Arbetsredskap

När är förmåner av varor och tjänster skattefria?

En förmån av en vara eller en tjänst, som en anställd får av arbetsgivaren, ska inte tas upp som intäkt om varan eller tjänsten (11 kap. 8 § IL)

• är av väsentlig betydelse för att den anställda ska kunna utföra sina arbetsuppgifter
• är av begränsat värde för den anställda, och
• inte utan svårighet kan särskiljas från nyttan i anställningen.

Bestämmelsen gäller alla typer av varor och tjänster som arbetsgivaren tillhandahåller den anställda som arbetsredskap. Det kan vara varor och tjänster även utanför den ordinarie arbetsplatsen. Med ordinarie arbetsplats avses de platser där den anställda normalt utför sina arbetsuppgifter. För att bestämmelsen ska gälla krävs att arbetsgivaren gör en individuell bedömning av den anställdas behov av utrustningen för arbetet.

Frågan om skattefrihet ska bedömas med hänsyn till de särskilda förhållanden som föreligger i det enskilda fallet (SkU 1994/95:25 s. 18).

Väsentlig betydelse

Varan eller tjänsten ska vara av väsentlig betydelse för arbetet. Enligt förarbetena bör det krävas att betydelsen är påtaglig, utan att varan och tjänsten behöver vara direkt nödvändig för arbetets utförande. Det ska vara fråga om arbetsuppgifter som den anställda redan har och inte vad hen i en obestämd framtid kan tänkas komma att ha (prop. 1994/95:182 s. 44).

Bedömningen av om ett arbetsredskap är av väsentlig betydelse ska göras i sin helhet och varan eller tjänsten kan inte samtidigt vara både ett arbetsredskap och en förmån. Om arbetsgivaren t.ex. bedömer att en anställd bör ha en mobiltelefon och den anställda vill ha en uppgraderad version för privata ändamål kan inte en del anses vara arbetsredskap och den uppgraderade delen anses vara förmån. Mobilen i sin helhet är då att se som en skattepliktig förmån då den uppgraderade mobilen inte är av väsentlig betydelse för arbetet.

Skattefriheten gäller endast när arbetsgivaren direkt betalar den aktuella utrustningen eller tjänsten, eftersom arbetsgivaren redan då bör ha klart för sig om utrustningen har väsentlig betydelse för den anställdas arbete. Bestämmelsen kan alltså inte tillämpas om arbetsgivaren ger ut en kostnadsersättning till den anställda för utrustning som hen redan har. Det innebär att regeln inte är tillämplig om arbetsgivaren hyr ut utrustningen till den anställda eller låter äganderätten övergå till den anställda (prop. 1994/95:182 s. 40).

Begränsat värde

Den förmån som den anställda får genom att också kunna använda arbetsredskapet privat ska vara av begränsat värde. Någon absolut beloppsgräns för vad som är begränsat värde finns inte. Flera faktorer bör vägas in vid bedömningen, som t.ex. förmånens faktiska värde och om den innebär en faktisk inbesparing i den anställdas normala privata levnadskostnader (prop. 1994/95:182 s. 44).

Svår att särskilja

Förmånen ska inte kunna särskiljas från nyttan i anställningen utan svårighet. Med det menas att det är själva förmånen som sådan, eller värdet av den, som inte kan särskiljas. Förmånen måste vara en närmast ”ofrånkomlig biförmån” (prop. 1994/95:182 s. 40 och 44).

Exempel på bedömning av några förmåner

Här ges några exempel på bedömningar av förmåner som under vissa förutsättningar kan vara skattefria för den anställda.

Betalkort

Betalkort har ansetts vara skattefria när de tillhanda­hållits anställda som på grund av tjänsteresor hade behov av att kunna göra reseutlägg för arbetsgivarens räkning (RÅ 2002 ref. 109).

Elektronisk utrustning och abonnemang mot fast avgift

Skatteverket anser att med elektronisk utrustning eller abonnemang mot fast avgift menas:

• mobiltelefon
• dator
• surfplatta
• läsplatta
• router
• mobil telefoni
• sms och mms
• surf och datatrafik.

Den skattemässiga bedömningen påverkas inte av vilken standard den tekniska utrustningen har.

Privat användning av elektronisk utrustning eller abonnemang mot fast avgift, som sker på ordinarie arbetsplats i arbetsgivarens lokaler är inte en skattepliktig förmån. Utrustningen får då antas vara av väsentlig betydelse för den anställde och förmånen att använda utrustning eller abonnemang i dessa fall är svår att särskilja från nyttan.

Även användning utanför den ordinarie arbetsplatsen kan vara skattefritt i vissa fall.

Om en anställd får ta med sig utrustning eller abonnemang utanför den ordinarie arbetsplatsen utan att det är av väsentlig betydelse för att den anställda ska kunna utföra sina arbetsuppgifter uppkommer en skattepliktig förmån. Förmånen ska värderas till ett belopp motsvarande vad det skulle kosta om den anställda själv skaffat utrustningen eller tecknat abonnemanget. För att förmåns­beskattning inte ska bli aktuell i sådana här fall ska det av avtal eller annan dokumentation framgå att utrustningen inte får användas för privat bruk.

Om den fasta avgiften för abonnemanget inte omfattar privata tjänster och de istället faktureras separat är det en skattepliktig förmån om arbetsgivaren betalar dessa tjänster. Det gäller oavsett om det har använts på eller utanför den ordinarie arbetsplatsen, och oavsett om det är av väsentlig betydelse för den anställda att ha tillgång till utrustningen eller abonnemanget.

Om det är av väsentlig betydelse för att den anställda ska kunna utföra sina arbetsuppgifter att hen har tillgång till utrustning eller abonnemang utanför den ordinarie arbetsplatsen är privat användning av utrustningen inte en skattepliktig förmån för den anställda.

Om arbetsgivaren tillhandahåller en anställd flera slags tekniska utrustningar ska det för varje del göras en separat bedömning om utrustningen eller abonnemanget är av väsentlig betydelse för arbetets utförande. Om ett abonnemang med fast avgift innehåller flera funktioner räcker det att en av funktionerna är av väsentlig betydelse för att det ska bedömas som ett skattefritt arbetsredskap.

Exempel: mobilabonnemang som används både på jobbet och privat

Per arbetar som löneadministratör. Hans arbetsgivare tillhandahåller en mobiltelefon med abonnemang mot en fast avgift. Abonnemanget ger Per tillgång till telefoni och surf. Båda tjänsterna är nödvändiga för att han ska kunna sköta sitt arbete.

Per utför allt sitt arbete på kontoret, men arbetsgivaren kräver också att Per ska vara tillgänglig på telefon efter kontorstid och Per får därför ta med sig sin mobiltelefon hem. Arbetsgivaren tillåter att Per får använda mobiltelefonen för privat bruk även när han inte är på sin ordinarie arbetsplats (kontoret), vilket Per också gör.

Mobiltelefonen med tillhörande abonnemang är nödvändig för att Per ska kunna utföra sina arbetsuppgifter utanför den ordinarie arbetsplatsen. Förmånen att få använda mobiltelefonen privat är av begränsat värde och det är svårt att särskilja det privata användandet från användandet i tjänsten. Abonnemanget ska i detta sammanhang betraktas som en tjänst oavsett om abonnemanget innehåller flera olika funktioner såsom mobil telefoni, sms, mms och surf eller datatrafik. Per ska därför inte beskattas för den eventuella förmån som kan uppkomma när han använder någon av abonnemangets funktioner privat.

Per har även tillgång till en surfplatta från arbetsgivaren för att kunna utföra sina arbetsuppgifter men den är endast av väsentlig betydelse för hans arbete när han är på sin ordinarie arbetsplats. Om Per använder surfplattan utanför ordinarie arbetsplats ska han förmånsbeskattas. Värdet av förmånen är vad det skulle ha kostat honom att inneha motsvarande surfplatta och abonnemang privat. Förmånsvärdet ska beräknas löpande varje månad.

Larmanläggning

En larmanläggning i den anställdas bostad kan vara en skattefri förmån om larmet primärt installeras för att skydda arbetsgivarens egendom. För att larmet ska anses vara av väsentlig betydelse för arbetet krävs att den anställda regelbundet och varaktigt arbetar i bostaden med dyr och stöldbegärlig utrustning eller regelmässigt förvarar hemliga företagshandlingar i bostaden. Det räcker inte att hänvisa till att den anställda arbetar hemma då och då, eller att den anställda har en dator som tillhör arbetsgivaren.

Medlemsavgifter och serviceavgifter

Personliga medlemsavgifter i olika yrkes- och bransch­föreningar eller andra intresseföreningar som arbetsgivaren betalar för den anställdas räkning är skattepliktiga. Det gäller även om medlemskapet är helt kopplat till tjänsten. Det ses som en personlig levnadskostnad i och med avdragsförbudet för medlemsavgifter (9 kap. 2 § IL).

Många yrkes- och branschföreningar tar förutom medlemsavgiften ut en särskild serviceavgift för tjänster till medlemmarna, t.ex. medlemstidningar, facklitteratur, kurser, seminarier och konferenser. Om serviceavgiften hålls åtskild från medlemsavgiften, exempelvis genom att den förmedlas genom ett särskilt servicebolag eller på annat sätt faktureras särskilt, behandlas den skattemässigt inte som en medlemsavgift. I de fall tjänsterna via medlemskapet är av väsentlig betydelse för arbetet är serviceavgiften en skattefri förmån för den anställde.

Vidare förekommer det att anställda i sitt arbete ingår i yrkes- eller branschnätverk av skilda slag. Tjänster som erbjuds av sådana nätverk i form av information och fortbildning inom det egna yrkesområdet eller för en viss typ av befattningshavare beskattas inte eftersom det då inte är fråga om medlemsavgifter.

Personskydd på grund av hot i arbetet

Skatteverket anser att om en arbetsgivare gör bedömningen att en anställd utsatts för ett reellt och allvarligt hot, kan åtgärder som arbetsgivaren anser är nödvändiga för att trygga den anställdas säkerhet inte ses som en skattepliktig förmån. Det kan gälla hot som riktats mot den anställda själv eller hens familj. Det kan också handla om allvarligare hot mot den anställdas egendom som t.ex. bostad eller bil. För den anställda kan det inte ses som en inbesparad levnadskostnad att skyddas vid hotfulla incidenter som hen dras in i på grund av sitt arbete. Det gäller även om skyddet ges i den privata bostaden, vid arbetsresor eller annars under den anställdas lediga tid. I det läget saknas anledning att pröva om åtgärden uppfyller kraven för skattefrihet enligt bestämmelsen om förmån av begränsat värde i 11 kap. 8 § IL. Arbetsgivaren ska se till att det finns dokumentation över inträffade incidenter, exempelvis en polisanmälan och liknande, och kunna visa vari hotet består.

Telefon

Privata telefonsamtal från ett telefonabonnemang som arbetsgivaren står för, kan ibland särskiljas från tjänstesamtalen genom t.ex. en specificerad telefonräkning. I sådant fall ska den anställda beskattas för förmånen av privatsamtal (prop. 1994/95:182 s. 44). Se även elektronisk utrustning.

Terminalglasögon

Om en anställd behöver terminalglasögon för sitt arbete vid bildskärm är det en skattefri förmån, när arbetsgivaren tillhandahåller dem i enlighet med arbetar­skydds­bestämmelser. Detsamma gäller synundersökning för terminalglasögon. Om den anställda själv bekostar dyrare glasögonbågar medför det inga skatte­konsekvenser.

En arbetsgivare kan skattefritt tillhandhålla även andra typer av arbetsglasögon som är nödvändiga för arbetet. Det kan t.ex. gälla glasögon särskilt anpassade för brandmän, eller glasögon som är inställda på särskilt kort avstånd för särskilda arbetsuppgifter.

Tidningar

Två frågor ställdes till Skatterättsnämnden angående prenumeration på tidningen Dagens Medicin för en sjuksköterska. Dels om det var en skattepliktig förmån om arbetsgivararen stod för kostnaden och tidningen skickades hem till personens bostad. Dels om kostnaden var avdragsgill om den anställda i stället med egna pengar betalade prenumerationen. Högsta förvaltnings-domstolen fann att en fri prenumeration på tidningen Dagens Medicin inte var skattepliktig för sjuksköterskan. Däremot ansåg man inte att kostnaden för prenumerationen var avdragsgill. Domen visar på den skattemässiga skillnaden när arbetsgivaren respektive den anställda står för kostnaden (RÅ 1998 not.144).

Högsta förvaltnings­domstolen fann i ett mål gällande en chefredaktör för en dagstidning att fria dagstidningar som delades ut i bostaden var skattefria för honom. Enligt Högsta förvaltnings­domstolen måste en arbetsgivare i ett dagstidnings­företag i regel anses ha ett starkt intresse av att en chefredaktör och anställda med journalistiska arbetsuppgifter tar del av det som skrivs i branschen (RÅ 2004 ref. 101).

Skatteverket anser att ”anställda med journalistiska arbetsuppgifter” omfattar personer som arbetar som journalister, fotografer, grafisk personal samt personal tillhörande ledningsgruppen.

Tv-kanaler

Den tidigare tv-avgiften slopades vid utgången av 2018 och ersattes 2019 av en public service-avgift. Den tas ut vid fysiska personers beskattning. Om arbetsgivaren betalar en anställds avgift för public service innebär det en inbesparing av den anställdas privata levnadskostnad och är därför skattepliktig.

Skatteverket anser att kostnader för specifika tv-kanaler i vissa fall kan vara ett skattefritt arbetsredskap. Det kan t.ex. gälla journalister som har som uppgift att bevaka andra länder. I normalfallet bör det dock räcka att den anställda har tillgång till tv-kanalerna på arbetsplatsen.