Befogenheter och begränsningar vid verkställigheten

Förvaringsmaterial får omhändertas

När en handling tas om hand så får även pärmar, mappar eller liknande förvaringsmaterial omhändertas (69 kap. 8 § första stycket SFL). Syftet är att de omhändertagna handlingarna inte ska förvaras osorterade, utan i den pärm eller mapp som de förvarades i när de togs omhand (prop. 1993/94:151 s. 161). Det blir på så vis lättare att behålla den ursprungliga inbördes ordning som handlingarna har.

Förvar av elektroniska handlingar

När det gäller elektroniska handlingar kan det vara svårt att avgöra var gränsen mellan en handling och själva förvarings­materialet går. Detta beror på att elektroniska handlingar kan ses som magnetiska impulser på någon form av bärare t.ex. hård­diskar och CD-skivor. Om de elektroniska handlingarna inte kopieras på plats kan de bara omhändertas tillsammans med databäraren. Detta har mindre betydelse i praktiken eftersom bestämmelserna medger att både handling och förvaringsmaterial får tas med (prop. 2010/11:165 s. 1174).

Även om en dator, en mobiltelefon eller liknande i många fall kan betraktas både som ett slags förvaringsmaterial för handlingar och som ett tekniskt hjälpmedel för att kunna läsa upptagningen (handlingen) så har de sådana egenskaper att karaktären av tekniskt hjälpmedel måste bedömas ta över. Förutsättningarna för omhändertagande av en dator, en mobil­telefon eller liknande är alltså inte desamma som i fråga om traditionella förvaringsmaterial i form av en pärm eller en mapp och de kan alltså inte annat än rent undantagsvis omhändertas.

Tekniskt hjälpmedel

Begreppet tekniskt hjälpmedel används i 69 kap. 8-10 §§ SFL. Begreppet bör ges en vid betydelse. Under begreppet faller både hårdvara som datorer, terminaler m.m. men också mjukvara som operativsystem, bokföringsprogram, revisionsprogram och andra program som behövs för att granska ett material som bara kan läsas med hjälp av ADB (prop. 1993/94:151 s. 162).

Programvara vars syfte är att återställa en raderad eller o-allokerad fil faller inom begreppet tekniskt hjälpmedel (KRNS 2010-09-14, mål nr 6647-09).

Användning av tekniskt hjälpmedel

Tekniska hjälpmedel som finns där beslutet om bevissäkring verkställs får användas om det är nödvändigt (69 kap. 9 § första stycket SFL).

Om den granskade t.ex. inte hjälper till med att ta fram kopior på de handlingar som ska tas om hand, får den som verkställer beslutet använda tekniska hjälpmedel, t.ex. en dator, för att ta fram kopior. Handläggaren får också använda tekniska hjälpmedel som finns där beslutet verkställs för att kontrollera att myndigheten har fått alla elektroniska handlingar som omfattas av beslutet (prop. 2010/11:165 s. 1174 med hänvisning till prop. 1993/94:151 s. 162).

Omhändertagande av tekniskt hjälpmedel

För att det ska vara tillåtet att omhänderta tekniska hjälpmedel måste det föreligga synnerliga skäl (69 kap. 9 § andra stycket). Syftet med bestämmelsen är att handlingar inte ska undgå granskning på grund av att Skatteverket saknar nödvändiga tekniska hjälpmedel.

Det ska vara fråga om mycket speciella situationer. Det får inte finnas någon rimlig möjlighet för granskningsledaren att ordna med teknisk utrustning på något annat sätt och handlingarna ska inte kunna granskas i verksamhetslokalen (prop. 2010/11:165 s. 1174 f. med hänvisning till prop. 1993/94:151 s. 161 f.).

Den som är ansvarig för verkställigheten avgör ytterst om förutsättningarna för att omhänderta tekniska hjälpmedel är uppfyllda.

Bedömning i varje enskilt fall

Vilka åtgärder som ska vidtas för att göra de elektroniska handlingarna tillgängliga för granskning måste avgöras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet och utifrån ändamålet med åtgärden. Datorer och program får inte omhändertas endast på den grunden att Skatteverket anser att det är en enklare arbetsmetod.

Uttrycket synnerliga skäl understryker att skälen för att omhänderta den granskades tekniska hjälpmedel måste vara starka, och alltid måste övervägas mycket noga. En allmän utgångspunkt är, liksom när andra tvångsmedel tillgrips, att skadan för den enskilda ska minimeras. En avvägning måste därför göras mellan behovet av att granskningen görs utanför verksamhetslokalerna och det men den enskilda utsätts för genom att bli av med teknisk utrustning under viss tid (prop. 2010/11:165 s. 1174 f. med hänvisning till prop. 1993/94:151 s. 161 f.).

Exempel på faktorer som kan påverka bedömningen

Faktorer som kan påverka bedömningen av om förutsättningarna för att omhänderta tekniska hjälpmedel är uppfyllda kan exempelvis vara vilken typ av lokal som bevissäkringen genomförs i, vilken tid det skulle ta att få fram handlingarna på plats i lokalen och om situationen är hotfull.

Den granskade kan ibland själv ha önskemål om att en dator ska omhändertas. I vissa situationer kan det framstå som mindre ingripande för den som granskningen gäller att den tekniska utrustningen omhändertas än att kopiering av handlingarna utförs på den plats där åtgärden verkställs.

Återlämnas så snart som möjligt

Om tekniska hjälpmedel omhändertagits måste de återlämnas så snart det är möjligt för att minimera den eventuella skada det innebär för den enskilda att avvara dem.

Presumtion för att handlingarna tillhör verksamheten

Det finns en presumtion för att alla handlingar, elektroniska eller i pappersform, som finns i en verksamhetslokal tillhör verksamheten under förutsättning att inte två eller flera företag har sin verksamhet i samma lokal (jfr bl.a. KRNS 2011-01-11, mål nr 4168-11).

I normalfallet kan det alltså presumeras att datorer och datamedia som finns i verksamhetslokaler disponeras i verksamheten. Efter­sökning av elektroniska handlingar i en dator som antas disponeras i verksamheten, kan jämställas med eftersökning av en handling i en verksamhetslokal.

När det gäller datorer eller datamedia som återfinns i andra utrymmen än verksamhetslokaler kan det däremot inte förutsättas att de används i verksamheten. I sådana fall måste i stället en bedömning göras utifrån förutsättningarna i det enskilda fallet.

Restriktioner gällande åtgärd som avser elektroniska handlingar

Vid verkställighet av åtgärd som avser elektroniska handlingar så gäller samma restriktioner som enligt 41 kap. 10 § fjärde stycket SFL gäller vid revision i samverkan (69 kap. 10 § SFL). Begräns­ningarna gäller vid verkställighet av all bevissäkring som går ut på att eftersöka och omhänderta handlingar och inte bara vid verkställighet av bevissäkring i samband med revision (prop. 2010/11:165 s. 1175).

Bestämmelsen kan anses utgöra en särskild proportionalitetsregel som utformats med hänsyn till ADB-miljön. Innebörden av bestämmelsen är att bara de tekniska hjälpmedel och sökbegrepp som behövs för att tillgodose syftet med åtgärden får användas. Bestämmelsen innebär en begränsning både beträffande vilka datorer, operativsystem och andra program som får användas och också beträffande hur sökfunktionerna i ett program får användas.

Med sökbegrepp förstås att sökfunktionen i ett program används t.ex. så att en granskare frågar efter alla transaktioner i räken­skapsmaterialet som avser en viss person eller är av visst slag (prop. 1993/94:151 s. 162).

Syftet med bevissäkringsåtgärden styrs av det underliggande beslutet om revision eller föreläggande.

Åtgärden får inte genomföras via telenät

En ytterligare begränsning vid åtgärder som avser elektroniska handlingar är att åtgärden inte får genomföras via telenät. Denna bestämmelse innebär att Skatteverket inte får utföra åtgärden på så sätt att myndighetens dator kopplas upp via telenät mot den dator där eftersökning ska ske (prop. 1993/94:151 s. 162) Förbudet förhindrar att Skatteverkets datorer via internet kopplas upp mot exempelvis en dator eller ett utrymme på en server som den granskade disponerar.

Elektroniska handlingar på annan plats

Elektroniska handlingar är alltid fysiskt lagrade på någon plats, i något förvaringsutrymme. Elektroniska handlingar lagrade på exempelvis en server eller dator som finns på någon annan plats än den som eftersökningsbeslutet avser kan inte utan vidare eftersökas. Lika lite som då det är fråga om fysiska handlingar som finns på annan plats så är själva åtkomligheten avgörande.

Tvångsvis eftersökande av handlingar förutsätter att tillstånd lämnats av domstol. Det är inte tillåtet att, mot den skattskyldiges vilja, ta sig in på en server eller dator som är digitalt låst, dvs. onåbar utan en digital nyckel i någon form, för att eftersöka elektroniska handlingar som lagras på en annan plats än den plats som ett eftersökningstillstånd avser. När en eftersökning avser en server eller dator på annan plats så måste alltså ett beslut om bevissäkring fattas avseende denna andra plats. Då det sällan är känt på förhand var en server finns är det troligast att det i dessa fall blir fråga om ett interimistiskt beslut fattat av gransknings­ledaren.

När det är fråga om handlingar som är allmänt åtkomliga, såsom handlingar på internet åtkomliga för vem som helst utan någon form av nyckel så bör dessa kunna kopieras utan hänsyn till var de finns rent geografiskt. I detta sammanhang är det inte fråga om ett tvångsvis eftersökande från myndighetens sida.

Ett exemplar ska lämnas kvar

Om elektroniska handlingar tas om hand, ska ett exemplar om möjligt lämnas kvar hos innehavaren (69 kap. 8 § andra stycket SFL). Skälet för detta är att det ska finnas en möjlighet att använda handlingarna i verksamheten för att t.ex. utföra betalningar, upprätta bokföring eller deklaration. Ett exemplar av materialet bör därför regelmässigt lämnas kvar hos innehavaren (SOU 1992:110 s. 643).

Verkställighet vid försegling

En bevissäkring avslutas så gott som alltid samma dag som den har påbörjats. Om detta någon gång inte skulle vara möjligt kan det bli aktuellt med försegling.

En försegling innebär att alla utestängs från det utrymme som förseglas. Detta gäller, förutom den granskade, också anställda m.fl. Det är därför viktigt att det står klart för var och en att försegling har skett och att den som bryter förseglingen kan ställas till ansvar för överträdelse av myndighets bud enligt 17 kap. 13 § BrB.

Försegling sker genom användning av en förseglingsetikett. I normalfallet blir det dessutom aktuellt att byta eller sätta dit ett nytt lås till det rum eller utrymme som förseglas.

Den som är ansvarig för verkställigheten beslutar i vilken form förseglingen ska ske. I de fall Kronofogden ansvarar för verkställig­heten bör samråd ske med granskningsledaren.

Kronofogdens befogenhet att använda tvång

Vid verkställighet av beslut om bevissäkring får Kronofogden genomsöka en lokal eller ett annat utrymme. Om utrymmet som behöver genomsökas är tillslutet, får Kronofogden öppna lås eller ta sig in på annat sätt.

Kronofogden får också använda tvång om det med hänsyn till omständigheterna kan anses befogat. Våld mot person får däremot bara användas om Kronofogden möter motstånd och det med hänsyn till ändamålet med beslutet om bevissäkring kan anses försvarligt (69 kap. 11 § SFL).

Den bestämmelse som ger Kronofogden befogenhet att använda tvång i samband med verkställighet av beslut om bevissäkring stämmer i stort sett överens med vad som gäller enligt 2 kap. 17 § UB vid förrättningar i allmänhet.

En granskningsledare har inte några befogenheter att använda tvång vid verkställigheten.