltså ingen ändring av avdragsrätten för logi efter tre månader.

Tjänsteresa som pågår längre än tre månader och den anställda får ersättning från arbetsgivaren

Efter tre månader uppgår det skattefria traktamentet till 70 procent av maximibeloppet vid tjänsteresa i Sverige och till 70 procent av normalbeloppet vid tjänsteresa utomlands (12 kap. 21 § andra stycket punkt 1 IL). Efter tre månader kan arbetsgivaren bara betala ut skattefria traktamenten för hela dagar.

Högsta förvaltningsdomstolen har prövat frågan om rätt till avdrag för ökade levnadskostnader för halva dagar när tjänsteresan pågått i mer än tre månader. Avdragsrätten för tjänsteresan bedöms då enligt reglerna om tillfälligt arbete. Eftersom bestämmelserna om tillfälligt arbete inte innehåller några regler om avdrag för halva dagar kan avdrag inte medges (RÅ 2006 ref. 59). Betalar arbetsgivaren ut traktamenten för halva dagar vid tjänsteresa efter tre månader är de skattepliktiga för mottagaren.

Tjänsteresa som pågår längre än två år och den anställda får ersättning från arbetsgivaren

Pågår tjänsteresan på en och samma ort längre tid än två år är det skattefria traktamentet 50 procent av maximibeloppet vid tjänsteresa i Sverige och till 50 procent av normalbeloppet vid tjänsteresa utomlands (12 kap. 21 § andra stycket punkt 1 IL).

Tjänsteresa som pågår längre än tre månader och den anställda inte får ersättning från arbetsgivaren

Den som inte får skattefritt traktamente av arbetsgivaren kan för tjänsteresa som pågår längre tid än tre månader få avdrag med 30 procent av maximibeloppet vid tjänsteresa i Sverige. Vid tjänsteresa utomlands medges avdrag med 30 procent av normalbeloppet (12 kap. 21 § andra stycket punkt 2 IL).

Tremånadersregeln gäller inte när tjänsteresan hela tiden sker under förflyttning

Lastbilschaufförer och piloter är exempel på anställda som vanligen arbetar under förflyttning. Arbetet är i deras fall inte förlagt till samma ort under mer än tre månader i följd och avdraget för ökade levnadskostnader ska därför inte reduceras.

Hur beräknas tremånadersperioden?

En tjänsteresa anses pågå i en följd om den inte bryts av uppehåll som beror på att arbetet förläggs till en annan ort under minst fyra veckor (12 kap. 6 § andra stycket sista meningen IL). Avbrottet måste alltså i normalfallet vara minst fyra veckor och bero på arbetet för att en ny tremånadersperiod ska börja.

Avbrottet måste dock inte vara fyra veckor om arbetsgivaren kan visa att den anställda är på en ny tjänsteresa, som inte är en fortsättning på en tidigare tjänstgöring på samma ort. För att vara en ny tjänsteresa krävs att arbetsplatsen eller verksamheten är ny.

Om en anställd återkommande – men ändå sporadiskt och i olika ärenden – besöker en arbetsplats på en viss ort anses varje enskild tjänsteresa vara en avslutad tjänsteresa, även om en ny tjänsteresa till samma ort påbörjas inom fyra veckor. Om däremot den anställda enligt ett schema regelbundet besöker arbetsplatsen på den andra orten anses det vara en pågående tjänsteresa om uppehållet mellan tjänsteresorna inte är minst fyra veckor.

Avbrott som beror på en personlig anledning bryter normalt inte en tjänsteresa. Tremånadersperioden förlängs då i stället med tiden för avbrottet. Någon ytterligare förlängning görs dock inte för eventuella nya avbrott under denna tid.

Kortare uppehåll och personlig anledning

Tremånadersperioden beräknas först till tre kalendermånader från när tjänsteresan inleddes. Därefter gör man tillägg med

• de dagar den anställda arbetat på en annan ort om denna arbetsperiod är kortare än fyra veckor
• de dagar den anställda varit borta från arbetet på grund av en personlig anledning (sjukdom, semester, tjänstledighet, föräldraledighet och liknande)

Skatteverket anser att om uppehållet i tjänsteresan beror på att den anställda har arbetat på en annan ort, ska tremånadersperioden förlängas även om den anställda har fått traktamente vid arbetet på den andra orten. Om uppehållet i tjänsteresan däremot beror på en personlig anledning får inte traktamente ha betalats ut till den anställda om tremånadersperioden ska kunna förlängas (prop. 1989/90:110 s. 355). I båda fallen ska uppehållen ha skett under dagar när den anställda skulle ha arbetat.

Arbetsfria dagar, deltidsarbete och koncentrerad arbetstid

Tremånadersperioden förlängs inte med normalt arbetsfria dagar. Det kan vara t.ex. lördagar och söndagar för den som normalt arbetar måndag–fredag.

Skatteverket anser att perioden inte ska förlängas med den lediga tid som uppkommer på grund av att den anställda arbetar deltid. Detta gäller oavsett om den anställdas deltid innebär att hen arbetar kortare dag eller har koncentrerad deltid. Om den anställda under pågående förrättning väljer att koncentrera sin arbetstid så att hen kan ta ledigt under längre perioder ska tremånadersperioden inte förlängas eftersom de inarbetade dagarna normalt är arbetsfria dagar.

Exempel på hur förlängningen räknas för personer som normalt arbetar måndag–fredag

Följande är exempel på hur förlängningen räknas för personer som normalt arbetar måndag–fredag:

1. Arthur är på tjänsteresa i fyra månader. Varje helg åker han hem till bostaden. Någon förlängning av tremånadersperioden för lördagar och söndagar sker inte.
2. Kalle har semester en vecka (5 arbetsdagar) under sin tjänsteresa. Tremånadersperioden förlängs med 5 dagar.
3. Stina är på tjänsteresa i Sala. Hon får besked om att hon tillfälligt ska arbeta i Falun i stället. Arbetet där pågår från torsdagen i vecka 1 t.o.m. tisdagen i vecka 3. Tremånadersperioden förlängs med 9 dagar.
4. Lisa blir sjuk under sin tjänsteresa och vistas därför i hemmet från torsdag vecka 1 t.o.m. måndag vecka 2. Tremånadersperioden förlängs med 3 dagar.

Exempel på när uppehåll ses som förlängning respektive när det blir en ny tjänsteresa

Följande är exempel på när uppehåll ses som förlängning respektive när det blir en ny tjänsteresa:

1. Alex som bor i Malmö är på tjänsteresa i Stockholm hos arbetsgivarens kund. Enligt överenskommelse ska han bistå kunden med it-support två dagar varannan vecka under sex månader. Tjänsteresan anses pågå i en följd eftersom de återkommande besöken hos kund ses som en fortsättning på tidigare tjänsteresa. Efter tre månader förlängs perioden med de dagar som Alex har arbetat på sitt ordinarie tjänsteställe.
2. Sophie som bor i Luleå är på tjänsteresa i Växjö för att tillfälligt arbeta fem dagar på arbetsgivarens filial. Två veckor senare uppstår ett nytt behov av hjälp på samma filial och Sophie får återigen åka till Växjö. Fastän Sophie återkommer till samma arbetsplats inom fyra veckor är denna andra resa en ny tjänsteresa, eftersom Sophie är på ett nytt uppdrag.
3. Charles bor i Skövde och är på tjänsteresa i Göteborg. Arbetet i Göteborg ska pågå i sex månader och han arbetar måndag till fredag. Efter en månad görs ett uppehåll i förrättningen på fem veckor när Charles tjänstgör på hemorten. Ny tremånadersperiod påbörjas när Charles återgår till arbetet i Göteborg.

Uppehåll på grund av ny tjänsteresa

Tremånadersperioden för en tjänsteresa får förlängas när den anställda gör uppehåll för att göra en ny tjänsteresa till en annan ort. Skatteverket anser att perioden ska förlängas med det antal dagar som den nya tjänsteresan varar. Perioden förlängs även om traktamente betalas för de dagarna.

Kontinuerligt arbete på två orter för samma arbetsgivare

Den som kontinuerligt arbetar på två orter för samma arbetsgivare är på tjänsteresa när hen arbetar på den ort som inte är tjänsteställe. Skatteverket anser att tremånadersperioden för tjänsteresan ska förlängas med de dagar som personen arbetar eller skulle ha arbetat (t.ex. vid sjukdom och semester) på tjänstestället eller på en annan ort.

Exempel på när en person har två arbetsplatser för samma arbetsgivare

Peter har en anställning som innebär att han varje vecka arbetar måndag–onsdag i Malmö och torsdag–fredag i Göteborg. Peters tjänsteställe är i Malmö. När han arbetar i Göteborg är han på tjänsteresa. Arbetsgivaren betalar traktamente för de dagar han arbetar i Göteborg.

Eftersom uppehållet mellan tjänsteresorna till Göteborg inte uppgår till minst fyra veckor anses dessa resor vara en pågående tjänsteresa. Tremånadersperioden ska förlängas med det antal dagar som arbete har utförts på tjänstestället i Malmö.

Ny tremånadersperiod

Följande villkor ska vara uppfyllda för att en ny tremånadersperiod ska anses börja:

• arbetet förläggs till en annan ort, och
• byte av nattlogi.

Vad menas med en annan ort?

Någon definition av vad som menas med ort finns inte i lagtexten eller i förarbetena. Hur långt bort måste då ett arbete flyttas för att man ska anse att det har förlagts till en annan ort och en ny tremånadersperiod börjar? Någon bestämd avståndsregel finns inte. Man måste därför bedöma varje enskilt fall för att se om byte av ort har ägt rum. Följande är en vägledning:

• Inom tättbebyggt område kan en kommun ses som en och samma ort.
• Inom en glesbygd, där en kommun kan omfatta ett mycket vidsträckt område, kan en församling ses som ort.
• I de fall arbetsplatsen är ett specifikt område som t.ex. en anläggning helt utan anknytning till ett visst samhälle eller annan bebyggelse, kan själva arbetsplatsen ses som en ort.

Byte av nattlogi

För att en ny tremånadersperiod ska anses börja är det inte tillräckligt att den anställda utför arbetet på en annan plats för att hen ska anses ha bytt ort. Hen måste också ha bytt nattlogi på grund av bytet av arbetsort. Den anställda måste informera sin arbetsgivare om att hen har bytt övernattningsställe om detta inte är uppenbart för arbetsgivaren.

En ny tremånadersperiod börjar alltså inte bara för att den anställda under arbete inom en tätort byter nattlogi för att t.ex. komma närmare arbetsplatsen eller för att få lägre hyra.