Beräkna avdraget vid tjänsteresa i Sverige

Grundkrav för att få avdrag för ökade levnadskostnader

För att avdrag för ökade levnadskostnader överhuvudtaget ska medges måste den anställde göra en tjänsteresa

• med övernattning
• till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten (12 kap. 6 § IL).

Detta bekräftas av en dom från HFD. Domstolen medgav inte en ambulansförare avdrag för ökade utgifter för kost som uppkommit i samband med utryckning. Skälet var att ambulansföraren inte hade övernattat utanför den vanliga verksamhetsorten (RÅ 2005 ref. 69).

Vad är hel respektive halv dag?

Avdraget beräknas för hel eller halv dag. För att räknas som hel dag ska man påbörja resan före kl. 12:00 och avsluta den efter kl. 19:00.

Avresedagen räknas alltså som hel dag om resan börjar före kl. 12:00 och hemresedagen räknas som hel dag om resan slutar efter kl. 19:00.

Avresedagen och hemresedagen räknas som halva dagar om resan börjar kl. 12:00 eller senare respektive slutar senast kl. 19:00 (12 kap. 10 § IL).

Maximibelopp

Vid beräkningen av avdraget används för tjänsteresa i Sverige ett maximibelopp. Maximibeloppet är 0,5 procent av prisbasbeloppet, avrundat till närmaste tiotal kronor. Ett helt maximibelopp är 220 kr (12 kap 11 § första stycket IL).

Skillnad om man har fått traktamente eller inte

För måltider och småutgifter görs viss skillnad på om den anställde har fått traktamente eller inte för tjänsteresan. Med arbetsgivare jämställs annan utbetalare av traktamente om den huvudsakliga delen av arbetet har utförts för denne (12 kap. 6 § tredje stycket IL).

Dagtraktamente har betalats ut

Om den anställde har fått ersättning för ökade utgifter för måltider och småutgifter (dagtraktamente) får han eller hon göra avdrag med ett maximibelopp (220 kr) för varje hel dag och med ett halvt maximibelopp (110 kr) för varje halv dag (12 kap. 14 § första stycket IL).

Den anställde får göra avdrag med ett helt maximibelopp för en hel dag även när han eller hon har fått dagtraktamente som är mindre än ett maximibelopp. Om tjänsteresan har varat en halv dag får den anställde på motsvarande vis göra avdrag med ett halvt maximibelopp.

Den anställde kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med maximibeloppet. I så fall krävs att den anställde kan visa att utgiftsökningen för samtliga tjänsteresor under beskattningsåret i en och samma anställning har varit större än det sammanlagda maximibeloppet. Man kan alltså inte få avdrag enligt schablonreglerna för vissa tjänsteresor och för faktiska kostnader för andra om de gäller samma anställning (12 kap. 14 § andra stycket IL).

Dagtraktamente har inte betalats ut

Om den anställde inte har fått dagtraktamente men kan göra sannolikt att han eller hon har haft ökade utgifter för måltider och småutgifter får han eller hon avdrag för varje hel dag med ett maximibelopp och för varje halv dag med ett halvt maximibelopp (12 kap. 16 § första stycket IL).

Den anställde kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med maximibeloppet. I så fall krävs att den anställde kan visa att utgiftsökningen för samtliga tjänsteresor under beskattningsåret i en och samma anställning har varit större än det sammanlagda maximibeloppet. Man kan alltså inte få avdrag enligt schablonreglerna för vissa tjänsteresor och för faktiska kostnader för andra om de gäller samma anställning (12 kap. 16 § andra stycket IL).

Logikostnader

I första hand medges avdrag för logikostnader med belopp som motsvarar de faktiska utgifterna.

Om den anställde inte kan visa de faktiska utgifterna medges han eller hon avdrag enligt schablon med ett halvt maximibelopp per natt. Detta är samma belopp som arbetsgivaren kan betala ut skattefritt till en anställd som ersättning för logikostnader när den anställde inte kan visa de faktiska kostnaderna (nattraktamente).

För att avdrag ska kunna medges enligt schablon bör den anställde kunna styrka att han eller hon har övernattat på arbetsorten (12 kap. 13 § IL).

Logiutgifter vid vistelse i hemmet

Om en anställd reser hem under en pågående tjänsteresa kan han eller hon ändå ha logiutgifter på arbetsorten. Den anställde har rätt till avdrag för logiutgifterna under följande förutsättningar:

• det ska vara faktiska utgifter
• logikostnaderna beror på tjänsteresan
• den anställde får inte kompenseras för kostnaden på annat sätt
• det sammanlagda avdraget får inte överstiga de faktiska kostnaderna för boendet under tjänsteresan

Skatteverket anser att skattefri schablonersättning för logi inte kan betalas ut för de dagar som den anställde inte övernattar på arbetsorten.

Eftersom den anställde vistats i hemmet medges inget avdrag för måltider och småutgifter.

Faktisk utgift lägre än schablonbeloppet

HFD har prövat frågan om nattraktamentet som arbetsgivaren utbetalat ska betraktas som lön eller kostnadsersättning när den faktiska utgiften för övernattningen var känd.

De anställda hade fått nattlogi i en villafastighet som tillhörde arbetsgivaren. För nattlogin betalade de anställda 35 kr per natt genom löneavdrag. Arbetsgivaren betalade ut nattraktamente enligt schablon för de aktuella övernattningarna. HFD ansåg att avdrag för logikostnader endast skulle medges för faktiska utgifter. Eftersom de faktiska utgifterna var lägre än schablonbeloppet beskattades de anställda för mellanskillnaden som lön (RÅ 2003 ref. 73).

Schablonavdrag ska alltså inte medges när arbetsgivaren har tillhandahållit ett logi även om den anställde skulle hävda att han eller hon har haft merutgifter utöver själva boendekostnaden.

Övernattning i lastbilshytt och på fiskebåt

Lastbilschaufförer har rätt till avdrag för logikostnader med schablonbeloppet trots att de har övernattat i lastbilshytten. Samma gäller för yrkesfiskare som har övernattat på fiskebåten. Skälet till detta är att man kan anta att chaufförerna och fiskarna har haft merkostnader i samband med övernattningarna. Det kan t.ex. gälla utgifter för sänglinne, toalettbesök och för att sköta den personliga hygienen.

Övernattning i husbil

Om en husbil används för övernattning i samband med tjänsteresor kan avdrag medges med de faktiska kostnader som avser bilens användning för logi. Vid beräkning av värdeminskningsavdraget ska 50 procent av bilens anskaffningskostnad anses avse boendedelen.

Skatteverket anser att de utgifter som har direkt samband med husbilens användning för boende vid tjänsteresor ska räknas som avdragsgilla kostnader för logi. Det kan exempelvis vara campingavgifter, kostnader för gasol till uppvärmning och kostnader för reparation av bilens boendedel.

Övernattning i husvagn

Om en husvagn används för övernattning i samband med tjänsteresor kan avdrag medges med den faktiska kostnaden. Det innebär att avdrag kan medges för värdeminskning och för andra kostnader som har ett direkt samband med husvagnens användning för boende vid tjänsteresor.

Vid beräkning av värdeminskningsavdraget ska man ta hänsyn till möjligheten att använda husvagnen privat, när den inte används för tjänsteresor. Avdrag medges alltså endast för de nätter man har använt husvagnen för logi i samband med tjänsteresor.

När den anställde inte vet vilka faktiska kostnader han eller hon har haft kan han eller hon i stället yrka avdrag med schablonbeloppet.

Även när arbetsgivaren betalar den anställdes utgifter för uppställningsplats för husvagnen har han eller hon rätt till avdrag för logikostnader med schablonbeloppet. Skälet till detta är att man i likhet med vad som är fallet med lastbilschaufförer och yrkesfiskare anser att den anställde har haft egna utgifter för övernattningen.

Nattarbete

Avdragsreglerna för måltider, småutgifter och logi är utformade för anställda som arbetar dagtid. I huvudsak följer avdragen för ökade levnadskostnader samma regler antingen den anställde övernattar på natten eller på dagen.

Tjänsteresan måste vara förenad med minst en övernattning mellan kl. 24:00 och kl. 06:00 för att avdrag ska medges. Detta gäller oavsett om den anställde har sin dygnsvila på natten eller dagen. Det är alltså tiden 24:00–06:00 som ska gälla som övernattning även om den anställde arbetar under hela den tiden.

Detta innebär att avdrag medges med ett helt maximibelopp (220 kr) för avrese- respektive hemresedagen om resan påbörjas före kl. 12.00 eller avslutas efter kl. 19.00. I annat fall medges avdrag med ett halvt maximibelopp (110 kr). För natt (kl. 24:00-06:00) medges avdrag med ett halvt maximibelopp (110 kr).

Tjänsteresan avslutas efter midnatt

Även om en tjänsteresa, som omfattar minst en övernattning (kl. 24:00-06:00), avslutas först en stund efter midnatt medges inte avdrag för ökade levnadskostnader för den sista dagen, dvs. för tiden efter midnatt. Något skattefritt traktamente kan alltså inte betalas ut för den dagen. Detta beror på att två dagtraktamenten inte kan betalas ut utan en mellanliggande övernattning.

Om hemkomsten däremot är så sent att en ny övernattning får anses ha skett kan avdrag för ökade levnadskostnader medges med ett halvt maximibelopp (schablonbeloppet för logi) eller så kan ett nattraktamente betalas ut skattefritt. En ny övernattning får anses ha skett om den anställde kommer hem efter kl. 04:29.

Om den anställde kommer hem efter kl. 06:00, t.ex. kl. 07:30, medges dessutom avdrag med ett halvt maximibelopp eller så kan ett halvt dagtraktamente betalas ut skattefritt.

Avdrag medges alltså inte alls för hemresenatten om resan avslutas före kl. 04.30, eftersom den anställde inte anses ha övernattat då.

För att få avdrag måste tjänsteresan alltid ha varit förenad med åtminstone en hel övernattning (kl. 24:00–06:00).

Lastbilschaufförer

Avdragsrätt föreligger även om den anställde har sin dygnsvila på dagen. Det gör ingenting att man regelmässigt gör tjänsteresorna till en och samma ort. Lastbilschaufförer inom transportbranschen arbetar ofta så.

Varje ny resa är en ny tjänsteresa. Tjänsteresan avslutas när chauffören återvänder till tjänstestället. Tremånadersregeln gäller inte eftersom tjänsteresan hela tiden sker under förflyttning. Det innebär att arbetet inte någon gång varit förlagt till samma ort under mer än tre månader i följd. Skatteverket anser att avdrag för logi endast ska medges under förutsättning att lastbilschauffören har haft utgifter för logi i samband med tjänsteresan.

Exempel som gäller lastbilschaufförer

1. A kör flera gånger i veckan mellan Malmö och Göteborg. Hans arbetspass börjar kl. 22:00 och kl. 22:30 lämnar han tjänstestället i Malmö för färd mot Göteborg. A återkommer till tjänstestället nästa dag kl. 08:00. A har varit i tjänst hela tiden och har inte sovit någonting. Har A rätt till avdrag för ökade levnadskostnader?

   A har rest till en ort utanför den vanliga verksamhetsorten. Resan anses ha varit förenad med övernattning eftersom han har varit borta under tiden 24:00-06:00. A har därför rätt till avdrag för ökade levnadskostnader.

   A påbörjar resan efter kl. 19:00 dag 1 och avslutar den före kl. 19:00 dag 2. A har därför rätt till avdrag med två halva maximibelopp (110 kr + 110 kr).

   A har arbetat hela natten och har därför inte haft några utgifter för logi. Avdrag för logi ska därför inte medges.

2. B har tjänstestället i Göteborg. Hon kör alltid till orter utanför den vanliga verksamhetsorten. Ibland kör hon till Hudiksvall och börjar då arbeta kl. 11:00 dag 1 och slutar kl. 14:00 dag 2. Har B rätt till avdrag för ökade levnadskostnader?

   Ja, det har hon eftersom hon har rest till en ort utanför den vanliga verksamhetsorten och resan har varit förenad med övernattning (hon har varit borta under tiden 24:00-06:00).

   B påbörjar tjänsteresan före kl. 12:00 dag 1 och har därför rätt till avdrag med ett helt maximibelopp (220 kr) för denna dag. Hon avslutar tjänsteresan före kl. 19:00 dag 2 och har då rätt till avdrag med ett halvt maximibelopp (110 kr) för denna dag.

   Om B har haft utgifter för logi i samband med tjänsteresan kan hon få avdrag för den faktiska kostnaden eller enligt schablon med ytterligare ett halvt maximibelopp (110 kr). Om B har sovit i lastbilshytten medges hon avdrag enligt schablon med 110 kr.

3. C har tjänstestället i Stockholm och gör då och då tjänsteresor till Sundsvall, som han påbörjar kl. 08:00 dag 1 och avslutar kl. 04:00 dag 2. Kan C få avdrag för ökade levnadskostnader?

   C är utanför den vanliga verksamhetsorten under sina tjänsteresor. Tjänsteresorna är dock inte förenade med en övernattning eftersom C inte är borta under tiden 24:00-06:00. Det innebär att C inte ska medges något avdrag alls för ökade levnadskostnader.

4. D kör ibland mellan Malmö och Luleå. Tjänsteresan börjar då kl. 07:00 dag 1 och avslutas kl. 05:00 dag 3. D sover i sin lastbilshytt. Kan D få avdrag för ökade levnadskostnader och i så fall med vilket belopp?

   D reser till en ort utanför den vanliga verksamhetsorten och resan är förenad med minst en hel övernattning (kl. 24:00-06:00 natten mellan dag 1 och 2). D har därför rätt till avdrag.

   Tjänsteresan börjar före kl. 12:00 dag 1 och D har rätt till avdrag med ett helt maximibelopp (220 kr) för dag 1. Han är på tjänsteresa hela dag 2 och har då rätt till avdrag med ytterligare ett maximibelopp. Dag 3 återvänder D till tjänstestället efter kl. 04:30 och har därför rätt till avdrag med ett halvt maximibelopp (logikostnad). Han har även rätt till avdrag för logikostnad med ett halvt maximibelopp för natten mellan dag 1 och 2. Så sammanlagt kan D få avdrag med 660 kr (220+220+110+110).

Förlängning av tjänsteresa

Förlängning av tjänsteresa kan ibland ske av privata skäl eller på arbetsgivarens initiativ.

Av privata skäl

En anställd som är på tjänsteresa på annan ort väljer ibland att förlänga vistelsen på arbetsorten av privata skäl, t.ex. semester. Trots en inbesparing av reskostnader ska den anställde inte beskattas för detta. Detta gäller under förutsättning att reskostnaden inte är högre på grund av förlängningen.

Skatteverket anser att om arbetsgivaren betalar hotellkostnader och traktamente under förlängningen ska dessa belopp beskattas som lön.

På arbetsgivarens initiativ

Ibland förlängs tjänsteresan på arbetsgivarens initiativ, t.ex. över helgen, för att minska arbetsgivarens totala kostnader för tjänsteresan. Arbetsgivaren kan då betala hotellkostnader och traktamenten även för dagar som inte är arbets- och resdagar utan att den anställde beskattas. Skatteverket anser att det krävs att den totala kostnaden för tjänsteresan blir lägre än om den anställde hade gjort återresan omedelbart när arbetet var färdigt.

Sjuk under pågående tjänsteresa

En anställd anses fortfarande vara på tjänsteresa om han eller hon blir sjuk under en pågående tjänsteresa och tvingas stanna hemma i det tillfälliga boendet på tjänsteorten i stället för att arbeta. Samma sak gäller om den anställde blir inlagd på sjukhus på tjänsteorten. Arbetsgivaren kan därmed betala ut skattefritt traktamente även under tiden på sjukhuset eller i annat boende på tjänsteorten.