Vem ska använda kassaregister?

Vem är skyldig att använda kassaregister?

Den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda kassaregister (39 kap. 4 § SFL). Varje självständig verksamhet inom ramen för näringsverksamheten ska bedömas var för sig (39 kap. 6 § SFL).

Det finns ett flertal undantag från skyldigheten att använda kassaregister.

När är det en självständig verksamhet i ett företag?

Ett företag kan ha olika självständiga verksamheter som var för sig kan omfattas av, eller vara undantagna från, skyldigheten att använda kassaregister (39 kap. 6 § SFL).

Om de olika verksamheterna är av helt skilda slag och är organiserade som separata verksamheter bör de anses som självständiga verksamheter, även om verksamheterna bedrivs i gemensamma lokaler. Så är fallet t.ex. om det inom ramen för en näringsverksamhet bedrivs bageri- och åkeriverksamhet eller tobakshandel och lokalvård.

Om likartade verksamheter, eller verksamheter som har samband med varandra, bedrivs på olika platser bör de också betraktas som självständiga, under förutsättning att de även i övrigt är organiserade som skilda verksamheter. Om sådana verksamheter däremot bedrivs i anslutande eller gemensamma lokaler bör de inte betraktas som självständiga verksamheter. Bageri- och caféverksamhet är exempel på verksamheter som har samband med varandra. Ett annat exempel är hotell- och restaurangverksamhet (prop. 2006/07:105 s. 90).

Utländska företag utan fast driftsställe i Sverige

Ett utländskt företag utan fast driftställe i Sverige får, i stället för ett kassaregister som uppfyller kraven enligt svenska bestämmelser, använda ett kassaregister som har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom EES, om prövningen visar att registret uppfyller likvärdiga krav (39 kap. 8 a § SFL).

Med att kassaregistret ska ha genomgått motsvarande prövning menas att registret ska ha varit föremål för en prövning enligt regler om kassaregister i en annan medlemsstat inom EES. Det behöver dock inte vara fråga om ett certifieringsförfarande. En förutsättning är att bestämmelserna och prövningen garanterar att registret uppfyller krav som är likvärdiga med de svenska kraven(prop. 2016/17:49 s. 26).

För att ett utländskt kassaregister ska vara godtagbart är det viktigt att det finns tillräckliga garantier för att de uppgifter som registreras i kassaregistret bevaras på ett säkert sätt. Uppgifterna ska även vara åtkomliga för Skatteverket. Det bör kunna säkerställas genom den möjlighet som finns för Skatteverket att inhämta upplysningar från företagets verksamhetsland inom EES med stöd av tillämpligt internationellt rättsinstrument (prop. 2016/17:49 s. 16).

Försäljning i en näringsverksamhet

Endast sådan försäljning som sker inom ramen för en näringsverksamhet omfattas av kraven i lagen. Med näringsverksamhet avses i skatteförfarandelagen verksamhet av sådant slag att intäkter i verksamheten enligt bestämmelserna i 13 kap. inkomstskattelagen räknas till inkomstslaget näringsverksamhet (3 kap. 14 § SFL). Det innebär bl. a. att det ska finnas en förvärvsverksamhet som bedrivs yrkesmässigt och självständigt. Läs mer om vad som räknas som näringsverksamhet.

Försäljning som sker inom ramen för en hobbyverksamhet omfattas inte av kravet på att använda kassaregister. Det gör inte heller tillfällig verksamhet av mindre omfattning som inte kan sägas bedrivas yrkesmässigt, t.ex. skolelevers försäljning inför en skolresa.

Ombudsförsäljning

Olika slag av ombudsförsäljning ska registreras i ett kassaregister om försäljningen sker mot kontant betalning eller med kontokort.

Ett företag som säljer för någon annans räkning, i t.ex. kommission, omfattas av kravet på att använda ett kassaregister om försäljningen sker mot kontant betalning eller med kontokort. Det mottagna beloppet för någon annans räkning är generellt att anse som en sådan kontant försäljning som avses i 39 kap. 4 § SFL.

Kontant betalning eller betalning med kontokort

Exempel på kontant betalning är betalning med sedlar och mynt, rikskuponger (kuponger som företaget löser in hos något annat företag) och pantkvitto.

Tillhandahållande av en förskottsbetald lunch mot en kupong som ett företag själv ställt ut anses däremot inte som ytterligare en försäljning och utlöser därför inte någon registreringsskyldighet enligt 39 kap. 7 § SFL (HFD 2014 ref. 68).

Med kontokort avses ett kort som är kopplat till ett tillgodohavande eller kreditutrymme hos en kortutgivare och som kan användas för betalning av varor eller tjänster på olika säljställen liksom för att ta ut kontanter. Kontokorten delas in i debetkort (bl.a. bankkort), betalkort och kreditkort.

SMS-tjänster och andra elektroniska betalningar

Alla former av elektroniska betalningar är enligt Skatteverket att jämställa med betalning med kontokort. Exempel på elektroniska betalningar är när en kund använder sin mobiltelefon för att betala via en SMS-tjänst eller någon annan elektronisk betalningstjänst. Swish är en mobilapplikation för överföring av pengar mellan olika personers eller företags bankkonton. Även betalning med Swish är att jämställa med betalning med kontokort.

Fakturerad försäljning

Om försäljningen sker mot faktura föreligger det inte något krav på att försäljningen ska registreras i ett kassaregister. En fakturerad försäljning kännetecknas av att säljaren lämnar kredit till en köpare för senare betalning. Det finns däremot inget som hindrar att ett företag använder ett kassaregister för att registrera försäljning mot kredit.

Kontantfaktura

Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt vid försäljningstillfället brukar fakturan kallas "kontantfaktura". Försäljning som dokumenteras genom en kontantfaktura behöver inte registreras i ett kassaregister om företaget följer de regler som gäller för bokföring av fakturor (prop. 2006/07:105 s. 41).

För att användningen av en kontantfaktura ska innebära att man inte behöver registrera försäljningen i ett kassaregister, anser Skatteverket att kontantfakturan ska innehålla de uppgifter som ska finnas i en verifikation enligt huvudregeln i bokföringslagen (5 kap. 7 § BFL). Det innebär att fakturan ska innehålla sådana uppgifter att kunden kan identifieras, vilket normalt innebär att kundens fullständiga namn och adress ska finnas på fakturan. Skatteverket anser också att kontantfakturan ska ha ett löpnummer och att den ska bokföras enligt de regler som gäller för bokföring av verifikationer enligt bokföringslagen. Slutligen måste den kontanta betalningen bokföras senast påföljande arbetsdag (5 kap. 2 § BFL).

Kompletterande information

• När ska en kontrollavgift tas ut om företaget inte följer reglerna för kassaregister?
• Tidpunkten för bokföring av kontant betalning.