Näringsidkarens kostnader

Resa i näringsverksamheten med egen bil

Utgifter för resor som näringsidkare gör med egen bil i näringsverksamheten ska dras av med 1 krona och 85 öre för varje kilometer 16 kap. 27 § första stycket IL.

En bil som leasas privat och där leasingavgifterna inte belastat näringsverksamheten jämställs med egen bil.

Begreppet ”egen bil” omfattar inte förmånsbil. Detta oavsett om bilen är förmånsbil hos näringsidkaren själv eller hos närstående enligt 2 kap. 22 § IL.

Skatteverket anser därför att avdrag för utgifter för resor i näringsverksamhet då förmånsbil i inkomstslaget tjänst används inte ska medges enligt samma schablon som tillämpas för egen bil. Avdrag görs istället enligt huvudregeln i 16 kap. 1 § IL. Detta innebär att en enskild näringsidkare eller delägare i ett handelsbolag som använt sådan bil för resor i näringsverksamheten får avdrag för den verkliga utgiften som avser det drivmedel som använts för körning i näringsverksamheten. Alternativt medges avdrag enligt den schablon som gäller för drivmedel: det vill säga 65 öre per kilometer för diesel och med 95 öre per kilometer för annat drivmedel.

Om drivmedelsförmån ingår i bilförmånen medges istället avdrag för den del av förmånen som avser körning i näringsverksamheten.

En delägare i ett svenskt handelsbolag som uttagsbeskattas för bilförmån i handelsbolaget och som betalar allt drivmedel själv får avdrag för sina kostnader med 65 öre per kilometer för diesel och med 95 öre per kilometer för annat drivmedel (16 kap. 27 § IL andra stycket).

Arbetsresor

Avdrag för resor till och från arbetet (arbetsresor) i näringsverksamheten följer samma regler som avdrag för resor till och från arbetet i inkomstslaget tjänst (16 kap. 28 § IL).

Om näringsidkaren har sådana utgifter i både inkomstslaget tjänst och inkomstslaget näringsverksamhet ska begränsningen avse de sammanlagda utgifterna och i första hand minska avdraget i inkomstslaget tjänst (16 kap. 28 § IL).

Tillsynsresa

Den som äger en fastighet, t.ex. ett hyreshus eller en skogsfastighet som ingår i näringsverksamhet, kan få avdrag för resor för att besiktiga och sköta tillsynen av fastigheten. Sådana resor jämställs med resor mellan bostad och arbetsplats varför avdragsrätt endast föreligger för den del som överstiger 11 000 kronor.

En obebyggd fastighet kräver normalt mindre tillsyn än en bebyggd. För en obebyggd fastighet är därför möjligheterna till avdrag mer begränsade. En ägare som själv inte deltar aktivt i arbetet på fastigheten har också mer begränsade möjligheter till avdrag än den som aktivt deltar. Som exempel kan nämnas att en ägare av ett skogs- eller jordbruk som inte själv deltar aktivt i skogs- eller jordbruket i normalfallet bör medges avdrag för en, högst två, tillsynsresor per år.

Ökade levnadskostnader

En enskild näringsidkare eller delägare i handelsbolag som har ökade levnadskostnader i samband med resor i näringsverksamheten vilka innebär övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten får göra avdrag för ökade levnadskostnader.

Vanlig verksamhetsort

Med näringsidkarens vanliga verksamhetsort menas ett område inom 50 kilometer från dennes tjänsteställe eller bostad (12 kap. 7 § IL).

Tjänsteställe i näringsverksamhet

Tjänstestället är den plats där näringsidkaren utför huvuddelen av sitt arbete. Om en näringsidkare utför huvuddelen av sitt arbete under förflyttning eller på arbetsplatser som hela tiden växlar anses i regel den plats där näringsidkaren hämtar och lämnar arbetsmaterial eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter som tjänsteställe (12 kap. 8. § IL).

För en verksamhet som är knuten till en fastighet anses normalt tjänstestället vara fastigheten.

Skilda verksamheter – olika tjänsteställen

En näringsidkare kan ha mer än ett tjänsteställe. Så kan till exempel vara fallet om en person har en butik på en ort och en jordbruksfastighet på en annan. För verksamheter som är helt skilda från varandra och av olika art anses verksamheterna ha olika tjänsteställen.

Integrerade verksamheter – gemensamt tjänsteställe

Om verksamheterna är integrerade med varandra så anses verksamheterna ha ett enda tjänsteställe.

Exempel på integrerade verksamheter är om näringsidkaren har butiker av samma slag på flera orter med gemensamma inköp, annonser och så vidare. Du kan läsa mer om detta i Skatteverkets ställningstagande Resor i näring eller till arbetsplatsen.

Tjänsteställe i hemmet?

En enskild näringsidkare som inte har någon fast arbetsplats utanför hemmet och som sköter administration, annonsering samt planering av arbeten och liknande arbetsuppgifter från hemmet får normalt anses ha tjänstestället där.

Avdrag de första tre månaderna

I inkomstslaget näringsverksamhet tillämpas under de tre första månaderna reglerna om ökade levnadskostnader vid tjänsteresor i inkomstslaget tjänst i 12 kap. 7 §, 8 § första och andra styckena, 10–13 §§ och 16 § IL. I inkomstslaget näringsverksamhet tillämpas bestämmelserna om tjänsteresa istället på resor i näringsverksamheten (16 kap. 28 a § IL).

Måltider och småutgifter

Avdrag för måltider och småutgifter ska göras enligt reglerna i 12 kap. 16 § IL.

Avdrag görs för varje hel dag med ett helt maximibelopp vid resa i Sverige och med ett helt normalbelopp vid resa utomlands, vid halva dagar medges avdrag med halvt belopp.

Om den sammanlagda utgiftsökningen under samtliga resor i verksamheten i Sverige varit större än det sammanlagda schablonavdraget kan istället avdrag medges med den faktiska kostnaden. Denna bedömning ska göras för varje näringsverksamhet för sig. Detta blir aktuellt om näringsidkaren har mer än en näringsverksamhet, till exempel en enskild näringsidkare som även har inkomst från ett handelsbolag.

Avdrag för logi

Avdrag för logi ska göras enligt reglerna i 12 kap. 13 § IL.

Som huvudregel gäller att avdrag ska göras för den faktiska kostnaden. Kan denna inte visas ska avdrag göras med ett halvt maximibelopp per natt om arbetsorten ligger i Sverige och ett halvt normalbelopp per natt om arbetsorten ligger utomlands.

Avdrag efter tre månader

När arbetet utanför den vanliga verksamhetsorten varit förlagt till samma ort under mer än tre månader ska avdrag göras för faktiska merutgifter. Kan dessa utgifter inte visas anser Skatteverket att näringsidkaren i stället får göra en jämförelse med vad som gäller för motsvarande avdrag för löntagare som inte fått traktamenten. Detta innebär att avdrag för måltider och småutgifter görs med 30 % av maximibeloppet per hel dag om arbetsorten ligger i Sverige och med 30 % av normalbeloppet per hel dag om arbetsorten ligger utomlands. Om utgifter för logi inte kan beräknas tillförlitligt på grund av att en privat tillgång som husvagn, husbil eller båt använts för övernattning anser Skatteverket att avdrag ska kunna medges med ett schablonbelopp. Avdrag för logi kan därför i sådant fall medges med ett halvt maximibelopp per natt om arbetsorten ligger i Sverige och ett halvt normalbelopp per natt om arbetsorten ligger utomlands.

Yrkesfiskare

Avdrag för ökade levnadskostnader för yrkesfiskare regleras i 16 kap. 28 b § IL.

Som huvudregel gäller att avdrag för logi ska göras med den verkliga utgiften. Se vidare skatteverkets ställningstagande om avdrag för ökade levnadskostnader för yrkesfiskare.

Arbetskläder, skyddsutrustning och skyddskläder

Avdrag för arbetskläder, skyddsutrustning och skyddskläder ska prövas mot huvudregeln i 16 kap. 1 § IL. Rätten till avdrag ska ställas mot avdragsförbudet för privata levnadskostnader i 9 kap. 2 § IL.

Arbetskläder

För att avdrag ska få göras för arbetskläder ska dessa inte vara lämpliga för privat bruk. Avdragsrätten ska tolkas restriktivt. Kläderna bör samtidigt ha speciella egenskaper som har samband med den bedrivna verksamheten. Som exempel kan nämnas arbetsoverall eller arbetsbyxor för snickare och golvläggare där plaggen är försedda med särskilda fickor för förvaring av verktyg med mera eller insydda knäskydd.

Skyddsutrustning och skyddskläder

Avdrag får göras för skyddsutrustning och skyddskläder. Med skyddsutrustning menas sådan utrustning som

• hjälm
• skyddsglasögon
• hörselskydd
• skor med stålhätta
• skyddsväst.

Med skyddskläder menas sådana kläder som har särskilda skyddsegenskaper mot frätande ämnen, mekaniska skador eller mot väta, värme eller kyla som i huvudsak har andra orsaker än klimatförhållanden.

Utbildningskostnader

Det finns inga särskilda bestämmelser om avdrag för utbildningskostnader avseende näringsidkaren själv. Avdragsrätten får därför bedömas utifrån allmänna regler.

Högsta förvaltningsdomstolen har i ett avgörande klarlagt i vilka fall avdrag ska göras (HFD 2012 ref. 38).

Utgifter som enskild näringsidkare har för egen utbildning är avdragsgilla om utbildningen har ett samband med den bedrivna verksamheten och det kan antas att de kunskaper som näringsidkaren förvärvar genom utbildningen kommer till nytta i denna. Mot denna bakgrund anser Skatteverket att om näringsidkaren bedriver viss verksamhet och denna verksamhet utökas genom utbildningen är utgiften för denna utbildning inte avdragsgill. Den kommer inte att vara till nytta i den bedrivna verksamheten, utan är snarast en förutsättning för en ny verksamhetsgren. Detsamma gäller om utbildningen är en förutsättning för starta upp en näringsverksamhet.

Förutsättningen att utbildningen ska vara till nytta i den bedrivna verksamheten ska samtidigt inte förstås som att verksamheten måste ha påbörjats innan utbildningen gås för att näringsidkaren ska ha rätt till avdrag för utgiften. Näringsidkaren kan ha rätt till avdrag för sina utgifter i verksamheten under det kalenderår verksamheten påbörjades och kalenderåret före detta år (16 kap. 36 § IL). Eftersom verksamheten inte är igång kan det vara svårt att avgöra om utbildningen kommer att vara till nytta i verksamheten. Detta får avgöras med den hypotetiska frågan om näringsidkaren hade haft rätt till avdraget om verksamheten hade varit igång när utbildningen påbörjades. I de fall där utbildningen gås innan verksamheten påbörjats blir frågan om utbildningen är till nytta för den senare bedrivna verksamheten eller om utbildningen snarare är en förutsättning för verksamheten av särskild betydelse. Detsamma bör gälla för utbildningar som gås i anslutning till, men efter det att, verksamheten har påbörjats.

I sammanhanget bör även observeras det högre beviskrav som ställs för avdrag för kostnader före det att verksamheten startats. Det ska klart framgå att förutsättningarna för avdrag är uppfyllda.

Utbildning som har viss betydelse för verksamheten kan även ha inslag av allmänt intresse som är av värde för näringsidkaren på det personliga planet. Avdragsrätten kan då komma att stå i strid med avdragsförbudet mot personliga levnadskostnader. I sådant fall får avdragsrätten ske efter en samlad bedömning av utbildningens innehåll och syfte samt vilken betydelse den kan antas få för verksamheten (RÅ80 1:81 och RÅ83 1:78). Dessa två domar och principerna för bedömningen kommenteras nedan under rubriken Studie- och konferensresor.

Avdrag för del av utbildningskostnad som avser egen psykoanalys medges inte (KRSU 2013-10-14, mål nr 82-13).

Studie- och konferensresor

I regel ingår det även rekreations- och nöjesinslag i studie- och konferensresor. Om dessa inslag är för stora kan avdraget komma att begränsas eller helt vägras.

Det finns få domar från Högsta förvaltningsdomstolen om enskilda näringsidkares avdrag för studie- och konferensresor.

Domstolen medgav skäligt avdrag för halva kostnaden för en pälsvaruhandlares och hans hustrus studieresa till bland annat USA (RÅ 1972 Fi 616).

Avdrag nekades helt för utgifterna för en kombinerad studie- och rekreationsresa till USA. Avdraget vägrades med motiveringen att sambandet med och betydelsen för verksamheten inte varit sådant att avdrag kunde medges (RÅ 1980 1:81).

Högsta förvaltningsdomstolen har gjort ett uttalande av principiell natur om förmånsbeskattning av en delägare eller företagsledare i ett fåmansföretag (RÅ 1983 1:78). Principerna i domen tillämpas även på enskilda näringsidkare vilket framgår av att Högsta förvaltningsdomstolen hänvisat till detta avgörande i HFD 2012 ref. 38.

Uttalandet kan sammanfattas som att avdrag för kostnaderna bör ske utan att någon del ses som en förmån för delägare eller företagsledare förutsatt att studierna kan antas vara till ekonomisk nytta för verksamheten samtidigt som resan eller kursen inte har för stora inslag av rekreation. I de situationer där nöjes- eller rekreationsinslagen framstår som huvudanledningen till resan eller om dessa är alltför framträdande kan förmånsbeskattning komma att ske för hela eller del av kostnaden.

Arbete i bostaden

En enskild näringsidkare som använder en del av sin bostad får göra avdrag för utgifter för detta. Beräkningen av avdraget är beroende av om näringsidkaren använder en särskilt inrättad del av bostaden eller inte.

Om det finns en särskilt inrättad del

Vad som menas med ”särskilt inrättad del” har utvecklats i praxis. Praxis är restriktiv och innebär att det krävs ett behov av arbetsrum och att rummet antingen är avskilt från bostaden i övrigt, eller är inrett eller används på ett sådant sätt att det inte kan användas för bostadsändamål.

Skatteverket anser att en skälig del av utgifterna för hyra, värme m.m. ska dras av om en enskild näringsidkare använder en särskilt inrättad lokal i privatbostadsfastighet. Även andra utgifter för denna del av bostaden ska dras av om de direkt orsakas av näringsverksamheten (16 kap. 34 § IL).

När det gäller en separat lokal på en privatbostadsfastighet anser Skatteverket att begreppet ”sin bostad” avser den fastighet där näringsidkaren bor även om det är näringsidkarens makes privatbostadsfastighet.

Om en särskilt inrättad del saknas

Även om arbete inte utförs i en särskilt inrättad del kan en enskild näringsidkare dra av utgifter för bostaden (16 kap. 35 § IL ). Avdrag får då göras med 2 000 kr per år om bostaden är på näringsidkarens eller makes privatbostadsfastighet och med 4 000 kr i annat fall. Beloppet ska justeras om beskattningsåret är längre eller kortare än tolv månader.

Avdrag enligt denna regel får bara göras om näringsidkaren arbetar i sin bostad mer än 800 timmar under beskattningsåret. Även arbetskravet ska justeras om beskattningsåret är längre eller kortare än tolv månader. Även tillfälligt arbete som räknas till inkomst av tjänst får räknas med om det har nära samband med näringsverksamheten.

I arbetstiden får bara räknas in sådant arbete som med hänsyn till arbetets karaktär är motiverat att utföra i bostaden. Arbete som utförs av näringsidkarens barn får bara räknas med om barnet fyllt 16 år. Arbete som utförs av näringsidkarens make får räknas med bara om makarna bedriver verksamheten gemensamt.

Kostnad för el

Om lokalen är en särskilt inrättad del av bostaden och det finns en särskild elmätare ska avdrag medges för utgiften för den elektricitet som förbrukas i näringsverksamheten. Om lokalen inte är en särskilt inrättad del av bostaden medges inget särskilt avdrag för elkostnader. Avdraget för elektricitet anses ingå i schablonavdraget i 16 kap. 35 § IL.

Dator och mobiltelefon

En näringsidkare som använder privata tillgångar i näringsverksamheten medges skäligt avdrag for anskaffningskostnaden i enlighet med huvudregeln om avdrag för utgifter för inkomsternas förvärvande och bibehållande i 16 kap. 1 § IL. Detta gäller även utgifter för dator och telefon. När dessa privata tillgångar används i näringsverksamheten medges skäligt avdrag enligt 16 kap. 1 § IL för den del av utgiften som är hänförlig till näringsverksamheten, se närmare Skatteverkets ställningstagande Utgifter för dator och telefon i enskild näringsverksamhet.

Hälso- och sjukvård avseende näringsidkaren själv

Utgifter för offentligt finansierad hälso- och sjukvård räknas normalt som ej avdragsgilla privata levnadskostnader.

Utgifter för sådan hälso- och sjukvård i Sverige som inte är offentligt finansierad får bara dras av om de avser en enskild näringsidkare eller delägare i ett svenskt handelsbolag som inte omfattas av den offentligt finansierade vården (16 kap. 22 § första stycket IL).

Begreppen hälso- och sjukvård och är desamma som för anställda som har förmån av hälso- och sjukvård.

Avdrag medges inte för utgifter för motion och friskvård som avser den enskilda näringsidkaren eller delägaren i det svenska handelsbolaget själv.

Utgifter för hälso- och sjukvård utomlands

Om den enskilde näringsidkaren eller delägaren i det svenska handelsbolaget insjuknar i samband med arbete utomlands får utgifter för hälso- och sjukvård i utlandet dras av. Avdrag får även göras för en försäkring som enbart avser sjukdomsfall i samband med arbete utomlands (16 kap. 22 § andra stycket IL).

Företagshälsovård

Utgift för företagshälsovård ska dras av (16 kap. 23 § IL).

Vaccinationer som betingas av näringsverksamheten

Utgift för vaccinationer som betingas av näringsverksamheten ska dras av (16 kap. 23 § IL).

Nödvändig tandbehandling enligt 11 kap 18 § IL

Utgift för sådan nödvändig tandbehandling som avses i 11 kap. 18 § IL ska dras av (16 kap. 23 § IL).

Arbetslivsinriktad rehabilitering

Utgifter för arbetslivsinriktad rehabilitering ska dras av om syftet med rehabiliteringen är att näringsidkaren eller en delägare i det svenska handelsbolaget ska kunna fortsätta sitt förvärvsarbete. Utgifter för förebyggande behandling med samma syfte ska också dras av (16 kap. 24 § IL).

Utgifter för friskvård som ingår som ett led i arbetslivsinriktad rehabilitering ska dras av.

Begreppen rehabilitering och förebyggande behandling är desamma som för anställda.

Grupplivförsäkring

Premie för grupplivförsäkring som en enskild näringsidkare eller delägare i ett handelsbolag tecknar för egen del ska dras av.

Om försäkringsersättningen som betalas ut har väsentligt mer förmånliga villkor än för statligt anställda är premien bara avdragsgill till den del som kan anses motsvara förmåner enligt grupplivförsäkring för statligt anställda (16 kap. 25 § IL).

Reseskyddsförsäkring

Premie för reseskyddsförsäkring för resor som en enskild näringsidkare eller en delägare i ett handelsbolag gör i näringsverksamheten ska dras av (16 kap. 26 § IL).

Måltider i bostaden i samband med assistans

Assistansanordnare kan ersätta assistansberättigade för utlägg för måltider i bostaden till personliga assistenter som är anställda av assistansanordnaren. Det är då en avdragsgill kostnad i anordnarens näringsverksamhet. Avdrag ska enligt huvudregeln i 16 kap. 1 § IL göras för de faktiska kostnaderna. Om det är förenat med svårigheter för den assistansberättigade att med kvitton visa den faktiska utgiften för den personliga assistentens måltid i bostaden, kan Skatteverket dock acceptera en schablonmässigt beräknad ersättning och ett schablonmässigt beräknat avdrag utifrån den föreskrift som Skatteverket fastställer årligen om förmånsvärde för fri kost (Skatteverkets ställningstagande Kostnadsersättning för måltider i bostaden i samband med assistans).

Avdrag för dagbarnvårdare i familjedaghem

Dagbarnvårdare i familjedaghem kan göra avdrag i näringsverksamheten för utgifter för bland annat mat, förbrukningsartiklar och slitage på möbler och övrig utrustning. Avdrag ska enligt huvudregeln i 16 kap. 1 § IL göras för de faktiska kostnaderna. Enligt Skatteverkets uppfattning kan avdrag alternativt göras enligt schablon (Skatteverkets ställningstagande Avdrag i näring för dagbarnvårdare i familjedaghem). Avdrag kan då göras med de belopp per barn som anges i Skatteverkets allmänna råd om skattefri kostnadsersättning till dagbarnvårdare i familjedaghem, som tillämpas i inkomstslaget tjänst.

Näringsidkaren kan inte ha förmåner

Till skillnad från anställda kan en näringsidkare inte ha förmåner. En näringsidkare kan alltså inte dra av utgifter för till exempel egna terminalglasögon, egna julklappar eller egen friskvård.

Kompletterande information

• Tjänsteresor i inkomstslaget tjänst.