Kontrollbesök för kassaregister

Syftet med kontrollbesök

Kontrollbesök som avser kassaregister får göras i syfte att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att använda kassaregister fullgör sina eventuella skyldigheter (42 kap. 6 § första stycket SFL).

Vem får kontrolleras?

Skatteverket får göra kontrollbesök hos den som är eller kan antas vara skyldig att använda kassaregister. Uttrycket ”kan antas” innebär inte något högt krav på bevisning. I affärslokaler som allmänheten har tillträde till bör det i regel kunna antas att det bedrivs verksamhet av någon som är skyldig att använda kassaregister (prop. 2006/07:105 s. 93 f.).

Vad får kontrolleras?

Skatteverket ska beakta de grundläggande rättsäkerhetsprinciperna som bland annat innebär att en åtgärd endast får vidtas i det syfte som lagstiftningen tillåter. Kontrollbesök som avser kassaregister har till skillnad mot vad som gäller för tillsyn, som syfte att kontrollera hur kassaregistret används. De åtgärder Skatteverket vidtar och de iakttagelser verket aktivt gör vid kontrollbesöket ska inte ha något annat syfte.

Skatteverket får enligt 42 kap. 6 § första stycket SFL göra fyra olika former av kontroll vid kontrollbesök som avser kassaregister:

• kundräkning
• kontrollköp
• kvittokontroll
• kassainventering.

Kundräkning, kontrollköp och kvittokontroll sker dolt och kräver inte något samtycke från näringsidkaren. Kassainventering får inte göras mot näringsidkarens vilja – en näringsidkare kan alltså vägra att kassainventering genomförs.

Kundräkning

Kundräkning innebär att en tjänsteman från Skatteverket, utan att ge sig till känna, observerar hur många kunder eller t.ex. hur många maträtter som serveras. I ett senare skede jämförs observationerna med vad som registrerats som försäljning enligt kontrollremsa, tömningskvitto från kassaregistret eller uppgifter i journalminnet (prop. 2006/07:105 s. 64).

Med kontrollremsa menas dokumentation av den löpande registreringen i kassaregistret i pappersform och med journalminne menas dokumentation av den löpande registreringen i kassaregistret i elektronisk form. Med tömningskvitto avses ett s.k. Z-utslag d.v.s. en sammanställning av registreringar som avser en dags försäljning.

Kontrollköp

Kontrollköp innebär att en tjänsteman från Skatteverket gör ett eller flera inköp, som senare följs upp genom jämförelser med uppgifter om vad som har registrerats i kassaregistret. För att det ska vara möjligt att i efterhand stämma av observationer och inköp mot registreringar i kassaregistret har Skatteverket rätt att få del av kontrollremsa, tömningskvitto eller uppgifter i journalminnet för den aktuella tidsperioden (jfr prop. 2006:07:105 s. 64).

Kvittokontroll

Kvittokontroll innebär att en tjänsteman från Skatteverket utan att ge sig till känna observerar om kunderna erbjuds kvitto. Kvittokontrollen följs upp på motsvarande sätt som kundräkningen (prop. 2006/07:105 s. 64).

Kassainventering

En kassainventering förutsätter att man har fysisk tillgång till kassaregistret. Den tjänsteman som ska utföra kontrollen behöver därför ge sig till känna och genomföra ett oanmält kontrollbesök (prop. 2006:07:105 s. 64).

Näringsidkaren har rätt att motsätta sig kassainventeringen. Om näringsidkaren eller någon som företräder denne inte vill medverka till kassainventeringen ska åtgärden inte genomföras. Härigenom kan skiljelinjen mellan frivillighet och tvång upprätthållas. Motsätter sig näringsidkaren kontrollen får Skatteverket överväga om det finns anledning att i stället vidta andra åtgärder (prop. 2006/07:105 s. 67).

Ur rättssäkerhetssynpunkt är det av avgörande betydelse att näringsidkaren uppfattar att det finns en reell möjlighet att motsätta sig åtgärden och i förlängningen få saken prövad av en domstol. Skatteverket bör därför regelmässigt informera näringsidkaren om denna rättighet. När åtgärden sker oanmäld och näringsidkaren har begränsad tid att ta ställning till Skatteverkets begäran ställs särskilt stora krav på att lämna lättillgänglig information (prop. 2006/07:105 s. 67). Kassainventeringen kan dock göras även om sådan information inte kan lämnas beroende på att varken näringsidkaren eller någon behörig ställföreträdare finns i verksamhetslokalen vid kontrollbesöket (prop. 2010/11:165 s. 878).

Var får kontrollbesök göras?

Kontrollbesök som avser kassaregister får bara genomföras i sådana verksamhetslokaler som allmänheten har tillträde till. Kundräkning får däremot göras även på en allmän plats som ligger i anslutning till en verksamhetslokal som allmänheten har tillträde till (42 kap. 6 § andra stycket SFL).

Exempel: vad menas med allmän plats?

Skatteverket avser att göra kundräkning hos en näringsidkare som har en butik för lösgodisförsäljning. Tvärs över gatan ligger ett kafé.

Handläggaren kan välja mellan att göra sina observationer från en plats inne i godisbutiken eller från en position ute på gatan. Det är däremot inte tillåtet att göra iakttagelserna inifrån kaféet eftersom detta inte är allmän plats. Kaféet utgör visserligen en verksamhetslokal men det är inte en verksamhetslokal som den som ska kontrolleras disponerar.

Hur ska besöket utföras och när ska den kontrollerade underrättas om kontrollbeslutet?

Det finns gemensamma regler för hur kontrollbesöken enligt 42 kap. SFL ska utföras samt när Skatteverket ska underrätta den som kontrolleras om beslutet att göra ett besök.

Skyldighet att bevara uppgifter

Sådana uppgifter på kontrollremsor, i journalminnen eller på tömningskvitton som avses i 42 kap. 7 § första stycket SFL ska bevaras under två månader efter utgången av den kalendermånad då uppgifterna registrerades i kassaregistret. Det gäller dock inte om uppgifterna utgör räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (9 kap. 4 § SFF).

Näringsidkarens skyldighet att tillhandahålla uppgifter och handlingar

Om Skatteverket begär det, ska den som Skatteverket har gjort kontrollbesök hos tillhandahålla kontrollremsa, uppgifter från journalminnet eller tömningskvitto för att Skatteverket ska kunna kontrollera hur försäljningar har registrerats i kassaregistret (42 kap. 7 § första stycket SFL).

Föreläggande att tillhandahålla uppgifter och handlingar

Skatteverket får förelägga den som inte fullgör sina skyldigheter att tillhandahålla kontrollremsa, uppgifter från journalminne eller tömningskvitto att fullgöra dem (42 kap. 7 § andra stycket SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Ett sådant föreläggande får förenas med vite. Med hänsyn till vitesförbudet är möjligheterna att förena föreläggandet med vite mycket små.

Föreläggande att fullgöra dokumentationsskyldighet

Om den som ska använda kassaregister inte fullgör sin skyldighet att använda ett kassaregister som uppfyller de krav som ställs, att registrera all försäljning och annan löpande användning och att erbjuda kvitto vid varje försäljning får Skatteverket förelägga denne att göra det (39 kap. 17 § 1 SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite.

Kompletterande information

• Om Skatteverket kan konstatera brister vid kontrollbesöket kan kontrollavgift komma att tas ut.
• Dokumentationsskyldighet för kassaregister.