Krav på kassaregister och tillverkardeklaration

Formella lagkrav på kassaregister

Ett formellt lagkrav på ett kassaregister är att det ska vara certifierat. I övrigt finns i lagstiftningen följande två formella krav enligt 39 kap. 8 § SFL på att ett kassaregister på ett tillförlitligt sätt ska visa:

• alla registreringar som har gjorts
• de programmeringar och inställningar som enligt BFL utgör behandlingshistorik.

Vad som är ett kassaregister

Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort (39 kap. 2 § SFL). Läs om hur Skatteverket har hanterat kravet i SFL om certifiering på sidan Certifierat kassaregister.

Vilka krav ställs på utländska näringsidkares kassaregister?

En näringsidkare som driver näringsverksamhet i Sverige utan fast driftställe i landet ska använda ett kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 2 och tredje stycket SFL). Läs mer om detta på sidan Vem ska använda kassaregister.

När det gäller de krav som ställs på ett kassaregister finns det ett särskilt undantag för näringsidkare utan fast driftsställe i Sverige. En sådan näringsidkare får, i stället för ett kassaregister som uppfyller kraven enligt svenska bestämmelser, använda ett annat kassaregister under följande förutsättningar. Det krävs att ett sådant kassaregister har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och att denna prövning visar att registret uppfyller likvärdiga krav (39 kap. 8 a § SFL).

Vad som avses med registrering

Den inskränkning av definitionen av begreppet registrering i 39 kap. 8 § SFL som tidigare fanns i Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister (2 kap. 17 § SKVFS 2014:9) har upphävts i samband med omtrycket SKVFS 2021:17. Dagens mer kompetenta elektroniska kassaregister bedöms ha tillräckligt med kapacitet för att lagra alla uppgifter som registreras i ett kassaregister. Av det skälet är det inte längre motiverat att ha kvar ett undantag från lagkravet i 42 kap. 2 § SFL om att ett kassaregister i ett journalminne ska visa alla registreringar som har gjorts.

Med registrering avsågs enligt den inskränkta definitionen i 2 kap. 17 § SKVFS 2014:9 endast att uppgifter om försäljning och annan löpande användning har behandlats av ett kassaregister så att uppgifterna ska kunna ingå i en Z-dagrapport. Begreppet registrering får efter upphävandet av bestämmelsen i Skatteverkets föreskrifter numera anses vara betydligt bredare och i överensstämmelse med begreppet i 39 kap. 8 § SFL.

Vid tillverkning av kassaregister får dock 2 kap. 17 § SKVFS i dess äldre lydelse tillämpas fram till och med den 31 december 2022 (övergångsbestämmelse 2 i omtrycket SKVFS 2021:17).

Bestämmelsen i 39 kap. 8 § första stycket 1 SFL om att kassaregistret på ett tillförlitligt sätt ska visa alla registreringar som har gjorts ska läsas ihop med 39 kap. 7 § SFL. I sistnämnda bestämmelse sägs att all försäljning och annan löpande användning av ett kassaregister ska registreras i kassaregistret. Med registreringar avsågs här inte bara försäljningstransaktioner utan även annan löpande användning av kassaregistret som t.ex. registrering av returförsäljning, användning av kassaregistrets övningsfunktion m.m. (prop. 2006/07:105 s. 30 och 92.)

Skatteverkets kompletterande föreskrifter m.m.

I SFL finns endast övergripande bestämmelser om kassaregister. Skatteverket har därför meddelat föreskrifter om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17).

För att få en fullständig bild av de krav som ställs på ett kassaregister behöver du även läsa delar av Skatteverkets föreskrifter om användning av kassaregister (SKVFS 2021:18).

Skatteverket har vidare i ett meddelande gett ut information om krav på kassaregister (SKV M 2012:7). Meddelandet hänvisar visserligen till i dag upphävda föreskrifter, men kommentarerna i det är till övervägande del fortsatt gällande. Det hänvisas här fortfarande till detta meddelande för vägledning av Skatteverkets föreskrifter på området i de delar som inte ändrats efter meddelandets publicering.

Kunna ta fram kassakvitton och rapporter

Ett kassaregister ska för varje registreringsenhet kunna ta fram följande (4 kap. 2 § SKVFS 2021:17):

• kassakvitton
• en rapport med en sammanställning av registreringarna av en dags försäljning (Z-dagrapport) och löpande användning
• en sammanställning av registreringar sedan närmast föregående Z-dagrapport (X-dagrapport).

Ett kassakvitto ska innehålla de uppgifter som räknas upp i 7 kap. 1 § SKVFS 2021:17. Läs mer om vilka uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla.

En Z-dagrapport ska innehålla mängder av olika uppgifter som bl.a. växelkassa, antal kassakvitton och antal lådöppningar (7 kap. 3 § SKVFS 2021:17). Läs mer om innehållet i Z-dagrapporten i SKV M 2012:7 avsnitt 5.26.

Den uppgift som ska finnas med på en Z-dagrapport, men som inte finns med på en X-dagrapport, är den om löpnummer i en obruten stigande nummerserie. Vilka uppgifter som en X-dagrapport minst innehålla framgår av 7 kap. 2 § SKVFS 2021:17. Läs mer om innehållet i en X-dagrapport i SKV M 2012:7 avsnitt 5.25.

Versionsnummer

Ett kassaregisterprogram ska vara försett med ett versionsnummer. Detta nummer ska vara en unik beteckning av en programvaras version och ska ändras vid varje förändring av programvaran. För kassaregisterprogram som installerats i ett kassaregister ska kassaregisterprogramvarans versionsnummer och tillverkaren av programmet kunna läsas i klartext genom en funktion (4 kap. 3 och 4 §§ SKVFS 2021:17).

Modellbeteckning och tillverkningsnummer

Ett kassaregister ska vara försett med en modellbeteckning och ett tillverkningsnummer. I modellbeteckningen ska beteckningen ”SE” ingå. Om ett kassaregisterprogram inte är låst till en viss fysisk enhet är det kassaregisterprogrammet som ska vara försett med ett unikt tillverkningsnummer (4 kap. 6 § SKVFS 2021:17).

Kravet på att modellbeteckningen ska innehålla beteckningen ”SE” gäller inte för kassaregister som är tillverkade före den 1 juli 2014 (punkt 3 av övergångsbestämmelserna till SKVFS 2021:17).

Prissättningsfunktion

Om ett kassaregister har en funktion för prissättning av varor eller tjänster ska det vara möjligt att ur kassaregistret ta fram uppgifter om aktuella priser. Det ska av kontrollremsan eller journalminnet framgå när prisuppgifterna har ändrats (4 kap. 8 § SKVFS 2021:17).

Kontrollremsa och journalminne

I ett kassaregister ska för varje registreringsenhet försäljning och annan löpande användning registreras i pappersform eller i elektronisk form (4 kap. 10 § första stycket SKVFS 2021:17). När en dokumentation (registrering) sker i pappersform utgör det en kontrollremsa och när den sker i elektronisk form utgör det ett journalminne (42 kap. 2 § SFL).

Om ett kassaregister registrerar uppgifterna i ett journalminne ska kassaregistret för varje registreringsenhet kunna ta fram de registreringar som har gjorts i journalminnet. Registreringarna ska exporteras till en fil i XML-format enligt vad som anges i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2021:16) om standardexport av data i journalminne från kassaregister. Kassaregistret ska kunna ta fram uppgifterna för olika tidsperioder. Om kassaregistret finns i ett nätverk av flera kassaregister ska exporten kunna ske från ett eller flera kassaregister (4 kap. 10 § andra stycket SKVFS 2021:17).

Bestämmelsen i 4 kap. 10 § SKVFS 2021:17 i dess äldre lydelse får tillämpas vid tillverkning av kassaregister fram till och med den 31 december 2022 (punkt 2 av övergångsbestämmelserna till SKVFS 2021:17).

Övningsfunktion

Ett kassaregister får ha övningsfunktion endast om det framgår av kassaregistrets dokumentation och om användningen av övningsfunktionen registreras i kassaregistret (4 kap. 11 § SKVFS 2021:17).

Om kassaregistret har en funktion för utskrift av kvittokopia, övningskvitto eller pro forma kvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, övning (ovning) respektive ej kvitto. Den markerande texten ska inte kunna ändras och den ska vara minst dubbelt så stor som den text som anger belopp (5 kap. 5 § SKVFS 2021:17).

Funktioner som ska finnas

Av Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister SKVFS 2021:17 framgår vilka funktioner som ska finnas i ett kassaregister.

Registrera växelkassan

Ett kassaregister ska kunna registrera växelkassa och förändringar av växelkassan (5 kap. 1 § SKVFS 2021:17). Alla kassaregister måste från och med den 1 januari 2019 ha en funktion för att kunna registrera förändringar av växelkassan (punkt 4 av övergångsbestämmelserna till SKVFS 2021:17).

Registrera betalningsmedel

Ett kassaregister ska kunna registrera olika slag av betalningsmedel (5 kap. 2 § SKVFS 2021:17). Skatteverket har i samband med omtrycket av SKVFS 2014:9 genom SKVFS 2021:17 ändrat definitionen av begreppet betalningsmedel. Med betalningsmedel avses i dessa föreskrifter formen för betalning oavsett om den görs i elektronisk form eller i fysisk form (2 kap. 2 § SKVFS 2021:17).

Skatteverket hade i den i den äldre lydelsen av 2 kap. 2 § SKVFS 2014:9 definierat begreppet betalningsmedel som:

• kontanter
• kontokort
• kreditkort
• presentkort
• måltidskuponger
• liknande.

Den tidigare exemplifieringen av olika slag av betalningsmedel skapade vissa oklarheter avseende vilka slag av betalningar som ska registreras i ett kassaregister. Genom ändringen av 2 kap. 2 § SKVFS 2014:9 klargörs att med betalningsmedel avses olika slag av betalningar oavsett om de sker i fysisk form eller i elektronisk form. Ett kassaregister måste kunna registrera mer än ett slag av betalningsmedel, vilket har gällt sedan tidigare. Ändringen av definitionen av betalningsmedel innebär därför inget ändrat krav på kassaregister men är däremot teknikneutralt.

Kunna ta fram programmeringar

Det ska ur ett kassaregister kunna tas fram aktuella uppgifter om programmeringar och inställningar som uppfyller kraven på behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 § BFL (5 kap. 4 § SKVFS 2021:17). Läs mer om vad behandlingshistorik är för något på sidan om Systemdokumentation och behandlingshistorik.

Om kassaregistret kan hantera flera företag m.m.

Om ett kassaregister kan hantera mer än ett företags registreringar ska det ha en funktion som utvisar vilka företag det hanterar. En sådan funktion får endast finnas om kassaregisterprogrammet på ett säkert sätt kan hålla registreringarna åtskilda. Detsamma gäller om ett kassaregister kan hantera registreringar som;

• sker i olika verksamheter inom ett företag eller
• hanterar flera tunna klienter som ansluts till kassaregisterprogrammet (5 kap. 3 § SKVFS 2021:17).

Tunn klient

Med tunn klient avses en registreringsenhet om den;

• ingår i ett kassaregistersystem,
• kommunicerar med ett kassaregisterprogram för att kunna registrera och slutföra registrering av en försäljning och
• kan beordra att ett kassakvitto tas fram (2 kap. 22 § SKVFS 2021:17).

Registreringsenhet

Med registreringsenhet avses en enhet om den;

• inom i ett kassaregistersystem,
• kan slutföra en försäljning och
• kan beordra att ett kassakvitto skrivs ut i pappersform eller tas fram i elektronisk form (2 kap. 18 § SKVFS 2021:17).

Svenska kronor och skickande av kvittodata

Ett kassaregisterprogram ska skicka kassakvitto, returkvitto, kvittokopia, övningskvitto och pro forma kvitto till sin kontrollenhet eller sitt kontrollsystem. Kvittodatabelopp ska vara i svenska kronor och ören (5 kap. 7 § SKVFS 2021:17). Detta gäller enligt Skatteverkets uppfattning även om försäljningen sker i ett annat belopp än svenska kronor (SKV M 2012:7 avsnitt 5.27).

Funktioner som inte är tillåtna

Ett kassaregister får inte ha vissa funktioner eller vara konstruerat på vissa sätt. Läs mer om detta i SKV M 2012:7 avsnitt 5.19-5.22.

Ändra i redan gjorda registreringar

Ett kassaregister får inte ha en funktion som möjliggör för en användare att ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar (6 kap. 1 § SKVFS 2021:17).

Registrera utan att samtidigt skriva ut ett kassakvitto

Ett kassaregister får inte vara så konstruerat att det är möjligt att registrera ett försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto i pappersform eller tar fram och skickar ett elektroniskt kassakvitto (6 kap. 2 § SKVFS 2021:17).

Ett elektroniskt kassakvitto är framtaget när det är skickat från kassaregistret på ett sådant sätt att kunden kan ta emot och läsa uppgifterna i kassakvittot i elektronisk form, t.ex. i en smarttelefon (2 kap. 3 § SKVFS 2021:17).

Högst en kopia av ett kassakvitto

Kassaregistret får inte kunna skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto. Detta gäller oavsett om kassakvittot är i pappersform eller i elektronisk form (6 kap. 3 § SKVFS 2021:17).

Förändra förprogrammerad text

Ett kassaregister får inte ha en funktion som medger att förprogrammerad text på artiklar och tjänster kan förändras vid registreringen (6 kap. 4 § SKVFS 2021:17).

Tillverkardeklaration

Skatteverket har i sina föreskrifter om krav på kassaregister meddelat ett generellt undantag från kravet i SFL att kassaregister ska vara certifierade. Undantaget från certifiering gäller för sådana kassaregister där det finns en tillverkardeklaration som visar att registret uppfyller de krav som finns i dessa föreskrifter (3 kap. 1 § SKVFS 2021:17).

Till varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram som ska tillhandahållas på den svenska marknaden ska det finnas en tillverkardeklaration. Av deklarationen ska framgå att modellen eller programmet är testat. Testmetoderna och resultatet av testerna ska dokumenteras i ett testprotokoll. Tillverkardeklarationen ska visa om kassaregistret överensstämmer med kraven i föreskrifterna (8 kap. 1 § SKVFS 2021:17).

Vid versionsuppdateringar

Vid versionsuppdatering av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram behöver en tillverkardeklaration lämnas endast om ändringen påverkar funktioner som är reglerade i denna föreskrift. En tillverkardeklaration som avser en ny version ska dock alltid lämnas om Skatteverket begär det (8 kap. 2 § SKVFS 2021:17).

Dokumentation

Tillverkardeklarationen ska ingå i kassaregistrets eller kassaregisterprogrammets dokumentation (8 kap. 3 § SKVFS 2021:17). Läs mer om detta i SKV M 2012:7 avsnitt 5.28.

Ett kassaregisterprogram får inte ha andra funktioner än dem som framgår av dess dokumentation. Dokumentationen ska vara på svenska, norska, danska eller engelska och ska följa med kassaregistret vid leverans. Dokumentationen får vara i pappersformat eller i elektroniskt läsbar form (4 kap. 12 § SKVFS 2021:17).

Tidsramar

En tillverkardeklaration och utdrag ur testprotokoll som utvisar att en överensstämmelse med dessa föreskrifter föreligger ska sändas till Skatteverket. Det ska ske senast två veckor innan kassaregistermodellen eller kassaregisterprogrammet tillhandahålls på den svenska marknaden (8 kap. 4 § SKVFS 2021:17).

På Skatteverkets webbplats publiceras en lista över vilka kassaregister som är tillverkardeklarerade.

Kompletterande information

• Ta ut en kontrollavgift om kassaregistret inte uppfyller kraven.
• Vad som utgör behandlingshistorik enligt bokföringslagen.