Arbetsgivardeklarationen ska innehålla uppgifter om både den som ska lämna uppgifterna och om betalningsmottagaren (uppgifter på individnivå).
De uppgifter som ska vara med i en arbetsgivardeklaration regleras i 26 kap. 18 och 19 a–f §§ SFL samt i 6 kap. 1 § 1–3 SFF.
En arbetsgivardeklaration ska innehålla uppgifter om
En arbetsgivardeklaration ska även innehålla följande uppgifter:
Arbetsgivardeklarationen ska också innehålla vissa uppgifter för en viss betalningsmottagare.
För varje betalningsmottagare ska arbetsgivardeklaration innehålla uppgifter om (26 kap. 19 a § SFL och 6 kap. 1 § andra stycket SFF)
Adressen ska entydigt ange läget för arbetsplatsen och ska anges i form av gatuadress (gatunamn och adressnummer) eller annan lägesangivelse och ortens namn. Om arbetsplatsen inte ligger i en specifik ort ska i stället för ortens namn en uppgift lämnas om närmaste tätort eller kommunens namn (prop. 2021/22:228 s. 65).
En arbetsgivardeklaration ska även innehålla följande uppgifter för varje betalningsmottagare (26 kap. 19 b § första stycket SFL):
Om det som har betalats ut är ett engångsbelopp på grund av en sådan personskada som avses i 11 kap. 38 § IL, ska det i arbetsgivardeklarationen anges om något engångsbelopp på grund av samma skada har getts ut tidigare samt i så fall med vilket belopp och under vilket utbetalningsår (26 kap. 19 b § andra stycket SFL).
Om det som har betalats ut är en ersättning eller en förmån som inte ska tas upp till beskattning men är avgiftspliktig enligt socialavgiftslagen, ska värdet på en sådan ersättning eller förmån anges särskilt i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 b § tredje stycket SFL).
Om en anställd upplåter en privatbostad eller en bostad med hyresrätt till sin arbetsgivare (den deklarationsskyldiga), ska den anställda beskattas i inkomstslaget kapital för hyresersättningen. Det gäller under förutsättning att den utbetalade hyresersättningen är marknadsmässig. Ersättningen ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Detta gäller dock bara om utbetalaren även har betalat ut ersättning för arbete och har gjort eller varit skyldig att göra skatteavdrag från ersättningen (26 kap. 19 b § första stycket 8 SFL). Är hyresersättningen högre än vad som är marknadsmässigt och övriga förutsättningar är uppfyllda, ska den överskjutande delen redovisas som lön.
När det gäller ersättning för utgifter vid tjänsteresor finns det vissa begränsningar av uppgiftsskyldigheten per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 c § SFL). Om den deklarationsskyldiga har betalat ut ersättning för utgifter vid tjänsteresor som inte ska ingå i underlaget för skatteavdrag, är det tillräckligt att det i arbetsgivardeklarationen anges med ett kryss att man har betalat ut sådan ersättning. Det gäller bilkostnadsersättningar och traktamenten upp till de avdragsgilla schablonbeloppen.
Utbetalda ersättningar för utgifter för logi eller resor med något annat transportmedel än en egen bil eller förmånsbil ska inte redovisas i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 c § andra stycket SFL).
Även om utbetalad ersättning inte uppfyller kraven för att redovisas i en arbetsgivardeklaration kan uppgiften frivilligt lämnas i en arbetsgivardeklaration per betalningsmottagare (26 kap. 19 d § SFL). Det gäller bara om uppgiften annars skulle ha lämnats i kontrolluppgiften enligt 15 kap. SFL (tjänst), kontrolluppgift om reduktion för hushållsarbete (22 kap. 13 § SFL) samt kontrolluppgift om utnyttjande av personaloption enligt 11 a kap. IL (22 kap. 26 § SFL). Om uppgiften om utgiven ersättning eller förmån frivilligt lämnas per betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration ska någon kontrolluppgift inte lämnas.
Möjligheten att frivilligt lämna uppgifter om betalningsmottagaren i arbetsgivardeklarationen, gäller dock inte sådana pensionsersättningar som avses i 10 kap. 5 § första stycket 4 och 5 IL. Dessa ska alltid redovisas i kontrolluppgift.
Om man har ingått ett socialavgiftsavtal räcker det enligt 26 kap. 19 e § SFL att betalningsmottagaren redovisar följande uppgifter i arbetsgivardeklarationen:
I en arbetsgivardeklaration som innehåller uppgifter om en viss betalningsmottagare enligt 26 kap. 19 a–19 c §§ eller 19 e § SFL ska följande uppgifter om mottagaren lämnas (6 kap. 3 § SFF):
Den som ska redovisa skatteavdrag för A-SINK ska också lämna uppgifter om arten av den verksamhet som ersättning har betalats ut för. Uppgifterna ska lämnas även när ersättningen är undantagen från skatteplikt på grund av skatteavtal enligt 8 § första stycket 4 A-SINK (6 kap. 3 § fjärde stycket SFF).
Om betalningsmottagaren är obegränsat skattskyldig och har hemvist i någon annan stat eller jurisdiktion ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter om mottagarens utländska skatteregistreringsnummer (TIN) eller motsvarande samt landskoden för TIN (6 kap. 1 § andra stycket SFF).
Om betalningsmottagaren är begränsat skattskyldig ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter om mottagarens
Uppgifterna behöver inte lämnas om dessa saknar betydelse för
Skatteverket har föreskrivit när uppgifter ska lämnas inom ramen för informationsutbytet (SKVFS 2018:17). Det innebär att man ska lämna uppgifter om en person som är bosatt i, eller ska beskattas i, ett land eller område som finns med på listan i bilagan till föreskrifterna.
Om den deklarationsskyldiga har lämnat fel uppgifter eller har glömt att lämna en uppgift, ska hen ändra uppgifterna (26 kap. 40 § SFL). Skyldigheten att ändra eller lägga till uppgifter omfattar alla uppgifter i arbetsgivardeklarationen oavsett om den felaktiga uppgiften påverkar skyldigheten att betala arbetsgivaravgifter eller avdragen skatt. Exempelvis måste en uppgift om felaktig betalningsmottagare rättas även om det inte påverkar skyldigheten att betala arbetsgivaravgifter eller skatteavdrag. Man ska lämna de rättade eller ändrade uppgifterna snarast (prop. 2016/17:58 s. 189). Om det har gått mer än sex år från det kalenderår som uppgiften hänför sig till, ska man inte längre göra någon ändring eller tillägg av uppgifter (26 kap. 40 § andra stycket SFL). Rättelse ska ske för den period den felaktiga uppgiften lämnats. Rättade eller ändrade uppgifter ska senast samma dag också lämnas till betalningsmottagaren. Observera att det i regel inte ska göras någon rättelse av avdragen skatt.
En ändring eller tillägg av uppgifter ska göras skriftligen (26 kap. 41 § SFL).
Om arbetsgivaren ska tillämpa reglerna om särskild beräkning av arbetsgivaravgifter, allmän löneavgift och särskild löneskatt (växa-stöd) ska hen lämna uppgifter om annat stöd av mindre betydelse som beviljats under beskattningsåret och de två föregående beskattningsåren. Arbetsgivaren ska även lämna övriga uppgifter som behövs för att Skatteverket ska kunna bedöma rätten till ersättning (26 kap. 19 f § SFL).
Exempel på övriga uppgifter som kan vara nödvändiga är uppgifter om stöd av mindre betydelse som har beviljats andra företag som den uppgiftsskyldiga står i intressegemenskap med. Med företag avses i detta sammanhang inte endast det enskilda företaget (förordning 1407/2013 artikel 2.2). Ett företag kan omfatta även andra bolag och enskilda näringsidkare som står i intressegemenskap med den uppgiftsskyldiga på ett sådant sätt att det bör ses som ett enda företag (prop. 2017/18:1 s. 328).
En arbetsgivare ska lämna uppgifter om sjuklönekostnader i arbetsgivardeklarationen (17 b § lagen [1991:1047] om sjuklön). Uppgifterna hämtas in för Försäkringskassans räkning och används för att beräkna om arbetsgivaren ska få tillbaka ersättning på grund av för höga sjuklönekostnader.
För att beräkna sjuklönekostnaden, se Försäkringskassan.